So sánh chi phí giữa tổ chức sự kiện trọn gói và thuê lẻ từng hạng mục
Trong thời đại ngày nay, khi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, việc tổ chức các sự kiện như lễ khai trương, họp báo, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên, hội chợ triển lãm,… không đơn thuần là những dịp kỷ niệm, mà còn là công cụ truyền thông mạnh mẽ để xây dựng hình ảnh và quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, đi kèm với mục tiêu tạo dấu ấn là nỗi lo thường trực về chi phí tổ chức. Nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói hay thuê lẻ từng hạng mục riêng biệt để tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả sự kiện.
Hãy cùng F5VISION đi sâu so sánh hai phương án này trên mọi khía cạnh: từ chi phí, hiệu quả vận hành, đến rủi ro phát sinh, để đưa ra quyết định đúng đắn cho sự kiện sắp tới của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất
Tổ chức sự kiện trọn gói là gì?
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói là hình thức thuê một đơn vị chuyên nghiệp lo toàn bộ các hạng mục cần thiết cho sự kiện – từ khâu lên ý tưởng, lập kịch bản, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng, backdrop, nhân sự MC, PG, quay phim – chụp ảnh, đến việc thi công và vận hành sự kiện thực tế.
Bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất – account manager hoặc event planner của công ty. Họ sẽ lắng nghe yêu cầu, tư vấn giải pháp và biến ý tưởng của bạn thành hiện thực.
Đây là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp ưu tiên, đặc biệt với những sự kiện quy mô vừa và lớn hoặc có yêu cầu cao về mặt hình ảnh và trải nghiệm.
Ưu Điểm Vượt Trội Về Chi Phí Khi Chọn “Trọn Gói”:
Dự Trù Ngân Sách Chính Xác và Dễ Kiểm Soát:
Đây là lợi ích lớn nhất. Các công ty sự kiện chuyên nghiệp có kinh nghiệm dày dặn trong việc dự trù chi phí. Họ biết rõ những khoản chi cố định, chi phí phát sinh tiềm ẩn và cách tối ưu từng hạng mục. Bạn sẽ nhận được một báo giá tổng thể (hoặc chi tiết từng phần trong gói) ngay từ đầu, giúp bạn dễ dàng hình dung bức tranh tài chính và kiểm soát ngân sách, tránh tình trạng “vung tay quá trán” hay phát sinh những khoản tiền không tên đầy khó chịu.
Hưởng Mức Giá Ưu Đãi Từ Mạng Lưới Đối Tác:
Các công ty sự kiện thường có mối quan hệ hợp tác lâu dài và mật thiết với nhiều nhà cung cấp dịch vụ (địa điểm, âm thanh ánh sáng, in ấn, nhân sự…). Nhờ vào việc hợp tác thường xuyên và số lượng lớn, họ thường nhận được mức giá chiết khấu tốt hơn đáng kể so với việc bạn tự đi thuê lẻ từng đơn vị. Phần chiết khấu này, dù có thể được công ty giữ lại một phần dưới dạng lợi nhuận, nhưng thường vẫn giúp tổng chi phí của bạn cạnh tranh hơn hoặc nhận được dịch vụ chất lượng cao hơn trong cùng một mức ngân sách.
Tiết Kiệm “Chi Phí Thời Gian” Vô Hình:
Thời gian là vàng bạc. Việc tự mình tìm kiếm, liên hệ, sàng lọc, đàm phán, ký hợp đồng và quản lý hàng chục nhà cung cấp khác nhau tiêu tốn một lượng thời gian khổng lồ. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc người có công việc bận rộn, thời gian đó có thể dùng để tạo ra nhiều giá trị kinh tế khác. Giao phó cho đơn vị trọn gói đồng nghĩa với việc bạn “mua” lại thời gian và sự thảnh thơi của mình – một khoản đầu tư vô cùng xứng đáng.
Tối Ưu Hóa Chi Phí Vận Hành và Nhân Sự:
Thay vì phải tự mình lo liệu mọi thứ, từ việc nhỏ nhất như sắp xếp bàn ghế đến việc lớn như điều phối kỹ thuật, bạn chỉ cần một đội ngũ event agency. Họ có sẵn quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhân sự được đào tạo bài bản và kinh nghiệm xử lý tình huống, giúp sự kiện diễn ra trơn tru, hiệu quả, tránh lãng phí không cần thiết do thiếu kinh nghiệm hoặc phối hợp kém.
Giảm Thiểu Rủi Ro Phát Sinh Chi Phí:
Một sự kiện luôn tiềm ẩn những rủi ro: thời tiết xấu, thiết bị trục trặc, nhân sự đến muộn, khách mời gặp sự cố… Các công ty sự kiện chuyên nghiệp luôn có phương án dự phòng (plan B, plan C) và kinh nghiệm xử lý khủng hoảng, giúp hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn có thể gây đội chi phí hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của sự kiện.
Nhược Điểm Tiềm Ẩn Về Chi Phí Của “Trọn Gói”:
Chi Phí Ban Đầu Có Vẻ Cao Hơn:
Báo giá trọn gói thường bao gồm cả chi phí quản lý, lợi nhuận của công ty sự kiện, nên con số tổng ban đầu có thể khiến bạn cảm thấy “cao” hơn so với việc cộng dồn chi phí dự kiến của từng hạng mục lẻ. Tuy nhiên, cần cân nhắc liệu sự chênh lệch này có xứng đáng với những lợi ích về thời gian, công sức, sự chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro hay không.
Ít Linh Hoạt Trong Việc Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Cụ Thể:
Đôi khi, các công ty sự kiện sẽ ưu tiên sử dụng các đối tác quen thuộc của họ. Nếu bạn có yêu cầu đặc biệt về một nhà cung cấp cụ thể (ví dụ: một nhiếp ảnh gia bạn yêu thích, một nhà hàng bạn muốn đặt tiệc) không nằm trong mạng lưới của họ, việc đàm phán để đưa họ vào gói dịch vụ có thể khó khăn hoặc phát sinh thêm chi phí.
Khó Tách Bạch Chi Phí Từng Hạng Mục (Đôi Khi):
Một số công ty có thể cung cấp báo giá tổng mà không chi tiết hóa chi phí từng phần, gây khó khăn cho bạn nếu muốn biết chính xác mình đang trả bao nhiêu cho âm thanh, bao nhiêu cho trang trí. Tuy nhiên, các công ty uy tín thường sẵn lòng minh bạch hóa chi phí nếu khách hàng yêu cầu.
Thuê lẻ từng hạng mục là gì?
Ngược lại, thuê lẻ từng hạng mục là phương án mà doanh nghiệp sẽ tự đứng ra tìm kiếm và làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau cho từng phần việc của sự kiện. Ví dụ: một đơn vị thiết kế backdrop, một nhà cung cấp âm thanh ánh sáng, một bên cung cấp nhân sự MC và PG, v.v…
Với phương án này, bạn (hoặc đội ngũ nội bộ của công ty bạn) sẽ đóng vai trò là người quản lý chính của sự kiện. Bạn sẽ tự mình hoặc giao cho các bộ phận khác nhau thực hiện từng công đoạn:
- Tự lên ý tưởng, kịch bản.
- Tự tìm kiếm, liên hệ và so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau cho từng hạng mục: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, trang trí, nhân sự, tiệc…
- Tự đàm phán giá cả và các điều khoản hợp đồng với từng nhà cung cấp.
- Tự điều phối lịch trình làm việc của các nhà cung cấp khác nhau trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện.
- Tự giám sát quá trình set-up và chạy chương trình.
- Tự xử lý các vấn đề phát sinh.
Phương án này phù hợp với doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ nội bộ có khả năng tổ chức và muốn kiểm soát chặt chẽ từng hạng mục.
Ưu Điểm Về Chi Phí Khi Thuê lẻ từng hạng mục:
Tiềm Năng Tiết Kiệm Chi Phí Cho Từng Hạng Mục Cụ Thể:
Đây là lý do chính khiến nhiều người chọn hình thức này. Bằng cách tự mình “săn lùng”, so sánh giá và đàm phán trực tiếp, bạn có cơ hội tìm được những nhà cung cấp có mức giá rẻ nhất cho từng dịch vụ riêng lẻ. Bạn có thể cắt giảm những hạng mục không thực sự cần thiết hoặc lựa chọn những giải pháp thay thế ít tốn kém hơn.
Kiểm Soát Chi Tiêu Chặt Chẽ và Minh Bạch:
Bạn biết chính xác mình chi bao nhiêu tiền cho cái gì. Mọi hóa đơn, hợp đồng đều nằm trong tay bạn. Điều này mang lại cảm giác kiểm soát tuyệt đối về mặt tài chính.
Linh Hoạt Tối Đa Trong Lựa Chọn:
Bạn hoàn toàn tự do lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào mình muốn, miễn là họ đáp ứng yêu cầu và phù hợp với ngân sách. Bạn có thể ưu tiên những đơn vị mình yêu thích, có phong cách độc đáo hoặc có mối quan hệ cá nhân.
“Cái Giá Phải Trả” Khi Thuê Lẻ – Những Chi Phí Ẩn và Rủi Ro Tài Chính:
Chi Phí Thời Gian và Công Sức Khổng Lồ:
Như đã đề cập, việc quản lý hàng chục đầu việc và nhà cung cấp khác nhau là một công việc cực kỳ tốn thời gian và mệt mỏi. Nếu quy đổi thời gian và công sức của bạn ra tiền bạc, có thể chi phí này còn lớn hơn cả khoản tiền bạn tiết kiệm được từ việc thuê lẻ. Chưa kể đến những căng thẳng, áp lực có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và công việc chính của bạn.
Rủi Ro Chi Phí Phát Sinh Không Lường Trước:
Đây là “cạm bẫy” lớn nhất của việc thuê lẻ. Do thiếu kinh nghiệm, bạn rất dễ bỏ sót những khoản chi phí nhỏ nhưng cộng lại thành lớn: phí vận chuyển, phí lắp đặt, thuế VAT, tiền tip cho nhân viên, chi phí ăn ở cho ekip ngoại tỉnh, phí làm thêm giờ, chi phí thuê thiết bị dự phòng (máy phát điện, micro dự phòng…), chi phí xin giấy phép phức tạp, chi phí khắc phục sự cố (ví dụ: backdrop in sai, hoa héo…). Những khoản này thường không được các nhà cung cấp báo giá chi tiết ban đầu và có thể khiến ngân sách của bạn bị “thủng” một lỗ lớn.
Khó Đàm Phán Được Giá Tốt:
Là một khách hàng cá nhân, thuê dịch vụ một lần, bạn khó có thể nhận được mức giá ưu đãi như các công ty sự kiện – những người mang lại nguồn khách hàng ổn định và số lượng lớn cho nhà cung cấp.
Chi Phí Cơ Hội Bị Bỏ Lỡ:
Thời gian bạn dành cho việc tự tổ chức sự kiện là thời gian bạn không thể dành cho công việc kinh doanh, gia đình hay những hoạt động tạo ra giá trị khác. Đây là một chi phí cơ hội không thể đo đếm trực tiếp nhưng lại rất thực tế.
Rủi Ro Từ Việc Phối Hợp Kém Giữa Các Nhà Cung Cấp:
Khi mỗi nhà cung cấp hoạt động độc lập, việc đảm bảo họ phối hợp nhịp nhàng với nhau là một thách thức lớn. Sự thiếu ăn ý có thể dẫn đến trục trặc, chậm trễ, ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện và thậm chí gây ra những chi phí khắc phục không đáng có (ví dụ: đội âm thanh và ánh sáng không khớp nhau, đội trang trí làm ảnh hưởng đến việc lắp đặt sân khấu…).
So sánh chi phí tổ chức sự kiện trọn gói và thuê lẻ từng hạng mục
Mỗi lựa chọn đều có những ưu và nhược điểm riêng, đặc biệt là khi đặt lên bàn cân chi phí. Nhiều người cho rằng tự mình làm mọi thứ sẽ tiết kiệm hơn, trong khi số khác lại tin tưởng vào hiệu quả và sự tối ưu chi phí mà các công ty sự kiện mang lại. Vậy đâu mới là sự thật? Đâu là lựa chọn thông minh nhất cho túi tiền và mục tiêu sự kiện của bạn? Dưới đây F5VISION sẽ đi sâu vào phân tích, so sánh chi phí giữa hai hình thức tổ chức sự kiện phổ biến này, giúp bạn có cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
1. Chi phí tổng thể
-
Dịch vụ trọn gói thường được thiết kế thành các gói combo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 10% – 30% chi phí so với thuê lẻ. Lý do là đơn vị tổ chức đã có sẵn hệ thống thiết bị, mối quan hệ nhà cung cấp và nhân sự cố định.
-
Ngược lại, khi thuê lẻ từng hạng mục, các khoản chi nhỏ lẻ có thể cộng dồn và vượt ngoài dự kiến, đặc biệt là các chi phí phát sinh như vận chuyển, lắp đặt, phát sinh nhân sự hoặc thời gian vượt kế hoạch.
2. Khả năng thương lượng giá
-
Dịch vụ trọn gói có lợi thế thương lượng với các nhà cung cấp do có mối quan hệ lâu dài hoặc đặt hàng với số lượng lớn.
-
Khi thuê lẻ, doanh nghiệp phải làm việc với từng đơn vị và mức chi phí thường là giá niêm yết.
3. Chi phí thời gian và công sức
-
Một sự kiện thành công không chỉ tính bằng tiền mà còn là thời gian, nhân lực và chất xám mà doanh nghiệp phải đầu tư. Với dịch vụ trọn gói, bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất.
-
Ngược lại, thuê lẻ yêu cầu một lượng lớn thời gian để tìm hiểu, đàm phán, kiểm tra tiến độ và giám sát từng khâu nhỏ.
Không có câu trả lời tuyệt đối cho việc hình thức nào “rẻ” hơn. Sự lựa chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Khi nào “Trọn Gói” thường có lợi thế về chi phí (tổng thể):
- Sự kiện quy mô lớn và phức tạp: Càng nhiều hạng mục, nhiều khách mời, yêu cầu kỹ thuật cao, việc điều phối càng phức tạp. Chi phí quản lý và rủi ro khi tự làm sẽ tăng vọt, khiến việc thuê trọn gói trở nên hiệu quả hơn.
- Bạn không có thời gian hoặc kinh nghiệm: Nếu bạn quá bận rộn hoặc chưa từng tổ chức sự kiện, chi phí thời gian, công sức và rủi ro sai sót khi tự làm sẽ rất cao. Thuê chuyên gia là giải pháp tiết kiệm và an toàn hơn.
- Cần sự chuyên nghiệp và đồng bộ cao: Các công ty sự kiện đảm bảo tính thẩm mỹ, sự liền mạch và chuyên nghiệp cho toàn bộ sự kiện, điều mà việc thuê lẻ khó đạt được nếu thiếu kinh nghiệm điều phối. Giá trị thương hiệu và hình ảnh thu được từ một sự kiện chuyên nghiệp cũng là một yếu tố cần cân nhắc.
- Ngân sách eo hẹp nhưng yêu cầu cao: Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng đôi khi các công ty sự kiện có thể “liệu cơm gắp mắm”, tối ưu hóa các hạng mục để mang lại hiệu quả tốt nhất trong một ngân sách giới hạn, điều mà bạn khó làm được do thiếu mạng lưới và kinh nghiệm.
Khi nào “Thuê Lẻ” có thể rẻ hơn (về mặt chi phí trực tiếp):
- Sự kiện quy mô nhỏ, đơn giản: Ví dụ: một bữa tiệc sinh nhật gia đình, một workshop nội bộ nhỏ chỉ cần thuê địa điểm và catering cơ bản.
- Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi và đam mê tổ chức: Nếu bạn coi việc tự tay chuẩn bị là một niềm vui và có đủ thời gian, kiến thức, bạn có thể tiết kiệm được chi phí quản lý của công ty sự kiện.
- Bạn có sẵn mối quan hệ tốt với một số nhà cung cấp: Nếu bạn quen biết và có thể nhận được giá ưu đãi từ các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, trang trí… việc thuê lẻ có thể giúp bạn tận dụng lợi thế này.
- Bạn chỉ cần một vài hạng mục dịch vụ rất cụ thể: Nếu bạn chỉ cần thuê MC và một ban nhạc, việc liên hệ trực tiếp có thể nhanh chóng và tiết kiệm hơn là qua một công ty trung gian.
So sánh giữa “trọn gói” và “thuê lẻ” không chỉ xoay quanh những con số trên hóa đơn. Hãy cân nhắc thêm những yếu tố quan trọng khác:
- Mức Độ Căng Thẳng (Stress): Tự tổ chức sự kiện đồng nghĩa với việc ôm đồm vô số trách nhiệm và áp lực. Thuê trọn gói giúp bạn giải tỏa gánh nặng này, tận hưởng quá trình chuẩn bị và chính sự kiện của mình.
- Chất Lượng và Sự Đồng Bộ: Công ty sự kiện đảm bảo các yếu tố từ thiết kế, trang trí đến âm thanh, ánh sáng… đều hài hòa, tạo nên một tổng thể ấn tượng và chuyên nghiệp.
- Sáng Tạo và Ý Tưởng Độc Đáo: Các agency thường có đội ngũ sáng tạo, cập nhật xu hướng mới, mang đến những ý tưởng đột phá mà có thể bạn không nghĩ ra.
- Quản Lý Rủi Ro: Kinh nghiệm xử lý sự cố của các chuyên gia là vô giá, giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ bất chấp những tình huống bất ngờ.
Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, ngân sách không quá dư dả nhưng vẫn muốn một chương trình sự kiện chỉnh chu, chuyên nghiệp và ít rủi ro, thì dịch vụ tổ chức trọn gói chính là lựa chọn đáng cân nhắc nhất. Ngược lại, nếu bạn tổ chức các buổi sinh hoạt nội bộ nhỏ, team building quy mô nhỏ hoặc có sẵn nhân lực tổ chức, thuê lẻ cũng là lựa chọn phù hợp.
Quan trọng hơn cả, bạn nên làm việc với những đơn vị tổ chức uy tín, có kinh nghiệm và minh bạch trong báo giá, để tránh tình trạng “tiền mất tật mang”.
F5VISION – CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI CHUYÊN NGHIỆP GIÁ TỐT
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc tổ chức một sự kiện không chỉ dừng lại ở việc cung cấp không gian và thiết bị mà còn là nghệ thuật tạo nên dấu ấn thương hiệu, kết nối con người và xây dựng trải nghiệm đáng nhớ. F5VISION – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại TP.HCM, mang đến những giải pháp sáng tạo, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.
Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất
>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại F5VISION
- Tiếp nhận yêu cầu & tư vấn
- Lên ý tưởng & thiết kế concept sự kiện
- Lập kế hoạch chi tiết & báo giá
- Thi công – chuẩn bị sự kiện
- Triển khai sự kiện – Quản lý & giám sát
- Đánh giá – Tổng kết & báo cáo kết quả
F5VISION cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:
1. Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói
F5VISION cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm:
- Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm thành lập, hội nghị, hội thảo, họp báo, PR thương hiệu, activation marketing.
- Sự kiện nội bộ: Team building, gala dinner, tiệc tất niên, tiệc sinh nhật công ty, chương trình đào tạo nhân sự.
- Sự kiện giải trí – văn hóa: Lễ hội âm nhạc, triển lãm nghệ thuật, sự kiện thể thao,..
- Triển lãm và hội chợ: Thiết kế và thi công gian hàng triển lãm, tổ chức hội chợ thương mại, sự kiện ra mắt sản phẩm.
- Dịch vụ truyền thông sự kiện: Chụp ảnh, quay phim, livestream, viết bài PR, booking báo chí.
2. Thiết kế – thi công sự kiện
Một sự kiện thành công không thể thiếu phần thiết kế không gian ấn tượng, sân khấu hiện đại và hệ thống kỹ thuật tiên tiến. F5VISION mang đến giải pháp toàn diện:
- Thiết kế & thi công sân khấu chuyên nghiệp.
- Trang trí sự kiện với backdrop, photobooth, banner ấn tượng.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, màn hình LED sắc nét.
- Dịch vụ cung cấp thiết bị sự kiện: bàn ghế, cổng hơi, nhà bạt,…
3. Cung cấp nhân sự sự kiện
F5VISION sở hữu đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, gồm:
- MC – Dẫn chương trình: MC sự kiện doanh nghiệp, MC gala dinner, MC song ngữ.
- Ban nhạc, ca sĩ, nhóm nhảy, DJ.
- PG – PB, người mẫu, diễn viên múa.
- Nhân viên kỹ thuật: ánh sáng, âm thanh, quay phim, livestream.
Hình ảnh một số dịch vụ tổ chức sự kiện nổi bật tại TP.HCM
1/ Tổ chức sự kiện khai trương
2/ Tổ chức sự kiện khánh thành
3/ Tổ chức sự kiện gala dinner
4/ Tổ chức year end party
5/ Tổ chức teambuilding
CÔNG TY TNHH F5VISION
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5vision2024
https://www.tiktok.com/@f5vision