Những Sai Lầm Khi Tự Tổ Chức Sự Kiện cho Doanh Nghiệp & Cách Tránh

Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, kết nối với khách hàng và thúc đẩy doanh số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – thường chọn phương án tự tổ chức sự kiện, với hy vọng tiết kiệm chi phí. Trên thực tế, điều này lại tiềm ẩn vô vàn rủi ro, khiến sự kiện trở thành “thảm họa” thay vì “cơ hội vàng”.

Việc tự tổ chức sự kiện mà không có kế hoạch bài bản hoặc thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến nhiều sai lầm nghiêm trọng, gây lãng phí thời gian, tiền bạc và thậm chí làm tổn hại đến hình ảnh doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích những sai lầm phổ biến nhất khi tự tổ chức sự kiện và đưa ra các giải pháp cụ thể để tránh chúng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất

Những Sai Lầm Khi Tự Tổ Chức Sự Kiện cho Doanh Nghiệp & Cách Tránh

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, sự kiện đã trở thành một công cụ chiến lược không thể thiếu đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ những buổi lễ ra mắt sản phẩm hoành tráng, hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, tiệc tất niên ấm cúng, đến các hoạt động team building gắn kết nội bộ – mỗi sự kiện đều mang một sứ mệnh riêng, góp phần định vị thương hiệu, thúc đẩy kinh doanh, và xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

Trước áp lực về ngân sách và mong muốn chủ động kiểm soát mọi yếu tố, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án tự tổ chức sự kiện thay vì thuê ngoài các công ty chuyên nghiệp. Quyết định này có thể mang lại những lợi ích nhất định về mặt chi phí ban đầu và sự linh hoạt. Tuy nhiên, Việc tự tổ chức không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những đội ngũ thiếu kinh nghiệm chuyên môn về tổ chức sự kiện. Rất nhiều cạm bẫy và sai lầm tiềm ẩn có thể biến một sự kiện được mong chờ thành một thảm họa, gây thiệt hại không chỉ về tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số Sai Lầm Khi Tự Tổ Chức Sự Kiện cho Doanh Nghiệp & Cách Tránh để bạn có được cái nhìn bao quát hơn khi lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình.

Sai lầm 1: Thiếu Kế Hoạch Chi Tiết và Mục Tiêu Mơ Hồ

Sai lầm đầu tiên và cũng là nền tảng cho hầu hết các sai lầm tiếp theo chính là sự thiếu hụt một kế hoạch bài bản và mục tiêu rõ ràng ngay từ vạch xuất phát. Nhiều doanh nghiệp khi quyết định tổ chức sự kiện thường chỉ có một ý tưởng chung chung (“tổ chức tiệc cuối năm”, “ra mắt sản phẩm mới”) mà không đào sâu vào lý do cốt lõi, đối tượng mục tiêu cụ thể là ai, và doanh nghiệp muốn đạt được điều gì sau sự kiện này.

• Mục tiêu sự kiện được đặt ra một cách chung chung, khó đo lường (“tổ chức thành công”, “để mọi người vui”).
• Không xác định rõ chân dung khách mời mục tiêu (độ tuổi, ngành nghề, sở thích, kỳ vọng…).
• Kế hoạch chỉ dừng lại ở những gạch đầu dòng cơ bản (địa điểm, thời gian) mà không có timeline chi tiết cho từng công việc nhỏ.
• Thiếu bảng phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân/bộ phận, dẫn đến chồng chéo hoặc bỏ sót việc.
• Không có kịch bản chương trình chi tiết đến từng phút, bao gồm cả lời dẫn MC, hoạt động cụ thể, âm thanh, ánh sáng đi kèm.
• Thiếu các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPIs) sau sự kiện.

Hậu quả: Kế hoạch mơ hồ dẫn đến mọi khâu chuẩn bị đều thiếu định hướng. Ngân sách không được phân bổ hợp lý, nội dung chương trình lộn xộn, không thu hút đúng đối tượng, công tác hậu cần gặp trục trặc. Kết quả là sự kiện diễn ra kém chuyên nghiệp, không đạt được mục tiêu ban đầu, thậm chí gây lãng phí nguồn lực.

