Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: Hạng Mục, Quy Trình & Bảng Giá

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến các hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu và gắn kết nội bộ, tổ chức sự kiện trọn gói trở thành lựa chọn tối ưu giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Thay vì phải tự mình lên kế hoạch, tìm kiếm nhà cung cấp, điều phối nhân sự và xử lý các tình huống phát sinh, doanh nghiệp có thể giao toàn bộ quá trình này cho một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói không chỉ đảm bảo ý tưởng sáng tạo – quy trình chuyên nghiệp – chi phí tối ưu, mà còn giúp khách hàng yên tâm về chất lượng và tiến độ. F5VISION với hơn 8 năm kinh nghiệm đã tổ chức thành công nghiều sự kiện thể thao cho các doanh nghiệp lớn nhỏ chắc chắn sẽ đem đến cho bạn sự kiện hội thao chuyên nghiệp ấn tượng với mức giá tối ưu nhất.

Để được tư vấn và báo giá tốt nhất vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất

Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Là Gì? Tại Sao Bạn Cần Nó?

1. Định Nghĩa “Trọn Gói” – Hơn Cả Một Dịch Vụ

Tổ chức sự kiện trọn gói (Full-service Event Management/Turnkey Event Solution) là một mô hình dịch vụ mà ở đó, công ty sự kiện sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ các khâu trong quá trình tổ chức, từ lúc hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc và thực hiện báo cáo tổng kết.

Hãy hình dung công ty sự kiện như một tổng thầu, một kiến trúc sư trưởng cho “công trình” sự kiện của bạn. Thay vì phải tự mình tìm kiếm và làm việc với hàng chục nhà cung cấp riêng lẻ (địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, nhân sự, MC, ca sĩ, catering…), bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất.

Dịch vụ trọn gói bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Tư vấn và lên ý tưởng: Lắng nghe mục tiêu, mong muốn của bạn để đề xuất chủ đề (theme), concept sáng tạo và phù hợp nhất.
• Lập kế hoạch chi tiết: Xây dựng kịch bản chương trình, timeline thực hiện, sơ đồ bố trí, kế hoạch nhân sự, kế hoạch truyền thông.
• Quản lý ngân sách: Lập dự toán chi tiết, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo không vượt ngân sách đã đề ra.
• Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp: Lựa chọn, đàm phán và điều phối tất cả các đối tác (địa điểm, thiết bị, nhân sự, giải trí, ẩm thực…).
• Thiết kế và sản xuất: Thiết kế backdrop, sân khấu, photobooth, banner, thiệp mời và sản xuất toàn bộ các hạng mục này.
• Hậu cần và kỹ thuật: Quản lý âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, dàn dựng sân khấu, vận chuyển.
• Điều phối và vận hành: Chạy chương trình, điều phối nhân sự, xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt sự kiện.
• Báo cáo và tổng kết: Thu thập phản hồi, đo lường hiệu quả (ROI), làm báo cáo tổng kết và video/hình ảnh highlight.

2. Lợi Ích Vượt Trội Khi Sử Dụng Dịch Vụ Trọn Gói

Tại sao 9/10 doanh nghiệp và cá nhân thành công đều lựa chọn dịch vụ trọn gói thay vì tự tổ chức? Câu trả lời nằm ở những lợi ích không thể phủ nhận sau:

• Tiết Kiệm Thời Gian và Công Sức Tối Đa: Đây là lợi ích lớn nhất. Bạn sẽ không còn phải chìm trong hàng trăm email, cuộc gọi, buổi họp với các nhà cung cấp khác nhau. Toàn bộ thời gian quý báu đó, bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi hoặc tận hưởng quá trình chuẩn bị cho ngày trọng đại của mình.
• Tối Ưu Hóa Chi Phí: Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng thuê một công ty chuyên nghiệp lại thường giúp bạn tiết kiệm tiền. Tại sao?

– Giá tốt từ nhà cung cấp: Các công ty sự kiện là đối tác lớn, thường xuyên của các địa điểm, khách sạn, đơn vị âm thanh ánh sáng… nên họ luôn nhận được mức giá và ưu đãi tốt hơn nhiều so với khách hàng lẻ.

– Tránh chi phí phát sinh: Kinh nghiệm giúp họ lường trước và tránh được những chi phí “ẩn” không đáng có mà người tự tổ chức hay mắc phải.

– Quản lý ngân sách hiệu quả: Họ biết cách phân bổ ngân sách hợp lý vào từng hạng mục để tối đa hóa hiệu quả.

• Chuyên Nghiệp và Sáng Tạo Vượt Bậc:

– Ý tưởng đột phá: Các công ty sự kiện liên tục cập nhật xu hướng mới nhất, mang đến những ý tưởng độc đáo, sáng tạo mà bạn có thể chưa bao giờ nghĩ tới.

– Kịch bản chặt chẽ: Kịch bản chương trình được xây dựng logic, hấp dẫn, đảm bảo luồng cảm xúc của người tham dự được dẫn dắt một cách tự nhiên và ấn tượng.

– Chất lượng đồng bộ: Từ âm thanh, ánh sáng, hình ảnh cho đến cung cách phục vụ của nhân sự đều được đảm bảo ở một tiêu chuẩn chuyên nghiệp, đồng nhất.

• Giảm Thiểu Rủi Ro: Sự kiện luôn tiềm ẩn rủi ro: MC đến muộn, mất điện, thiết bị trục trặc, thời tiết xấu… Một công ty sự kiện chuyên nghiệp luôn có “Phương Án B” cho mọi tình huống. Kinh nghiệm xử lý khủng hoảng của họ là tấm vé bảo hiểm cho sự thành công của sự kiện.
• Đo Lường Hiệu Quả Rõ Ràng: Đối với các sự kiện doanh nghiệp, việc đo lường ROI (Return on Investment) là cực kỳ quan trọng. Các công ty sự kiện sẽ giúp bạn thiết lập các chỉ số đo lường (KPIs), thu thập dữ liệu và cung cấp báo cáo chi tiết về mức độ thành công của sự kiện so với mục tiêu ban đầu.

Các hạng mục trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Một sự kiện thành công là kết quả của hàng chục, thậm chí hàng trăm hạng mục lớn nhỏ được phối hợp nhịp nhàng. Dưới đây là những hạng mục cơ bản và quan trọng nhất trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại F5VISION:

1. Lên ý tưởng và xây dựng concept

– Nghiên cứu mục tiêu: Xác định rõ mục đích sự kiện – quảng bá thương hiệu, tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới hay gắn kết nội bộ.

– Phát triển concept: Sáng tạo chủ đề, thông điệp và phong cách xuyên suốt, đảm bảo tính độc đáo và phù hợp với hình ảnh thương hiệu.

– Thiết kế kịch bản chi tiết: Từ thời gian, nội dung đến hoạt động tương tác, giúp sự kiện diễn ra mạch lạc và lôi cuốn.

2. Thiết kế – Thi công sân khấu và trang trí

– Backdrop, banner, standee: Sử dụng chất liệu chất lượng, thiết kế nổi bật và phù hợp chủ đề.

– Sân khấu: Lắp đặt an toàn, thẩm mỹ, tích hợp hệ thống âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp.

– Khu vực check-in: Sáng tạo không gian chụp ảnh ấn tượng, góp phần lan tỏa hình ảnh sự kiện trên mạng xã hội.

– Trang trí không gian: Hoa tươi, đèn led, booth trưng bày sản phẩm, quầy lễ tân…

3. Âm thanh – Ánh sáng – Màn hình LED

– Âm thanh: Dàn loa, micro, mixer chất lượng cao, đảm bảo âm thanh rõ ràng, sống động.

– Ánh sáng: Hệ thống đèn chiếu, đèn sân khấu, đèn moving head tạo hiệu ứng cuốn hút.

– Màn hình LED: Hiển thị video, slide, clip quảng cáo sắc nét, hỗ trợ trình chiếu nội dung.

4. Nhân sự sự kiện

– MC chuyên nghiệp: Dẫn dắt chương trình lôi cuốn, tương tác linh hoạt.

– PG, PB: Tạo ấn tượng thị giác, hỗ trợ khách mời, phát quà, giới thiệu sản phẩm.

– Kỹ thuật viên: Đảm bảo vận hành âm thanh, ánh sáng, LED trơn tru.

– Nhóm hỗ trợ hậu cần: Đón tiếp, phục vụ, xử lý tình huống.

5. Nội dung chương trình

– Tiết mục mở màn: Múa lân, múa hiện đại, biểu diễn nghệ thuật…

– Hoạt động chính: Giới thiệu sản phẩm, ký kết hợp tác, trao giải thưởng.

– Tương tác khách mời: Trò chơi, minigame, bốc thăm trúng thưởng.

– Bế mạc: Lời cảm ơn, chụp hình lưu niệm.

6. Hậu cần và dịch vụ bổ sung

– Địa điểm tổ chức: Tư vấn, đặt chỗ tại nhà hàng, trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc không gian ngoài trời.

– Ẩm thực – Tiệc: Menu phong phú, đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh.

– Quay phim – Chụp ảnh: Ghi lại khoảnh khắc ấn tượng, phục vụ truyền thông.

– Quà tặng – Vật phẩm: Lưu niệm sự kiện, in ấn logo, thông điệp thương hiệu.

Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Chuyên Nghiệp 6 Bước

Để đảm bảo mọi sự kiện diễn ra hoàn hảo, chúng tôi tuân thủ một quy trình làm việc khoa học và minh bạch gồm 6 bước. Quy trình này giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi yêu cầu đều được đáp ứng.

Bước 1: Tiếp Nhận Yêu Cầu và Tư Vấn Sơ Bộ (The Briefing)

– Hoạt động: Đây là bước khởi đầu quan trọng nhất. Chúng tôi sẽ có một buổi gặp gỡ (trực tiếp hoặc trực tuyến) để lắng nghe và thấu hiểu sâu sắc yêu cầu của bạn.

– Những câu hỏi chúng tôi sẽ cùng bạn làm rõ:

• • Why? Mục đích cốt lõi của sự kiện là gì? (VD: Tăng nhận diện thương hiệu, tri ân khách hàng, gắn kết nội bộ…).
  • Who? Đối tượng tham dự là ai? (Khách hàng, đối tác, nhân viên, báo chí…). Số lượng dự kiến?
  • When? Thời gian tổ chức dự kiến?
  • Where? Địa điểm mong muốn? (Trong nhà, ngoài trời, tại thành phố nào…).
  • What? Thông điệp chính muốn truyền tải? Yêu cầu đặc biệt về concept, hoạt động?
  • How much? Ngân sách dự kiến cho sự kiện là bao nhiêu?

Bước 2: Lên Ý Tưởng, Kế Hoạch và Concept (The Proposal)

– Hoạt động: Dựa trên bản brief, đội ngũ sáng tạo của chúng tôi sẽ bắt đầu “brainstorm” để xây dựng một kế hoạch tổng thể.

– Sản phẩm của bước này là một bản đề xuất (proposal) chi tiết, bao gồm:

• • Chủ đề (Theme) và Ý tưởng chính (Big Idea): Tên gọi, slogan, câu chuyện xuyên suốt sự kiện. Ví dụ: “The Shining Night” cho Gala Dinner, “The Next Chapter” cho lễ kỷ niệm thành lập.
  • Kịch bản chương trình sơ bộ (Agenda): Timeline các hoạt động chính sẽ diễn ra trong sự kiện.
  • Thiết kế (Moodboard & Sketch): Phác thảo hình ảnh về sân khấu, khu vực check-in, trang trí… để bạn hình dung rõ hơn về không gian sự kiện.
  • Các hạng mục đề xuất: Danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện (địa điểm, nhân sự, thiết bị…).
  • Ngân sách dự kiến (Budget Estimate): Bảng dự trù chi phí sơ bộ dựa trên các hạng mục đã đề xuất.

Bước 3: Báo Giá Chi Tiết và Ký Hợp Đồng (Quotation & Contract)

– Hoạt động: Sau khi bạn đã thống nhất về kế hoạch và concept, chúng tôi sẽ tiến hành gửi báo giá chi tiết cho từng hạng mục công việc. Bảng báo giá sẽ được trình bày rõ ràng, minh bạch, không có chi phí ẩn.

– Thảo luận và điều chỉnh: Chúng tôi sẽ cùng bạn rà soát lại bảng báo giá, giải thích từng khoản mục và có thể điều chỉnh (thêm/bớt) các hạng mục để phù hợp nhất với ngân sách và mong muốn cuối cùng.

– Ký kết hợp đồng: Sau khi hai bên đã hoàn toàn thống nhất, hợp đồng dịch vụ sẽ được ký kết. Hợp đồng quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên, các điều khoản thanh toán, và là cơ sở pháp lý để triển khai dự án.

Bước 4: Giai Đoạn Chuẩn Bị và Sản Xuất (Pre-Production)

– Hoạt động: Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và công sức nhất. Đội ngũ dự án của chúng tôi sẽ làm việc hết công suất để biến kế hoạch trên giấy thành hiện thực.

– Các công việc chính:

• • Liên hệ và chốt nhà cung cấp: Đặt cọc địa điểm, ký hợp đồng với MC, ca sĩ, vũ đoàn…
  • Thiết kế chi tiết: Hoàn thiện thiết kế 2D, 3D cho sân khấu, backdrop, thiệp mời, banner… và gửi bạn duyệt.
  • Sản xuất: In ấn tài liệu, thi công sân khấu, backdrop, sản xuất video clip…
  • Lên kịch bản chi tiết (Show-flow): Kịch bản chi tiết đến từng phút, bao gồm lời thoại MC, nhạc hiệu, hiệu ứng ánh sáng…
  • Hậu cần: Lên kế hoạch vận chuyển, bố trí nhân sự, xin giấy phép (nếu cần).
  • Truyền thông trước sự kiện: Gửi thiệp mời, đăng bài trên mạng xã hội, thông cáo báo chí…

Bước 5: Tổ Chức, Điều Phối và Vận Hành Sự Kiện (On-site Execution)

– Hoạt động: Ngày trọng đại đã đến! Đội ngũ của chúng tôi sẽ có mặt tại địa điểm từ rất sớm để giám sát và thực thi.

– Công việc trong ngày D-Day:

• • Dàn dựng và lắp đặt (Set up): Giám sát việc lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí…
  • Tổng duyệt (Rehearsal): Chạy thử chương trình với MC, nghệ sĩ và đội ngũ kỹ thuật để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru.
  • Đón khách và điều phối: Hướng dẫn khách check-in, ổn định chỗ ngồi.
  • Điều phối chương trình: Quản lý hậu đài (backstage), điều khiển âm thanh, ánh sáng, màn hình LED theo kịch bản.
  • Xử lý tình huống phát sinh: Luôn sẵn sàng các phương án dự phòng để xử lý mọi vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Bước 6: Kết Thúc, Tổng Kết và Báo Cáo (Post-Event)

– Hoạt động: Công việc không dừng lại khi sự kiện kết thúc.

– Các công việc sau sự kiện:

• • Tháo dỡ (Tear down): Dọn dẹp và trả lại mặt bằng cho địa điểm.
  • Thanh lý hợp đồng: Hoàn tất thanh toán cho các nhà cung cấp và khách hàng.
  • Truyền thông sau sự kiện: Gửi thư cảm ơn, đăng tải hình ảnh, video highlight, bài viết tổng kết.
  • Làm báo cáo tổng kết: Thu thập phản hồi từ khách mời, đo lường các chỉ số hiệu quả (KPIs), phân tích những điểm thành công và những điểm cần cải thiện, sau đó gửi báo cáo hoàn chỉnh cho bạn.

Bảng Giá Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói – Các Yếu Tố Ảnh Hưởng

Một trong những câu hỏi lớn nhất của khách hàng là: “Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói là bao nhiêu?”. Không có một con số cố định, vì ngân sách phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô và yêu cầu cụ thể của bạn.

Dưới đây là các yếu tố chính quyết định đến bảng giá cuối cùng:

1. Quy Mô và Số Lượng Khách Mời: Đây là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất. Sự kiện 1000 người sẽ có chi phí khác hoàn toàn sự kiện 50 người, từ địa điểm, ẩm thực, quà tặng cho đến nhân sự phục vụ.
2. Địa Điểm Tổ Chức:
   • Khách sạn 5 sao: Chi phí cao nhưng đi kèm dịch vụ chuyên nghiệp, không gian sang trọng.
   • Trung tâm hội nghị: Phù hợp cho các sự kiện lớn, hội thảo.
   • Nhà hàng: Phù hợp cho các buổi tiệc thân mật, gala.
   • Không gian ngoài trời (bãi biển, resort): Độc đáo nhưng có thể phát sinh chi phí dàn dựng, che chắn, và rủi ro thời tiết.
3. Concept và Mức Độ Phức Tạp của Trang Trí, Dàn Dựng:
   • Một concept đơn giản với backdrop, standee cơ bản sẽ rẻ hơn nhiều so với một concept theo chủ đề riêng, đòi hỏi thi công sân khấu 3D, tiểu cảnh phức tạp, sử dụng nhiều hoa tươi…
4. Hạng Mục Giải Trí và Nhân Sự:
   • MC: MC chuyên nghiệp, song ngữ sẽ có chi phí cao hơn MC thông thường.
   • Nghệ sĩ biểu diễn: Chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ nổi tiếng của ca sĩ, ban nhạc, vũ đoàn.
   • Nhân sự phục vụ (PG/PB, Lễ tân): Số lượng và yêu cầu về ngoại hình, kỹ năng sẽ ảnh hưởng đến giá.
5. Yêu Cầu về Công Nghệ và Thiết Bị:
   • Âm thanh – Ánh sáng: Hệ thống cơ bản cho hội thảo khác với hệ thống biểu diễn chuyên nghiệp.
   • Màn hình LED: Kích thước, độ phân giải của màn hình là yếu tố quan trọng.
   • Công nghệ đặc biệt: Sử dụng 3D mapping, AR/VR, livestream đa nền tảng… sẽ làm tăng chi phí đáng kể.
6. Hạng Mục Ẩm Thực (Catering):
   • Tiệc trà (teabreak), tiệc buffet, tiệc set menu, tiệc cocktail… mỗi loại hình có một mức giá khác nhau. Chất lượng thực đơn cũng là yếu tố quyết định.
7. Sản Phẩm Media (Video & Hình ảnh):
   • Gói chụp ảnh, quay phim cơ bản sẽ khác với gói có flycam, quay highlight, dựng phim chuyên nghiệp…

Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại F5VISION

F5VISION  cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp với bảng báo giá linh hoạt, phù hợp cho nhiều quy mô và hình thức tổ chức như: lễ khai trương, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên, hội chợ triển lãm, activation, teambuilding…Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, giúp tối ưu hóa chi phí và mang lại sự kiện thành công, ấn tượng.

Giá dịch vụ được xây dựng theo từng hạng mục cụ thể như: địa điểm tổ chức, thiết kế – thi công sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, nhân sự sự kiện, truyền thông – media, quà tặng, chi phí vận hành… Trung bình, chi phí tổ chức sự kiện trọn gói tại F5VISION dao động từ 15 triệu đến trên 200 triệu đồng, tùy theo yêu cầu, quy mô và mức độ đầu tư của khách hàng.

Chúng tôi cam kết tối ưu ngân sách – minh bạch báo giá – đảm bảo chất lượng và tiến độ, mang đến cho doanh nghiệp những sự kiện thành công vượt mong đợi.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất