Quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty chi tiết nhất

Tiệc tất niên không đơn thuần là một bữa tiệc cuối năm. Đối với doanh nghiệp, đây là sự kiện quan trọng bậc nhất trong năm, nơi hội tụ đầy đủ các giá trị: tổng kết hành trình đã qua, tri ân đội ngũ nhân sự, gắn kết nội bộ và truyền tải thông điệp chiến lược cho năm mới. Chính vì vậy, để một buổi tiệc tất niên diễn ra chỉn chu – ấn tượng – đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần một quy trình tổ chức tiệc tất niên bài bản, chuyên nghiệp và khoa học.

Trong bài viết dưới đây, F5VISION sẽ chia sẻ quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty chi tiết nhất, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế triển khai hàng trăm sự kiện lớn nhỏ cho doanh nghiệp, nhà máy, tập đoàn trên toàn quốc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức Year End Party trọn gói chuyên nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất

Tại sao doanh nghiệp cần một quy trình tổ chức tiệc tất niên rõ ràng?

Rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng: tiệc tất niên làm vội – thiếu điểm nhấn – phát sinh chi phí – chương trình rời rạc, nguyên nhân chủ yếu đến từ việc không có quy trình tổ chức cụ thể ngay từ đầu.

Một quy trình tổ chức tiệc tất niên bài bản sẽ giúp doanh nghiệp:

• – Kiểm soát ngân sách hiệu quả, hạn chế phát sinh

• – Đảm bảo tiến độ và chất lượng sự kiện

• – Phân công công việc rõ ràng, tránh chồng chéo

• – Xây dựng chương trình đúng mục tiêu, đúng thông điệp

• – Tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho toàn bộ khách mời

Đặc biệt, với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, nhà máy, khu công nghiệp, quy trình tổ chức chính là “xương sống” quyết định 70% thành công của buổi tiệc.

Tổng quan quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty chuyên nghiệp

Một quy trình tổ chức tiệc tất niên tiêu chuẩn thường gồm 3 giai đoạn chính:

1. Giai đoạn chuẩn bị trước sự kiện

2. Giai đoạn triển khai – vận hành trong ngày diễn ra tiệc

3. Giai đoạn tổng kết – đánh giá sau sự kiện

Trong từng giai đoạn, sẽ có nhiều hạng mục chi tiết cần thực hiện. Dưới đây là quy trình đầy đủ và chi tiết nhất, được các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp áp dụng.

GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ TRƯỚC SỰ KIỆN

Trong toàn bộ quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty, giai đoạn chuẩn bị trước sự kiện đóng vai trò quan trọng nhất, quyết định đến 70–80% mức độ thành công của buổi tiệc. Đây là giai đoạn doanh nghiệp xây dựng nền móng: từ mục tiêu, ngân sách, ý tưởng cho đến kế hoạch triển khai chi tiết. Nếu chuẩn bị càng kỹ, quá trình tổ chức và vận hành sự kiện càng suôn sẻ, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.

Xác định mục tiêu tổ chức tiệc tất niên

Trước tiên, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu của buổi tiệc: tổng kết hoạt động năm cũ, tri ân – khen thưởng nhân sự, gắn kết nội bộ hay truyền thông hình ảnh thương hiệu. Việc xác định đúng mục tiêu giúp định hướng toàn bộ nội dung chương trình, phong cách tổ chức và thông điệp xuyên suốt sự kiện.

Xác định quy mô và đối tượng tham dự

Doanh nghiệp cần thống kê chính xác số lượng khách mời và phân loại đối tượng tham dự như: ban lãnh đạo, nhân viên, đối tác, khách hàng… Quy mô sự kiện sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm, hình thức tiệc, kịch bản chương trình cũng như mức ngân sách cần đầu tư.

Lập ngân sách tổ chức tiệc tất niên

Ngân sách cần được xây dựng rõ ràng ngay từ đầu, bao gồm các hạng mục chính như: địa điểm, ẩm thực, sân khấu – âm thanh – ánh sáng, trang trí, nhân sự, quà tặng và chi phí dự phòng. Việc lập ngân sách chi tiết giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí và tránh phát sinh ngoài kế hoạch.

các nhóm hạng mục chính:

1. Chi phí địa điểm tổ chức

2. Chi phí ẩm thực

3. Chi phí sân khấu – âm thanh – ánh sáng – màn hình LED

4. Chi phí trang trí, backdrop, photobooth

5. Chi phí nhân sự: MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG, hoạt náo

6. Chi phí quà tặng, khen thưởng

7. Chi phí dự phòng phát sinh (10–15%)

Xây dựng concept – chủ đề tiệc tất niên

Concept chính là “linh hồn” của sự kiện. Một chủ đề rõ ràng, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp buổi tiệc có điểm nhấn, tạo cảm xúc cho người tham dự và dễ dàng truyền tải thông điệp cuối năm. Concept sẽ được thể hiện đồng bộ qua backdrop, kịch bản MC, video tổng kết và trang trí không gian.

Lựa chọn địa điểm và xây dựng kịch bản chương trình

Dựa trên quy mô và concept đã thống nhất, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn địa điểm phù hợp và xây dựng kịch bản chương trình chi tiết. Kịch bản cần có bố cục hợp lý, cân bằng giữa phần nghi lễ và phần giải trí, đảm bảo chương trình diễn ra mạch lạc, cuốn hút và đúng tiến độ.

Tùy theo quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

1. Tổ chức tại nhà hàng – khách sạn

2. Tổ chức tại trung tâm hội nghị – sự kiện

3. Tổ chức tại công ty – nhà máy

4. Tổ chức tiệc tất niên ngoài trời

Khi lựa chọn địa điểm, cần lưu ý:

• – Sức chứa phù hợp số lượng khách

• – Giao thông thuận tiện

• – Hạ tầng điện – âm thanh – ánh sáng

• – Phương án dự phòng thời tiết (với tiệc ngoài trời)

GIAI ĐOẠN 2: TRIỂN KHAI – VẬN HÀNH SỰ KIỆN

Nếu giai đoạn chuẩn bị là nền móng, thì giai đoạn triển khai – vận hành chính là lúc toàn bộ kế hoạch được “hiện thực hóa”. Đây là giai đoạn quyết định trải nghiệm thực tế của người tham dự, thể hiện rõ nhất sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và đơn vị tổ chức.

1. Thi công – setup không gian sự kiện theo đúng concept

Trước giờ G, toàn bộ hạng mục kỹ thuật và trang trí cần được triển khai đồng bộ, đúng thiết kế đã thống nhất:

• – Sân khấu, backdrop, khu vực check-in

• – Hệ thống âm thanh – ánh sáng – màn hình LED

• – Bàn tiệc, ghế ngồi, khu vực ẩm thực

• – Bảng chỉ dẫn, standee, khu trưng bày (nếu có)

Việc thi công cần đảm bảo đúng tiến độ – đúng concept – an toàn kỹ thuật, đồng thời được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh các sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra chương trình.

2. Tổng duyệt chương trình và kiểm tra kỹ thuật

Trước khi đón khách, việc tổng duyệt (rehearsal) là bước không thể thiếu. Tại đây, đơn vị tổ chức sẽ:

• – Chạy thử kịch bản chương trình

• – Test âm thanh, ánh sáng, màn hình LED

• – Kiểm tra nội dung video, slide trình chiếu

• – Phối hợp MC, ban lãnh đạo, đội biểu diễn

Tổng duyệt giúp phát hiện sớm các vấn đề kỹ thuật, điều chỉnh nhịp chương trình và đảm bảo mọi hạng mục vận hành trơn tru trong suốt buổi tiệc.

3. Đón khách – check-in – ổn định không gian

Khâu đón khách tạo ấn tượng đầu tiên cho toàn bộ sự kiện. Doanh nghiệp cần bố trí:

• – Nhân sự lễ tân, PG hướng dẫn

• – Khu vực check-in rõ ràng, dễ nhận diện

• – Không gian chụp hình lưu niệm

• – Điều phối khách vào đúng khu vực chỗ ngồi

Một khâu đón tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp khách mời cảm thấy được trân trọng và sẵn sàng hòa mình vào không khí buổi tiệc.

4. Điều phối và vận hành chương trình theo kịch bản

Trong suốt thời gian diễn ra tiệc tất niên, đội ngũ vận hành cần bám sát kịch bản đã xây dựng:

• – MC dẫn dắt chương trình mạch lạc, đúng timeline

• – Điều phối sân khấu linh hoạt theo từng nội dung

• – Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng phối hợp nhịp nhàng

• – Hậu cần luôn sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh

Một chương trình được vận hành tốt sẽ tạo cảm giác liền mạch – cảm xúc – chuyên nghiệp, giúp người tham dự tận hưởng trọn vẹn từng khoảnh khắc.

5. Kiểm soát rủi ro và xử lý tình huống linh hoạt

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, sự kiện vẫn có thể phát sinh những tình huống ngoài dự kiến như:

• – Thay đổi thời gian phát biểu

• – Sự cố kỹ thuật nhỏ

• – Khách mời đến trễ hoặc tăng thêm số lượng

Vì vậy, đội ngũ tổ chức cần có phương án dự phòng và kinh nghiệm xử lý linh hoạt để chương trình vẫn diễn ra suôn sẻ, không làm gián đoạn cảm xúc của khách mời.

GIAI ĐOẠN 3: TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ SAU SỰ KIỆN

Sau khi tiệc tất niên khép lại, công tác tổng kết và đánh giá là bước cuối cùng nhưng đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp nhìn lại mức độ thành công của sự kiện, đồng thời rút ra kinh nghiệm cho các chương trình nội bộ trong tương lai.

1. Nghiệm thu các hạng mục tổ chức

Doanh nghiệp hoặc bộ phận phụ trách cần tiến hành kiểm tra, nghiệm thu toàn bộ các hạng mục đã triển khai như: sân khấu, âm thanh – ánh sáng, trang trí, nội dung chương trình, nhân sự vận hành, ẩm thực… Việc nghiệm thu giúp đảm bảo các hạng mục được thực hiện đúng theo thỏa thuận ban đầu, đồng thời là cơ sở để thanh toán, quyết toán chi phí với các đơn vị cung cấp dịch vụ.

2. Đánh giá hiệu quả chương trình tiệc tất niên

Hiệu quả của tiệc tất niên không chỉ nằm ở hình thức hoành tráng mà còn ở cảm xúc và trải nghiệm của người tham dự. Doanh nghiệp có thể đánh giá thông qua:

• – Mức độ tham gia và hưởng ứng của nhân viên

• – Không khí chương trình có sôi động, gắn kết hay không

• – Phản hồi từ ban lãnh đạo, khách mời, nhân sự

Đây là cơ sở để xác định chương trình đã đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay chưa.

3. Tổng hợp chi phí và kiểm soát ngân sách

Sau sự kiện, cần tổng hợp đầy đủ các khoản chi thực tế, so sánh với ngân sách dự kiến. Việc này giúp doanh nghiệp:

• – Kiểm soát tài chính minh bạch

• – Đánh giá mức độ tối ưu chi phí

• – Có dữ liệu tham khảo cho các sự kiện tất niên những năm tiếp theo

4. Rút kinh nghiệm và lưu trữ tư liệu

Doanh nghiệp nên ghi nhận lại những điểm đã làm tốt và những hạn chế còn tồn tại trong khâu tổ chức, vận hành. Đồng thời, việc lưu trữ hình ảnh, video, kịch bản chương trình không chỉ phục vụ truyền thông nội bộ mà còn là tư liệu giá trị cho các hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp sau này.

Vì sao nên thuê đơn vị tổ chức tiệc tất niên trọn gói chuyên nghiệp?

Thay vì tự triển khai rời rạc, việc hợp tác với đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích:

• – Tiết kiệm thời gian và công sức

• – Kiểm soát ngân sách hiệu quả

• – Chương trình sáng tạo – đúng mục tiêu

• – Đảm bảo rủi ro kỹ thuật – vận hành

• – Nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp

Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm, F5VISION tự hào là đơn vị tổ chức tiệc tất niên cho công ty trọn gói – chuyên nghiệp – giá tối ưu, đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu ý tưởng đến triển khai hoàn chỉnh.

F5VISION – Công ty tổ chức tất niên trọn gói giá tốt – Chuyên nghiệp & Tiết kiệm nhất

F5VISION tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu, cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói dành cho doanh nghiệp với phong cách sáng tạo – chỉn chu – hiệu quả. Chúng tôi hiểu rằng tiệc tất niên không chỉ là dịp tổng kết cuối năm, mà còn là một sự kiện quan trọng thể hiện văn hóa doanh nghiệp, gắn kết tập thể và truyền cảm hứng cho chặng đường mới.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất

Với  hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim,  Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.

Báo giá dịch vụ tổ chức tiệc tất niên công ty trọn gói

Chi phí tổ chức tiệc tất niên công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Số lượng khách tham dự

• Địa điểm tổ chức

• Concept và mức độ đầu tư

• Các hạng mục kỹ thuật

• Chương trình giải trí đi kèm

Thông thường, dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói giá tốt sẽ được thiết kế linh hoạt theo ngân sách, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.

Dưới đây là 03 lựa chọn ngân sách phù hợp cho mọi doanh nghiệp:

🟦 1. GÓI CƠ BẢN – 20 TRIỆU

Phù hợp doanh nghiệp quy mô nhỏ – vừa, yêu cầu tổ chức đơn giản nhưng chuyên nghiệp.

Hạng mục bao gồm:

1. Kịch bản chương trình
2. Nhóm nhảy mở màn
3. MC dẫn chương trình
4. Backdrop chụp hình
5. Trải thảm đỏ
6. Vận chuyển 2 chiều, lắp đặt – tháo gỡ
7. Ekip nhân sự vận hành – điều phối
8. Chụp hình sự kiện xuyên suốt

👉 Giá trọn gói: 20.000.000 VNĐ

🟧 2. GÓI TIÊU CHUẨN – 40 đến 60 TRIỆU

Phù hợp sự kiện 100 – 500 khách, đầy đủ âm thanh – ánh sáng – LED screen.

Hạng mục bao gồm:

1. Kịch bản chương trình
2. PG check-in
3. Nhóm nhảy mở màn
4. Âm thanh tiêu chuẩn
5. Ánh sáng tiêu chuẩn
6. Màn hình LED tiêu chuẩn
7. MC dẫn chương trình
8. Backdrop chụp hình
9. Trải thảm đỏ
10. Vận chuyển 2 chiều, lắp đặt – tháo gỡ
11. Ekip nhân sự vận hành – điều phối
12. Chụp hình sự kiện xuyên suốt

👉 Giá trọn gói: 40 – 60 triệu
(Tùy địa điểm – số lượng khách – kích thước LED)

🟥 3. GÓI CAO CẤP – THIẾT KẾ THEO CONCEPT

Dành cho doanh nghiệp muốn tạo dấu ấn thương hiệu mạnh, sân khấu hoành tráng, nhiều tiết mục biểu diễn.

Hạng mục bao gồm:

1. Thiết kế concept chủ đề độc quyền
2. Kịch bản chương trình
3. PG check-in
4. Nhóm nhảy mở màn ấn tượng
5. Nghệ sĩ biểu diễn (tuỳ chọn ca sĩ/ban nhạc)
6. Âm thanh cao cấp
7. Ánh sáng cao cấp
8. Màn hình LED cao cấp
9. MC dẫn chương trình
10. Backdrop – photo booth – thiết kế decor theo concept
11. Trải thảm đỏ
12. Vận chuyển – lắp đặt – tháo gỡ
13. Ekip nhân sự vận hành điều phối
14. Quay phim + chụp hình xuyên suốt

👉 Giá: LIÊN HỆ TƯ VẤN – tuỳ ngân sách & quy mô

NHẬN BÁO GIÁ & KỊCH BẢN MIỄN PHÍ

ZALO TƯ VẤN NGAY: 0964 423 013
Đăng ký nhận báo giá: https://forms.gle/QMi2PeWYRDMyH1N98

Các hình ảnh, video dự án tổ chức sự kiện tất niên cuối năm F5VISION đã thực hiện

– Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập

– Tổ chức sự kiện CCTV

– Tổ chức sự kiện AVConnect

– Tổ chức Year End Party cho

– Tổ chức Year End Party 

– Tổ chức Year End Party cho hội CCTV Tân Phú TP. Hồ Chí Minh

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một Công ty Dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hãy liên hệ ngay đến F5VISION để có một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng cho doanh nghiệp mình. Đến với F5VISION bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

>> Tham khảo chi tiết các DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI:  Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức lễ khai trương

Tổ chức hội nghị hội thảo

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập

Tổ chức sự kiện thể thao

Tổ chức Gala dinner

Tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện theo yêu cầu

Tổ chức sinh nhật

CÔNG TY TNHH F5VISION

Địa chỉ: Tầng 2, Số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM

Chi Nhánh: Dv15-lk 672 Khu Dịch Vụ Đào Đất,P.Kiến Hưng, Q.Hà Đông, TP.Hà Nội

Email: f5vision.vn@gmail.com
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5VISION2024