Cách Khắc Phục:

• Xác định Mục Tiêu : Ngay từ đầu, ban tổ chức (BTC) cần ngồi lại để định nghĩa mục tiêu sự kiện một cách Cụ thể, Đo lường được , Khả thi , Phù hợp, và Có thời hạn . Ví dụ: Tăng 15% nhận diện thương hiệu trong nhóm khách hàng tiềm năng X trong 3 tháng sau sự kiện; Thu hút 80% nhân viên tham dự và nhận được 90% phản hồi tích cực về mức độ gắn kết sau buổi team building.
• Nghiên cứu Đối Tượng Mục Tiêu: Hiểu rõ khách mời mong muốn gì, điều gì thu hút họ, họ tương tác trên kênh nào… để xây dựng nội dung, hình thức và chiến lược truyền thông phù hợp.
• Lập Kế Hoạch Tổng Thể và Kế Hoạch Chi Tiết: Bắt đầu với kế hoạch tổng thể (mục tiêu, đối tượng, ngân sách dự kiến, concept chính, timeline chính). Sau đó, triển khai thành các kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục: Kế hoạch truyền thông, Kế hoạch hậu cần (địa điểm, thiết bị, F&B), Kế hoạch nhân sự, Kế hoạch nội dung/kịch bản, Kế hoạch quản lý rủi ro.
• Xây Dựng Timeline (Tiến Độ) Chi Tiết: Chia nhỏ các công việc và đặt thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng đầu mục (ví dụ: Tuần 1: Chốt concept, lên ngân sách sơ bộ; Tuần 2: Khảo sát và chốt địa điểm; Tuần 3: Thiết kế ấn phẩm truyền thông ban đầu…). Luôn có khoảng thời gian đệm cho các công việc để ứng phó với phát sinh.
• Phân Công Công Việc Rõ Ràng (RACI Matrix): Sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc chỉ đơn giản là bảng biểu để phân công người Chịu trách nhiệm chính (Responsible), người Thực hiện (Accountable), những người Cần tư vấn (Consulted), và những người Cần được thông báo (Informed) cho từng đầu việc. Đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.
• Xây Dựng Kịch Bản Chương Trình: Viết kịch bản chi tiết đến từng phút, ghi rõ hoạt động gì diễn ra lúc nào, ai là người thực hiện, âm thanh/ánh sáng/hiệu ứng đi kèm là gì. Chuẩn bị sẵn các phương án thay thế nếu có sự cố.

Sai lầm 2: Quản Lý Ngân Sách Thiếu Chuyên Nghiệp

Một trong những lý do chính khiến doanh nghiệp tự tổ chức là để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, paradox là việc thiếu kinh nghiệm quản lý ngân sách lại thường dẫn đến tình trạng “đội vốn” nghiêm trọng, thậm chí còn tốn kém hơn cả việc thuê công ty chuyên nghiệp.

• Dự trù ngân sách chỉ mang tính ước lượng, bỏ sót nhiều khoản mục nhỏ nhưng cộng dồn lại thành lớn (thuế VAT, phí vận chuyển, chi phí in ấn nhỏ lẻ, quà tặng phát sinh…).
• Không tìm hiểu kỹ giá thị trường, chấp nhận mức giá cao do thiếu kinh nghiệm đàm phán hoặc gấp gáp thuê.
• Phát sinh các hạng mục ngoài kế hoạch do thay đổi ý tưởng liên tục hoặc chuẩn bị không kỹ lưỡng.
• Không theo dõi chi tiêu trong quá trình chuẩn bị, đến cuối mới “tá hỏa” vì hết tiền.
• Thiếu khoản ngân sách dự phòng cho các tình huống bất ngờ.

Hậu quả: Vượt ngân sách gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các hoạt động khác. Nếu phải cắt giảm chi phí đột ngột, chất lượng sự kiện sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Tranh chấp với nhà cung cấp có thể xảy ra.

Cách Khắc Phục:

• Lập Ngân Sách Chi Tiết và Thực Tế: Dựa vào kế hoạch chi tiết, liệt kê tất cả các hạng mục chi phí có thể có, từ những khoản lớn như thuê địa điểm, thiết bị, F&B đến những khoản nhỏ nhất như văn phòng phẩm, pin mic, chi phí đi lại khảo sát…
• Tìm Hiểu và So Sánh Báo Giá: Liên hệ với ít nhất 2-3 nhà cung cấp cho mỗi hạng mục (thiết bị âm thanh/ánh sáng, trang trí, F&B, nhân sự…) để so sánh giá và dịch vụ.
• Đàm Phán: Với số lượng và quy mô của doanh nghiệp, thường có cơ hội đàm phán để có được mức giá tốt hơn hoặc các ưu đãi đi kèm.
• Quản Lý Chi Tiêu Chặt Chẽ: Sử dụng bảng theo dõi chi tiêu (excel, phần mềm…) để ghi lại mọi khoản thu chi. Yêu cầu hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
• Bố Trí Ngân Sách Dự Phòng: Khoản dự phòng này là cực kỳ quan trọng, giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng chung. Mức phổ biến là 10-20% tổng ngân sách dự kiến.
• Kiểm Soát Phát Sinh: Hạn chế tối đa việc thay đổi kế hoạch khi sự kiện đã đi vào khâu chuẩn bị sâu. Mọi thay đổi đều cần được đánh giá tác động lên ngân sách và timeline.

Sai lầm 3: Thiếu Truyền Thông và Quản Lý Khách Mời Kém

Một sự kiện dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu nhưng nếu không ai biết đến hoặc khách mời không cảm thấy được chào đón và quan tâm thì cũng xem như thất bại.

• Chiến dịch truyền thông yếu ớt, không tới được đúng đối tượng hoặc thông điệp không rõ ràng, kém thu hút.
• Gửi thư mời quá muộn hoặc thông tin trên thư mời thiếu sót, không chuyên nghiệp.
• Không có quy trình quản lý danh sách khách mời và xác nhận tham dự rõ ràng, dẫn đến tình trạng thừa/thiếu số lượng khách so với dự kiến.
• Thiếu tương tác với khách mời trước, trong và sau sự kiện (không trả lời câu hỏi, không có kênh hỗ trợ…).
• Công tác đón tiếp, check-in tại sự kiện lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp.

Hậu quả: Số lượng khách tham dự thấp hơn mong đợi, sự kiện kém hiệu quả lan tỏa, khách mời có trải nghiệm tiêu cực về sự thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Cách Khắc Phục:

• Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Toàn Diện: Xác định các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng (email, Zalo, Facebook, website, báo chí…). Lên lịch trình đăng bài, gửi email, quảng cáo… trước sự kiện.
• Thiết Kế Ấn Phẩm Chuyên Nghiệp: Thư mời (online/offline), banner, backdrop, standee, nội dung trên mạng xã hội cần được thiết kế nhất quán theo chủ đề và bộ nhận diện thương hiệu của sự kiện/doanh nghiệp.
• Quản Lý Danh Sách Khách Mời và RSVP: Sử dụng các công cụ (Google Sheets, phần mềm quản lý sự kiện) để theo dõi danh sách khách mời, tình trạng gửi/nhận thư mời và xác nhận tham dự (RSVP). Có kế hoạch gửi nhắc nhở RSVP trước thời hạn.
• Thiết Lập Kênh Hỗ Trợ Thông Tin: Cung cấp số điện thoại hotline, địa chỉ email hoặc nhóm chat để khách mời dễ dàng liên hệ đặt câu hỏi và nhận hỗ trợ.
• Quy Trình Đón Tiếp Chuyên Nghiệp: Chuẩn bị kỹ lưỡng khu vực check-in (bàn đăng ký, danh sách khách mời, bảng tên, quà tặng nếu có). Bố trí nhân viên lễ tân thân thiện, nắm rõ thông tin sự kiện để hướng dẫn khách. Có phương án xử lý tình huống khách không có trong danh sách hoặc đến muộn.
• Tương Tác Sau Sự Kiện: Gửi lời cảm ơn đến khách mời, chia sẻ hình ảnh/video nổi bật, thu thập phản hồi để cải thiện cho các sự kiện sau.

Sai lầm 4: Rào Cản Hậu Cần – Địa Điểm, Thiết Bị và Vận Hành Lục Đục

Các vấn đề về địa điểm, thiết bị và vận hành tại chỗ thường là những yếu tố dễ gây ra sự cố “nhãn tiền” nhất, trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.

• Lựa chọn địa điểm không phù hợp về quy mô, cơ sở vật chất (thiếu nhà vệ sinh, điều hòa kém, chỗ đỗ xe hạn chế…), vị trí khó tìm hoặc di chuyển.
• Thiếu kiểm tra kỹ thuật địa điểm trước khi chốt hợp đồng (khả năng tải điện, điểm treo thiết bị, chất lượng âm thanh sẵn có…).
• Thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu…) kém chất lượng, không đủ công suất hoặc không tương thích.
• Lắp đặt thiết bị sai kỹ thuật, thiếu an toàn (dây điện ngổn ngang, giàn giáo không chắc chắn…).
• Không có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp túc trực trong sự kiện.
• Công tác chuẩn bị, set-up bị chậm tiến độ.
• Quản lý F&B kém (thức ăn nguội, thiếu, phục vụ chậm, không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm).
• Thiếu biển chỉ dẫn, sơ đồ bố trí không gian rõ ràng.

Hậu quả: Sự cố kỹ thuật làm gián đoạn chương trình, khách mời khó chịu về địa điểm hoặc dịch vụ, rủi ro về an toàn cháy nổ hoặc tai nạn, hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng tiêu cực.

Cách Khắc Phục:

• Khảo Sát Địa Điểm Kỹ Lưỡng: Không chỉ xem ảnh mà phải đến tận nơi khảo sát trực tiếp. Kiểm tra không gian, sảnh đón tiếp, khu vực sân khấu, hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng, điều hòa, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe, lối thoát hiểm… Gặp gỡ người quản lý địa điểm để trao đổi chi tiết.
• Lên Danh Sách Thiết Bị Chi Tiết: Dựa vào kịch bản và quy mô, liệt kê cụ thể số lượng và chủng loại từng thiết bị cần thuê (mic, loa, đèn sân khấu, màn hình LED/máy chiếu, máy quay…).
• Chọn Nhà Cung Cấp Thiết Bị Uy Tín: Ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm, thiết bị hiện đại và đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp. Yêu cầu xem catalogue thiết bị và báo giá chi tiết.
• Kiểm Tra và Chạy Thử Hệ Thống: Cần có buổi tổng duyệt kỹ thuật trước sự kiện để kiểm tra toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
• Bố Trí Đội Ngũ Kỹ Thuật Tại Chỗ: Luôn có kỹ thuật viên của nhà cung cấp thiết bị túc trực xuyên suốt sự kiện để xử lý ngay lập tức các sự cố phát sinh.
• Quản Lý Vận Hành Chặt Chẽ: Lập kế hoạch set-up, kiểm soát tiến độ thi công, trang trí. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận F&B (nếu có) để đảm bảo chất lượng và thời gian phục vụ. Bố trí đầy đủ biển chỉ dẫn, sơ đồ không gian.

Sai lầm 5: Rủi Ro Rình Rập – Thiếu Kế Hoạch Quản Lý Rủi Ro và Ứng Biến Kém

Sự kiện là một hoạt động phức tạp với vô số yếu tố ngoại cảnh và nội tại có thể đi chệch khỏi kế hoạch. Việc không lường trước và chuẩn bị phương án ứng phó cho các rủi ro là một sai lầm nghiêm trọng.

• Không có danh sách các rủi ro tiềm ẩn (thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật lớn, khách mời đặc biệt vắng mặt, khủng hoảng truyền thông, vấn đề an ninh…).
• Không xây dựng phương án dự phòng cụ thể cho từng loại rủi ro.
• Khi sự cố xảy ra, BTC lúng túng, bị động, không biết cách xử lý.
• Thiếu các biện pháp đảm bảo an ninh, y tế tại sự kiện.

Hậu quả: Sự kiện bị gián đoạn hoặc hủy bỏ, gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín. An toàn của người tham dự không được đảm bảo. Doanh nghiệp bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, yếu kém trong quản lý khủng hoảng.

Cách Khắc Phục:

• Phân Tích Rủi Ro: Ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, toàn bộ BTC cần cùng nhau ngồi lại để xác định tất cả các rủi ro có thể xảy ra, từ những rủi ro nhỏ (mic rè) đến lớn (hỏa hoạn, ngộ độc thực phẩm). Đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
• Xây Dựng Kế Hoạch Ứng Phó: Đối với mỗi rủi ro đã xác định, đề ra các biện pháp phòng ngừa (làm gì để giảm thiểu khả năng xảy ra) và phương án xử lý (làm gì khi rủi ro xảy ra). Ví dụ: Rủi ro thời tiết xấu (mưa bão) -> Phương án dự phòng: Thuê nhà bạt, chuẩn bị ô dù, có địa điểm trong nhà thay thế hoặc lùi lịch.
• Chuẩn Bị Phương Án B (Backup): Luôn có phương án B cho các yếu tố quan trọng như người dẫn chương trình (MC), tiết mục biểu diễn, thiết bị kỹ thuật chính.
• Đảm Bảo An Ninh và Y Tế: Liên hệ với lực lượng an ninh địa phương (nếu cần), thuê bảo vệ chuyên nghiệp, chuẩn bị bộ dụng cụ y tế, có nhân viên y tế hoặc thỏa thuận với cơ sở y tế gần nhất trong trường hợp khẩn cấp.
• Diễn Tập Các Tình Huống Khẩn Cấp: Đối với các sự kiện lớn hoặc phức tạp, nên tổ chức diễn tập cho BTC và các bên liên quan để họ nắm rõ quy trình ứng phó khi có sự cố.
• Thiết Lập Kênh Liên Lạc Nội Bộ Nhanh Chóng: Sử dụng bộ đàm, nhóm chat để BTC có thể liên lạc và phối hợp xử lý sự cố kịp thời.

Sai lầm 6:  Bỏ Quên Yếu Tố Trải Nghiệm Khách Hàng/Nhân Viên

Mục tiêu cuối cùng của sự kiện là tạo ra ấn tượng tốt đẹp và mang lại giá trị cho người tham dự. Nếu chỉ tập trung vào việc “chương trình diễn ra” mà bỏ quên yếu tố trải nghiệm, sự kiện sẽ trở nên nhạt nhẽo và kém hiệu quả.

• Chương trình đơn điệu, chỉ tập trung vào phần phát biểu, báo cáo khô khan.
• Thiếu các hoạt động tương tác, kết nối giữa những người tham dự.
• Không gian sự kiện nhàm chán, thiếu điểm nhấn, không tạo cảm giác đặc biệt.
• Âm thanh quá to/quá nhỏ, ánh sáng không phù hợp, gây khó chịu cho khách mời.
• Thức ăn, đồ uống kém chất lượng hoặc không đủ.
• Thiếu sự quan tâm, chăm sóc đến khách mời (không có khu vực nghỉ ngơi, thiếu nước uống…).
• Công tác hậu cần liên quan đến khách mời (đưa đón, chỗ ở…) không chu đáo.

Hậu quả: Khách mời cảm thấy nhàm chán, không hứng thú, không có ấn tượng gì sau sự kiện. Mục tiêu về gắn kết, truyền thông, hay tạo dựng hình ảnh khó lòng đạt được.

Cách Khắc Phục:

• Đặt Khách Mời Vào Trung Tâm: Luôn suy nghĩ từ góc độ của người tham dự: Họ mong đợi gì? Điều gì sẽ làm họ ấn tượng? Họ muốn tương tác với ai, điều gì?
• Thiết Kế Nội Dung Hấp Dẫn và Tương Tác: Lồng ghép các hoạt động vui chơi, minigame, bốc thăm trúng thưởng, phiên hỏi đáp, workshop… để tăng sự tham gia của khách mời.
• Tạo Điểm Nhấn Không Gian: Trang trí khu vực sự kiện theo chủ đề, tạo các góc check-in đẹp mắt, sử dụng âm thanh, ánh sáng, mùi hương (nếu phù hợp) để tăng trải nghiệm giác quan.
• Chú Trọng Chất Lượng F&B: Lựa chọn thực đơn đa dạng, phù hợp với khẩu vị chung và các yêu cầu đặc biệt (ăn chay, dị ứng…). Đảm bảo thức ăn, đồ uống luôn tươi ngon, nóng/lạnh phù hợp và được phục vụ chu đáo.
• Quan Tâm Đến Từng Chi Tiết Nhỏ: Chuẩn bị đầy đủ nước uống, khu vực nghỉ ngơi thoải mái, hướng dẫn tận tình. Đối với sự kiện có khách mời từ xa, cần có kế hoạch hỗ trợ di chuyển, chỗ ở.
• Tạo Cơ Hội Kết Nối (Networking): Thiết kế các khoảng thời gian và không gian cho khách mời tự do giao lưu, trò chuyện với nhau.

Sai lầm 7: Thiếu Đánh Giá và Báo Cáo Hiệu Quả

Nhiều doanh nghiệp xem sự kiện kết thúc khi khách mời ra về và quên đi khâu đánh giá, báo cáo hiệu quả. Đây là một sự lãng phí lớn vì bỏ lỡ cơ hội quý báu để đo lường mức độ thành công, thu thập bài học kinh nghiệm và chứng minh giá trị của sự kiện.

• Không thu thập phản hồi một cách có hệ thống từ khách mời, nhân viên, đối tác…
• Không đo lường các chỉ số (KPIs) đã đặt ra ban đầu (số lượng khách, mức độ hài lòng, mức độ tương tác trên mạng xã hội, số lượng lead thu được…).
• Không lập báo cáo tổng kết chi tiết về toàn bộ quá trình tổ chức và kết quả sự kiện.
• Không có buổi họp “post-mortem” (phân tích sau sự kiện) để cả đội ngũ rút kinh nghiệm.

Hậu quả: Không biết sự kiện thành công hay thất bại ở mức độ nào, không có dữ liệu để chứng minh hiệu quả đầu tư, không học hỏi được từ những sai lầm để cải thiện cho các sự kiện sau.

Cách Khắc Phục:

• Thiết Kế Phiếu Khảo Sát: Chuẩn bị các câu hỏi khảo sát phù hợp để thu thập phản hồi về nội dung, địa điểm, hậu cần, trải nghiệm tổng thể… Gửi phiếu khảo sát sau sự kiện qua email hoặc các kênh trực tuyến.
• Đo Lường và Phân Tích KPIs: Thu thập dữ liệu về số lượng khách tham dự thực tế, tương tác trên mạng xã hội (hashtag, check-in…), số lượng đăng ký/mua hàng (nếu là sự kiện bán hàng), số lượng lead thu được… So sánh với mục tiêu ban đầu.
• Thu Thập Phản Hồi Nội Bộ: Tổ chức họp với BTC và các bộ phận liên quan để thu thập ý kiến, đánh giá về quy trình làm việc, những khó khăn gặp phải, những điểm làm tốt và chưa tốt.
• Lập Báo Cáo Tổng Kết: Tổng hợp tất cả dữ liệu (ngân sách thực tế, số lượng khách, kết quả khảo sát, phân tích KPIs, hình ảnh/video nổi bật) thành một báo cáo hoàn chỉnh. Báo cáo này cần được trình bày rõ ràng, có phân tích và đề xuất cải tiến.
• Tổ Chức Buổi Họp Rút Kinh Nghiệm: Đây là bước quan trọng để toàn bộ đội ngũ cùng nhìn lại quá trình, chia sẻ bài học và đưa ra các hành động cụ thể để cải thiện quy trình tổ chức sự kiện trong tương lai.

Sai lầm 8: Những Chi Phí Ẩn Khi Tự Tổ Chức

Ngoài các chi phí trực tiếp cho địa điểm, thiết bị, F&B…, doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện còn phải đối mặt với nhiều “chi phí ẩn” khác mà đôi khi họ không nhận ra hoặc đánh giá thấp:

• Chi phí thời gian và nguồn lực nội bộ: Nhân viên thay vì tập trung vào công việc chuyên môn lại phải dành thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện (lập kế hoạch, tìm nhà cung cấp, quản lý…). Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung và các mục tiêu kinh doanh cốt lõi.
• Chi phí cơ hội: Thời gian và nguồn lực dồn vào tổ chức sự kiện có thể đã được sử dụng hiệu quả hơn cho các hoạt động khác mang lại doanh thu hoặc lợi ích chiến lược lâu dài.
• Thiếu kinh nghiệm dẫn đến sai sót và chi phí sửa chữa: Sai lầm trong quá trình chuẩn bị hoặc tại sự kiện có thể buộc doanh nghiệp phải chi thêm tiền để khắc phục, đôi khi tốn kém hơn nhiều so với chi phí phòng ngừa ban đầu.
• Mối quan hệ với nhà cung cấp không tối ưu: Do không có kinh nghiệm và mạng lưới quan hệ trong ngành, doanh nghiệp có thể không đàm phán được mức giá tốt nhất hoặc không nhận được dịch vụ ưu tiên như các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (vốn là đối tác thường xuyên của các nhà cung cấp).
• Áp lực và căng thẳng cho nhân viên: Việc gánh vác trách nhiệm tổ chức một sự kiện lớn ngoài chuyên môn có thể gây áp lực và căng thẳng cho nhân viên, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.

Khi Nào Nên lựa chọn đơn vị tổ chức thay vì tự tổ chức

Sau khi nhận diện được những sai lầm và rủi ro khi tự tổ chức, doanh nghiệp cần cân nhắc liệu tự thực hiện có phải là lựa chọn tối ưu nhất hay không. Việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể là giải pháp hiệu quả trong nhiều trường hợp:

– Sự kiện quy mô lớn và phức tạp: Các sự kiện như hội nghị quốc tế, lễ kỷ niệm công ty với hàng trăm/hàng nghìn khách mời, lễ ra mắt sản phẩm/dịch vụ đòi hỏi kỹ thuật cao… cần đội ngũ chuyên nghiệp có kinh nghiệm xử lý các vấn đề phức tạp.

– Sự kiện mang tính chiến lược cao: Đối với các sự kiện ảnh hưởng lớn đến hình ảnh thương hiệu, quan hệ đối tác, hoặc mục tiêu kinh doanh trọng yếu, việc đảm bảo sự chuyên nghiệp và thành công là ưu tiên hàng đầu.

– Doanh nghiệp thiếu nguồn lực và kinh nghiệm: Khi đội ngũ nội bộ không có đủ thời gian, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế trong tổ chức sự kiện, thuê ngoài là giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng.

– Cần ý tưởng sáng tạo và độc đáo: Các agency chuyên nghiệp thường có đội ngũ sáng tạo, có thể đưa ra những ý tưởng mới lạ, độc đáo, giúp sự kiện trở nên nổi bật và khác biệt.

– Cần tiết kiệm thời gian và giảm áp lực cho nhân viên: Giao phó việc tổ chức cho bên thứ ba giúp nhân viên nội bộ tập trung vào công việc chính của họ.

– Tối ưu hóa chi phí tổng thể (Total Cost of Ownership): Mặc dù chi phí thuê agency có vẻ cao ban đầu, nhưng nếu tính toán cả chi phí ẩn, rủi ro và hiệu quả đạt được, việc thuê chuyên nghiệp đôi khi lại là phương án tiết kiệm hơn. Agency có thể đàm phán được giá tốt hơn với nhà cung cấp, quản lý rủi ro hiệu quả, và đảm bảo sự kiện đạt được mục tiêu đề ra, mang lại lợi ích xứng đáng với khoản đầu tư.

F5VISION – CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc tổ chức một sự kiện không chỉ dừng lại ở việc cung cấp không gian và thiết bị mà còn là nghệ thuật tạo nên dấu ấn thương hiệu, kết nối con người và xây dựng trải nghiệm đáng nhớ. F5VISION – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại TP.HCM, mang đến những giải pháp sáng tạo, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất

>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN