Những khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện trọn gói và cách khắc phục

Từ những buổi lễ khai trương hoành tráng, hội nghị chuyên nghiệp đến tiệc tất niên cuối năm sôi động, sự kiện luôn là “mặt trận” quan trọng để doanh nghiệp ghi dấu ấn, quảng bá thương hiệu và kết nối nội bộ. Nhưng ít ai biết rằng, đằng sau ánh đèn sân khấu lung linh và những tràng pháo tay rộn ràng là vô vàn khó khăn mà nhà tổ chức phải đối mặt.

Tổ chức sự kiện trọn gói tưởng chừng là giải pháp tối ưu khi mọi công đoạn được chuyên nghiệp hóa – từ ý tưởng, kịch bản, thi công, truyền thông đến vận hành. Tuy nhiên, chính sự toàn diện ấy lại yêu cầu cao về năng lực điều phối, tư duy chiến lược và khả năng ứng biến. Trong bài viết này, hãy cùng F5VISION điểm qua những khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện trọn gói – và quan trọng hơn, là cách để tháo gỡ chúng một cách thông minh và hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất

Những khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện trọn gói và cách khắc phục

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và phức tạp này, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói (full-service event planning) đã ra đời và nhanh chóng trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Giải pháp này hứa hẹn mang lại sự tiện lợi tối đa, tiết kiệm thời gian, công sức quý báu và đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả cho sự kiện. Khi lựa chọn dịch vụ trọn gói, khách hàng có thể “giao phó” toàn bộ hoặc phần lớn các công đoạn phức tạp, từ lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, dự trù ngân sách, tìm kiếm địa điểm, thiết kế, thi công, quản lý nhà cung cấp, điều phối nhân sự, đến quản lý rủi ro và báo cáo sau sự kiện cho một đơn vị chuyên nghiệp.

Lợi ích là không thể phủ nhận: giảm tải áp lực cho đội ngũ nội bộ, tiếp cận được mạng lưới đối tác và nhà cung cấp uy tín, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, liền mạch và đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, con đường đến một sự kiện thành công không phải lúc nào cũng trải đầy hoa hồng, ngay cả khi đã có sự hỗ trợ toàn diện từ một công ty sự kiện. Việc nhận diện sớm và hiểu rõ những vấn đề tiềm ẩn này là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để có thể chủ động đưa ra các giải pháp khắc phục hiệu quả, đảm bảo sự kiện không chỉ diễn ra mà còn diễn ra thành công rực rỡ, để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách mời và đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Dưới đây, F5VISION sẽ đi sâu vào phân tích những khó khăn thường gặp nhất trong quá trình tổ chức sự kiện trọn gói và đề xuất những phương pháp khắc phục thực tế, giúp các doanh nghiệp và cá nhân tự tin hơn khi lựa chọn và làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ này.

1/ Thiếu Định Hướng và Mục Tiêu Rõ Ràng Cho Sự Kiện

Đây là một trong những vấn đề gốc rễ và phổ biến nhất, thường xuất phát từ chính phía khách hàng. Rất nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân khi nảy ra ý định tổ chức một sự kiện thường chỉ dừng lại ở những mong muốn khá mơ hồ như “tổ chức một buổi tiệc cuối năm thật vui”, “làm một chương trình ra mắt sản phẩm ấn tượng”, hay “tổ chức hội nghị khách hàng để tăng gắn kết”. Những ý tưởng sơ bộ này là cần thiết, nhưng chưa đủ để tạo thành một nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch. Sự thiếu vắng mục tiêu cụ thể, đo lường được (theo tiêu chuẩn SMART – Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dẫn đến nhiều hệ lụy:

– Kế hoạch lan man, thiếu trọng tâm: Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rất khó để tư vấn và xây dựng một kịch bản, ý tưởng chủ đạo (concept) phù hợp khi không hiểu rõ đích đến cuối cùng là gì. Các hoạt động có thể bị dàn trải, không tập trung vào thông điệp cốt lõi.

– Khó đo lường hiệu quả: Nếu không xác định rõ mục tiêu (ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu bao nhiêu %, thu thập bao nhiêu khách hàng tiềm năng, cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên lên bao nhiêu điểm…), việc đánh giá sự thành công của sự kiện sau khi kết thúc sẽ trở nên cảm tính và thiếu cơ sở.

– Lãng phí nguồn lực: Ngân sách và công sức có thể bị phân bổ vào những hạng mục không thực sự cần thiết hoặc không phục vụ trực tiếp cho mục tiêu chính.

– Thông điệp không nhất quán: Nội dung chương trình, thiết kế, hoạt động truyền thông có thể không đồng bộ, làm loãng đi thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm.

Cách Khắc Phục Hiệu Quả:

Giải quyết vấn đề này đòi hỏi sự chủ động và nghiêm túc ngay từ giai đoạn đầu tiên, trước cả khi liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện.

– Tổ Chức Họp Nội Bộ (Kick-off Meeting): Đây là bước không thể bỏ qua. Buổi họp này cần có sự tham gia của tất cả các bên liên quan chính trong nội bộ doanh nghiệp (ban lãnh đạo, bộ phận marketing, bán hàng, nhân sự…). Mục tiêu của buổi họp là cùng nhau thảo luận và trả lời rõ ràng các câu hỏi then chốt:

– Xây Dựng Bản Yêu Cầu Chi Tiết (Event Brief): Dựa trên kết quả buổi họp nội bộ, hãy tổng hợp thành một bản yêu cầu (brief) chi tiết và rõ ràng để cung cấp cho các đơn vị tổ chức sự kiện tiềm năng. Bản brief này đóng vai trò như “kim chỉ nam”, giúp họ hiểu rõ mong muốn của bạn và đưa ra những đề xuất (proposal) phù hợp và sáng tạo.

– Vai Trò Tư Vấn Của Agency: Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ thụ động nhận yêu cầu. Họ sẽ chủ động đặt câu hỏi, gợi ý, phản biện dựa trên kinh nghiệm thực tế để cùng khách hàng làm rõ và hoàn thiện các mục tiêu, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Hãy cởi mở trao đổi và lắng nghe tư vấn từ họ.

2/ Thiếu Ngân Sách Hoặc Phân Bổ Ngân Sách Chưa Hợp Lý

Ngân sách luôn là một trong những yếu tố nhạy cảm và quan trọng hàng đầu trong mọi dự án, và tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ. Khó khăn về ngân sách thường biểu hiện dưới nhiều hình thức:

– Ngân sách hạn chế: Doanh nghiệp có một khoản chi phí cố định, eo hẹp, không đủ để đáp ứng tất cả các mong muốn về quy mô, chất lượng hay sự hoành tráng của sự kiện.

– Kỳ vọng không thực tế: Mong muốn một sự kiện “sang-xịn-mịn” nhưng ngân sách lại quá thấp so với mặt bằng chung của thị trường hoặc yêu cầu cụ thể.

– Không biết cách phân bổ: Ngay cả khi có ngân sách tương đối, việc phân chia chi phí cho hàng loạt hạng mục như thuê địa điểm, thiết kế và thi công sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, nhân sự (MC, PG, lễ tân, ca sĩ, vũ đoàn…), catering (ẩm thực), quà tặng, in ấn, truyền thông, chi phí quản lý, chi phí dự phòng… là một bài toán phức tạp. Phân bổ sai có thể dẫn đến việc lãng phí vào những thứ ít quan trọng và thiếu hụt cho những yếu tố then chốt.

– Chi phí phát sinh không lường trước: Quá trình triển khai luôn có thể nảy sinh những chi phí không nằm trong dự tính ban đầu (ví dụ: thay đổi yêu cầu phút chót, hư hỏng thiết bị, cần thêm nhân sự hỗ trợ…). Nếu không có quỹ dự phòng, điều này sẽ gây áp lực tài chính lớn.

Cách Khắc Phục Hiệu Quả:

Quản lý ngân sách hiệu quả đòi hỏi sự minh bạch, lập kế hoạch chi tiết và khả năng đưa ra quyết định ưu tiên.

– Minh Bạch Ngay Từ Đầu: Hãy chia sẻ thẳng thắn về khoảng ngân sách dự kiến (hoặc ngân sách tối đa) với đơn vị tổ chức sự kiện. Điều này giúp họ đưa ra những giải pháp và đề xuất phù hợp nhất với khả năng tài chính của bạn, tránh mất thời gian vào những ý tưởng viển vông, không khả thi.

– Yêu Cầu Báo Giá Chi Tiết (Detailed Quotation): Một đơn vị uy tín sẽ cung cấp một bảng dự trù kinh phí chi tiết, liệt kê rõ ràng từng hạng mục chi phí, đơn giá, số lượng và thành tiền. Điều này giúp bạn hiểu rõ tiền của mình sẽ được chi tiêu vào đâu. Đừng ngần ngại hỏi nếu có bất kỳ khoản mục nào chưa rõ ràng.

– Tư Vấn Tối Ưu Hóa Ngân Sách: Làm việc chặt chẽ với đơn vị tổ chức để tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Họ có kinh nghiệm và mối quan hệ với các nhà cung cấp, có thể đề xuất các phương án thay thế hợp lý (ví dụ: lựa chọn địa điểm vào ngày thường thay vì cuối tuần, sử dụng công nghệ trình chiếu thay vì màn hình LED quá lớn, tối ưu thiết kế trang trí…).

– Xác Định Ưu Tiên: Không phải tất cả các hạng mục đều có tầm quan trọng như nhau. Hãy cùng agency xác định đâu là những yếu tố “must-have” (bắt buộc phải có) ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm cốt lõi của khách mời và mục tiêu sự kiện (ví dụ: chất lượng âm thanh, nội dung chương trình, diễn giả chính…) và đâu là những yếu tố “nice-to-have” (có thì tốt) có thể linh hoạt điều chỉnh hoặc cắt giảm nếu cần.

– Lập Quỹ Dự Phòng (Contingency Fund): Luôn dành ra một khoản ngân sách dự phòng, thường chiếm khoảng 10-15% tổng chi phí dự kiến, để đối phó với các chi phí phát sinh không lường trước. Điều này giúp bạn chủ động hơn và tránh bị động về tài chính.

Sử dụng dịch vụ trọn gói thường giúp quản lý ngân sách hiệu quả hơn. Các công ty sự kiện chuyên nghiệp có kinh nghiệm trong việc dự trù chi phí, đàm phán giá tốt với nhà cung cấp và kiểm soát chi tiêu chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện, giúp hạn chế tối đa các chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

3. Thiếu Sự Phối Hợp Giữa Các Bên Liên Quan

Một sự kiện, đặc biệt là sự kiện quy mô lớn, hiếm khi chỉ là công việc của một cá nhân hay một bộ phận duy nhất. Nó là sự tổng hòa nỗ lực của rất nhiều bên liên quan (stakeholders), bao gồm:

– Nội bộ khách hàng: Bộ phận Marketing (truyền thông, nội dung), Bán hàng (mời khách), Nhân sự (sự kiện nội bộ), Hậu cần/Admin (hỗ trợ thủ tục, vận chuyển), Ban lãnh đạo (phê duyệt, phát biểu)…

– Đơn vị tổ chức sự kiện (Agency): Đội ngũ account (liên lạc chính), creative (ý tưởng, thiết kế), production (thi công, kỹ thuật), event manager (điều phối hiện trường)…

– Các nhà cung cấp (Vendors/Suppliers): Địa điểm, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, catering, in ấn, quà tặng, nhân sự biểu diễn, an ninh, vệ sinh…

– Các đối tác khác: Nhà tài trợ, đơn vị bảo trợ truyền thông, diễn giả khách mời… Nếu thiếu một cơ chế phối hợp nhịp nhàng, một luồng thông tin thông suốt và sự phân công trách nhiệm rõ ràng, tình trạng “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược” rất dễ xảy ra, dẫn đến:

– Chồng chéo công việc: Hai bộ phận cùng làm một việc gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

– Bỏ sót hạng mục: Những việc quan trọng không có ai chịu trách nhiệm chính và bị bỏ quên.

– Thông tin sai lệch, tam sao thất bản: Quyết định hoặc yêu cầu không được truyền đạt đúng và đủ đến tất cả các bên liên quan.

– Chậm trễ tiến độ: Sự thiếu phối hợp làm chậm quá trình phê duyệt, cung cấp thông tin, hoặc thực thi công việc.

– Mâu thuẫn, đổ lỗi: Khi có sự cố xảy ra, việc quy trách nhiệm trở nên khó khăn và dễ dẫn đến xung đột.

Cách Khắc Phục Hiệu Quả:

Thiết lập một cấu trúc quản lý dự án rõ ràng và các kênh giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo sự phối hợp ăn ý.

– Xác Định Rõ Vai Trò và Trách Nhiệm (Roles & Responsibilities): Ngay từ đầu, cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm chính cho từng hạng mục công việc, ai là người hỗ trợ, ai cần được thông báo và ai là người ra quyết định cuối cùng. Sử dụng ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một cách hiệu quả để làm điều này.

– Thiết Lập Nhóm Làm Việc Chung: Tạo một nhóm làm việc cốt lõi bao gồm đại diện chính từ phía khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện. Nhóm này sẽ là đầu mối liên lạc chính, thường xuyên cập nhật tình hình và đưa ra các quyết định quan trọng.

– Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện Đóng Vai Trò Trung Tâm: Lý tưởng nhất, agency nên đóng vai trò là đầu mối điều phối trung tâm, chịu trách nhiệm liên lạc, quản lý và đồng bộ hóa công việc của tất cả các nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Điều này giúp giảm tải cho khách hàng và đảm bảo thông tin được quản lý tập trung.

– Lịch Họp Định Kỳ: Tổ chức các buổi họp cập nhật tiến độ định kỳ (hàng tuần hoặc tùy theo giai đoạn của dự án) với sự tham gia của các bên liên quan chính. Các buổi họp này là cơ hội để chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và đảm bảo mọi người cùng nhìn về một hướng.

– Sử Dụng Công Cụ Quản Lý Dự Án: Tận dụng các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, Notion, Basecamp, hoặc đơn giản là Google Sheets/Docs được chia sẻ. Các công cụ này giúp theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, lưu trữ tài liệu và giao tiếp một cách minh bạch, cập nhật theo thời gian thực.

– Xây Dựng Kế Hoạch Tổng Thể (Master Plan) và Timeline Chi Tiết: Một kế hoạch tổng thể với timeline rõ ràng cho từng hạng mục công việc, kèm theo deadline cụ thể, giúp mọi người nắm được bức tranh chung và trách nhiệm của mình trong đó.

4. Thay Đổi Yêu Cầu Vào Phút Chót: “Cơn Ác Mộng” Của Người Làm Sự Kiện

Đây có lẽ là một trong những thách thức gây đau đầu và căng thẳng nhất cho cả khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện. Việc khách hàng thay đổi ý tưởng, nội dung chương trình, danh sách khách mời, diễn giả, thiết kế sân khấu, vật phẩm quảng cáo, thậm chí cả địa điểm hoặc ngày tổ chức khi sự kiện đã cận kề là điều không hiếm gặp. Nguyên nhân có thể đa dạng: sự thiếu quyết đoán, có thêm thông tin mới, thay đổi định hướng chiến lược từ cấp trên, phản hồi từ các bên liên quan khác, hoặc đơn giản là “nghĩ lại”. Hậu quả của những thay đổi vào phút chót thường rất lớn:

– Áp lực khổng lồ lên đội ngũ tổ chức: Họ phải làm việc với cường độ cao, chạy đua với thời gian để điều chỉnh kế hoạch, liên hệ lại với các nhà cung cấp, cập nhật thiết kế, nội dung…

– Tăng chi phí: Nhiều nhà cung cấp sẽ tính thêm phí cho các thay đổi gấp hoặc hủy bỏ dịch vụ đã đặt. Chi phí in ấn lại, làm thêm giờ… cũng sẽ phát sinh.

– Rủi ro sai sót cao: Việc thực hiện thay đổi trong thời gian gấp gáp làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi trong quá trình sản xuất, thi công, hoặc điều phối.

– Ảnh hưởng đến chất lượng: Đôi khi, những thay đổi đột ngột buộc phải chấp nhận những giải pháp tình thế, không tối ưu, làm giảm chất lượng tổng thể của sự kiện.

– Gây căng thẳng trong mối quan hệ: Sự thay đổi liên tục có thể làm xói mòn lòng tin và gây khó chịu cho cả hai bên.

Cách Khắc Phục Hiệu Quả:

Mặc dù khó tránh khỏi hoàn toàn, việc quản lý các thay đổi vào phút chót có thể được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách:

– Hợp Đồng Rõ Ràng: Hợp đồng ký kết giữa khách hàng và đơn vị tổ chức cần quy định rõ ràng về quy trình yêu cầu thay đổi, các mốc thời gian quan trọng không thể thay đổi (ví dụ: chốt thiết kế final, chốt danh sách khách mời, gửi file in ấn…), và các chi phí phát sinh tiềm năng nếu có thay đổi sau các mốc này. Điều này tạo ra một khuôn khổ làm việc minh bạch và ràng buộc trách nhiệm.

– Tư Vấn Kỹ Lưỡng và Thống Nhất Sớm: Đơn vị tổ chức cần dành thời gian tư vấn thật kỹ cho khách hàng ngay từ đầu, giúp họ hình dung rõ về sự kiện, xem xét các phương án khác nhau và đưa ra quyết định cuối cùng một cách chắc chắn. Việc chốt các hạng mục quan trọng càng sớm càng tốt sẽ giảm thiểu khả năng thay đổi sau này.

– Quy Trình Phê Duyệt Rõ Ràng: Xác định rõ ai trong nội bộ khách hàng có thẩm quyền cuối cùng để phê duyệt các hạng mục và yêu cầu thay đổi. Điều này tránh tình trạng nhiều người cùng đưa ra ý kiến trái chiều gây nhiễu loạn.

– Xây Dựng Phương Án Dự Phòng (Contingency Plan): Kinh nghiệm của đơn vị tổ chức thể hiện ở khả năng lường trước các thay đổi tiềm năng và chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng cơ bản. Ví dụ, có sẵn một vài mẫu thiết kế backdrop thay thế, chuẩn bị nội dung MC linh hoạt…

– Giao Tiếp Thẳng Thắn và Linh Hoạt: Khi có yêu cầu thay đổi, agency cần nhanh chóng đánh giá mức độ ảnh hưởng (về thời gian, chi phí, nhân lực, rủi ro) và trao đổi thẳng thắn với khách hàng về tính khả thi và các hệ quả. Đồng thời, cũng cần thể hiện sự linh hoạt và nỗ lực tìm giải pháp tốt nhất trong khả năng cho phép.

– Quản Lý Kỳ Vọng: Giúp khách hàng hiểu rằng mọi thay đổi đều cần thời gian và có thể phát sinh chi phí. Sự kiện càng cận kề, khả năng thực hiện thay đổi càng khó khăn và tốn kém.

5. Rủi Ro Về Kỹ Thuật, Thời Tiết Hoặc Sự Cố Bất Ngờ

“Murphy’s Law” (Định luật Murphy – Bất cứ điều gì có thể xảy ra sai sót, sẽ xảy ra sai sót) dường như luôn hiện hữu trong ngành tổ chức sự kiện. Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, vẫn luôn có khả năng xảy ra những sự cố không mong muốn:

– Sự cố kỹ thuật: Âm thanh bị rè, mất tiếng, micro hết pin; máy chiếu mờ, không kết nối được; màn hình LED bị sọc, mất tín hiệu; ánh sáng trục trặc; hệ thống mạng Wi-Fi yếu hoặc sập…

– Yếu tố thời tiết (đặc biệt với sự kiện ngoài trời): Trời mưa đột ngột, gió lớn làm tốc mái che, bay đồ trang trí; nắng quá gay gắt hoặc trời quá lạnh ảnh hưởng sức khỏe và sự thoải mái của khách mời.

– Sự cố về con người và hậu cần: Khách mời đến muộn hoặc không đến; diễn giả/MC kẹt xe, đến trễ hoặc hủy vào phút chót; nhân sự phục vụ thiếu chuyên nghiệp; sự cố an ninh; vấn đề y tế (khách mời bị mệt, ngất xỉu); trục trặc trong khâu phục vụ đồ ăn/thức uống… Những sự cố này, dù nhỏ hay lớn, đều có thể làm gián đoạn chương trình, gây khó chịu cho khách mời, ảnh hưởng đến hình ảnh của đơn vị tổ chức và khách hàng, và thậm chí có thể gây nguy hiểm.

Cách Khắc Phục Hiệu Quả:

Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

– Lập Kế Hoạch Quản Lý Rủi Ro (Risk Management Plan): Trước sự kiện, cần ngồi lại để xác định các rủi ro tiềm ẩn có khả năng xảy ra cao nhất đối với loại hình và địa điểm tổ chức sự kiện cụ thể. Với mỗi rủi ro, cần đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra, từ đó đề ra các biện pháp phòng ngừa và phương án xử lý nếu nó thực sự xảy ra.

– Kiểm Tra Kỹ Thuật Kỹ Lưỡng (Technical Rehearsal): Đây là bước tối quan trọng. Toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED, đường truyền mạng… cần được lắp đặt sớm và chạy thử (test) nhiều lần trước giờ G. Nên có một buổi tổng duyệt (full rehearsal) với sự tham gia của MC, đạo diễn, đội kỹ thuật để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru theo kịch bản. Luôn chuẩn bị thiết bị dự phòng cho các hạng mục quan trọng (micro, laptop, dây cáp…).

– Chuẩn Bị Phương Án B Cho Thời Tiết: Với sự kiện ngoài trời, việc có phương án dự phòng là bắt buộc. Tùy thuộc vào ngân sách và điều kiện địa điểm, đó có thể là thuê sẵn nhà bạt, mái che chắc chắn, chuẩn bị ô dù, quạt/máy sưởi, hoặc có sẵn một không gian trong nhà thay thế nếu thời tiết quá xấu. Theo dõi sát dự báo thời tiết những ngày cận sự kiện.

– Kịch Bản Ứng Biến Linh Hoạt: Xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình, nhưng đồng thời cũng chuẩn bị sẵn các phương án ứng biến cho những tình huống bất ngờ. Ví dụ: MC cần được trang bị kỹ năng xử lý tình huống, “câu giờ” một cách khéo léo nếu có trục trặc kỹ thuật hoặc diễn giả đến muộn; đội ngũ điều phối cần có kế hoạch phân luồng khách mời, xử lý người đến muộn…

– Đội Ngũ Nhân Sự Chuyên Nghiệp và Kinh Nghiệm: Lựa chọn đội ngũ nhân sự (kỹ thuật, điều phối, an ninh, y tế, PG, lễ tân…) có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và có khả năng phản ứng nhanh nhạy với các tình huống phát sinh. Cần có người quản lý chung (Event Manager/Show Director) có khả năng bao quát và đưa ra quyết định nhanh chóng tại hiện trường.

– Thông Tin Liên Lạc Khẩn Cấp: Có sẵn danh sách thông tin liên lạc khẩn cấp của tất cả các bộ phận, nhà cung cấp, và các đơn vị hỗ trợ (cứu thương, cứu hỏa, an ninh khu vực…). Thiết lập kênh liên lạc nội bộ hiệu quả (ví dụ: bộ đàm) cho đội ngũ điều phối tại hiện trường.

6. Thiếu Trải Nghiệm và Đơn Vị Tổ Chức Thiếu Chuyên Nghiệp

Đây là rủi ro đến từ việc lựa chọn sai đối tác tổ chức sự kiện. Thị trường hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ này với quy mô và năng lực khác nhau. Nếu không tìm hiểu kỹ và vô tình hợp tác với một đơn vị thiếu kinh nghiệm, thiếu năng lực hoặc thiếu sự tận tâm, khách hàng có thể đối mặt với hàng loạt vấn đề:

– Tư vấn hời hợt, ý tưởng cũ kỹ: Không đưa ra được những giải pháp sáng tạo, phù hợp với mục tiêu và ngân sách của khách hàng.

– Kế hoạch sơ sài, thiếu chi tiết: Báo giá chung chung, kịch bản không rõ ràng, timeline không cụ thể.

– Năng lực thực thi yếu kém: Thi công cẩu thả, không đúng thiết kế; quản lý nhà cung cấp lỏng lẻo; điều phối hiện trường rối ren, không chuyên nghiệp.

– Giao tiếp kém hiệu quả: Chậm phản hồi, thông tin không minh bạch, khó liên lạc.

– Không xử lý được khủng hoảng: Lúng túng, bị động khi có sự cố xảy ra.

– Thiếu trách nhiệm: Đổ lỗi cho khách hàng hoặc các bên khác khi có vấn đề. Hậu quả cuối cùng không chỉ là một sự kiện thất bại, lãng phí tiền bạc, mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp và gây ra sự thất vọng lớn cho khách mời.

Cách Khắc Phục Hiệu Quả:

Việc lựa chọn đúng đơn vị tổ chức sự kiện là yếu tố then chốt, quyết định đến 50% thành công của sự kiện. Hãy đầu tư thời gian và công sức vào quá trình này.

– Nghiên Cứu Kỹ Lưỡng (Due Diligence): Đừng chỉ chọn đơn vị đầu tiên bạn tìm thấy hoặc đơn vị báo giá rẻ nhất. Hãy tìm kiếm thông tin về các công ty sự kiện tiềm năng qua nhiều kênh: website, mạng xã hội, các bài báo, đánh giá từ khách hàng cũ, hỏi ý kiến từ những người có kinh nghiệm trong ngành.

– Xem Xét Hồ Sơ Năng Lực (Portfolio/Credentials): Yêu cầu các đơn vị cung cấp hồ sơ năng lực chi tiết, bao gồm:

1. Danh sách các sự kiện đã thực hiện: Đặc biệt chú ý đến các sự kiện có quy mô, tính chất tương tự như sự kiện bạn dự định tổ chức.
2. Hình ảnh, video thực tế: Giúp bạn hình dung rõ hơn về chất lượng công việc của họ.
3. Case studies (Nghiên cứu tình huống): Xem cách họ giải quyết vấn đề và đạt được kết quả cho khách hàng cụ thể.
4. Phản hồi từ khách hàng cũ (Testimonials/References): Liên hệ trực tiếp với khách hàng cũ (nếu có thể) để có những đánh giá khách quan.

– Gặp Gỡ và Trao Đổi Trực Tiếp: Tổ chức các buổi gặp mặt để trao đổi về yêu cầu của bạn và đánh giá cách làm việc, sự chuyên nghiệp, mức độ thấu hiểu và sự nhiệt tình của đội ngũ agency. Hãy đặt những câu hỏi cụ thể về quy trình làm việc, kinh nghiệm xử lý tình huống, đội ngũ nhân sự…

– So Sánh Đề Xuất (Proposal) và Báo Giá: Yêu cầu ít nhất 2-3 đơn vị cung cấp đề xuất và báo giá chi tiết dựa trên bản yêu cầu (brief) của bạn. So sánh không chỉ về giá cả mà còn về ý tưởng sáng tạo, mức độ chi tiết của kế hoạch, sự phù hợp với mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp của bạn.

– Kiểm Tra Hợp Đồng: Đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng, đảm bảo mọi thỏa thuận về phạm vi công việc, trách nhiệm, chi phí, tiến độ, điều khoản thanh toán, quy định về thay đổi và hủy bỏ… đều rõ ràng và hợp lý.

– Đánh Giá Sự Phù Hợp (Chemistry Fit): Tổ chức sự kiện là một quá trình hợp tác chặt chẽ. Hãy cảm nhận xem bạn có cảm thấy thoải mái, tin tưởng và dễ dàng làm việc với đội ngũ của agency hay không. Sự “ăn khớp” về phong cách làm việc và giao tiếp cũng rất quan trọng.

Tổ chức một sự kiện trọn gói tưởng đơn giản nhưng lại là một chuỗi công việc đòi hỏi sự chuyên môn, phối hợp nhịp nhàng và khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Những khó khăn trên là hoàn toàn có thể gặp phải, nhưng nếu được chuẩn bị chu đáo và hợp tác với một đơn vị uy tín, tất cả đều có cách khắc phục hiệu quả.

Nếu bạn đang cần một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo và tận tâm, hãy để F5VISION đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và quy trình làm việc rõ ràng, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

F5VISION – CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP TẠI TP.HCM

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc tổ chức một sự kiện không chỉ dừng lại ở việc cung cấp không gian và thiết bị mà còn là nghệ thuật tạo nên dấu ấn thương hiệu, kết nối con người và xây dựng trải nghiệm đáng nhớ. F5VISION – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại TP.HCM, mang đến những giải pháp sáng tạo, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất

>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN