Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Chuyên Nghiệp, Uy Tín tại TP HCM
TP.HCM – trung tâm kinh tế, văn hóa, giáo dục hàng đầu Việt Nam – là nơi diễn ra hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ mỗi năm, từ hội nghị, lễ khánh thành, tiệc tất niên, khai trương đến hội chợ triển lãm, teambuilding doanh nghiệp. Trong môi trường cạnh tranh và năng động như vậy, việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế thương hiệu mà còn tạo dấu ấn sâu sắc trong lòng khách hàng và đối tác.
Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công, doanh nghiệp cần một đơn vị đồng hành uy tín, có năng lực tổ chức trọn gói từ A đến Z, đảm bảo tính chuyên nghiệp, sáng tạo và hiệu quả. F5VISION tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp tại TP.HCM với hơn 8 năm kinh nghiệm. Với kinh nghiệm dày dặn, đội ngũ chuyên gia sáng tạo cùng trang thiết bị hiện đại, F5VISION cam kết mang đến Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp với chi phí tối ưu nhất.
Để được tư vấn và báo giá tốt nhất vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất
Tổ chức sự kiện trọn gói là gì?
Tổ chức sự kiện trọn gói là dịch vụ cung cấp toàn bộ các hạng mục liên quan đến quá trình chuẩn bị và vận hành sự kiện, từ việc tư vấn ý tưởng, xây dựng concept, lên kịch bản, thiết kế thi công sân khấu, âm thanh, ánh sáng, cho đến nhân sự, truyền thông, và điều phối chương trình trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Lợi ích nổi bật của hình thức trọn gói:
– Tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
– Đảm bảo sự chuyên nghiệp và đồng bộ trong toàn bộ chương trình.
– Tối ưu ngân sách do đơn vị tổ chức có mối quan hệ sẵn có với các nhà cung cấp.
– Giảm thiểu rủi ro nhờ vào kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện trước đó.
Thị Trường Tổ Chức Sự Kiện TP.HCM – Năng Động, Sáng Tạo và Đầy Thách Thức
TP.HCM, với vị thế là đầu tàu kinh tế của cả nước, là một “sân khấu” khổng lồ nơi hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ diễn ra mỗi ngày. Sự đa dạng về quy mô và loại hình sự kiện đã thúc đẩy một thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện phát triển vô cùng sôi động.
Các Loại Hình Sự Kiện Phổ Biến Tại TP.HCM:
1/ Sự kiện Doanh nghiệp (Corporate Events): Đây là mảng lớn nhất, bao gồm:
– Hội nghị, Hội thảo (Conferences, Seminars): Nơi chia sẻ kiến thức, cập nhật xu hướng ngành và xây dựng mạng lưới chuyên gia.
– Lễ Khai trương, Khánh thành (Grand Opening, Inauguration Ceremony): Đánh dấu sự khởi đầu, tạo ấn tượng mạnh mẽ với công chúng và đối tác.
– Lễ Giới thiệu Sản phẩm mới (Product Launch): “Trình làng” sản phẩm một cách ấn tượng, thu hút sự chú ý của truyền thông và khách hàng mục tiêu.
– Tiệc Tất niên (Year-End Party), Gala Dinner: Dịp để tổng kết, tri ân nhân viên, và thắt chặt tinh thần đoàn kết nội bộ.
– Hội nghị Tri ân Khách hàng (Customer Appreciation Event): Củng cố lòng trung thành, xây dựng mối quan hệ bền chặt với những khách hàng thân thiết.
– Team Building & Company Trip: Gia tăng sự gắn kết, tạo động lực và truyền tải văn hóa doanh nghiệp.
2/ Sự kiện Tiếp thị & Xúc tiến Thương mại (Marketing & Promotional Events):
– Activation, Roadshow: Đưa sản phẩm, thương hiệu đến gần hơn với người tiêu dùng một cách trực tiếp và sinh động.
– Triển lãm, Hội chợ Thương mại (Exhibitions, Trade Fairs): Không gian để trưng bày, giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm đối tác kinh doanh.
3/ Sự kiện Văn hóa – Giải trí (Cultural & Entertainment Events):
– Lễ hội, Sự kiện Cộng đồng (Festivals, Community Events): Thu hút đông đảo công chúng, mang tính giải trí và quảng bá cao.
– Show diễn Thời trang, Âm nhạc: Nơi thăng hoa của nghệ thuật và sáng tạo.
4/ Sự kiện Cá nhân & Xã hội (Private & Social Events): Tiệc cưới sang trọng, lễ kỷ niệm cá nhân, các buổi tiệc gây quỹ từ thiện…
Lợi Ích Vượt Trội Khi Sử Dụng Dịch vụ tổ chức sự kiện với Đơn Vị Sự Kiện Trọn Gói
Hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư thông minh mang lại lợi tức cao về cả hữu hình và vô hình.
1. Tối Ưu Hóa Chi Phí và Thời Gian:
Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng thuê một đơn vị chuyên nghiệp thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn. Nhờ vào mạng lưới đối tác sâu rộng và là khách hàng thường xuyên, các công ty sự kiện luôn nhận được mức giá tốt nhất từ các nhà cung cấp (địa điểm, thiết bị, nhân sự…). Họ biết cách phân bổ ngân sách hợp lý, tránh các chi phí không cần thiết và tối ưu hóa từng hạng mục. Quan trọng hơn, họ giải phóng doanh nghiệp khỏi hàng trăm giờ làm việc căng thẳng, để bạn tập trung vào việc quan trọng nhất: tiếp đón đối tác và tận hưởng sự kiện.
2. Sự Sáng Tạo Không Giới Hạn và Kịch Bản Chuyên Nghiệp:
Đây là giá trị cốt lõi mà không một đội ngũ “tay ngang” nào có thể thay thế. Các công ty sự kiện sở hữu đội ngũ creative, planner, designer… luôn tràn đầy ý tưởng, có khả năng biến những yêu cầu của bạn thành một concept độc đáo, một kịch bản chi tiết và một câu chuyện thương hiệu đầy cảm hứng.
3. Quy Trình Làm Việc Bài Bản, Giảm Thiểu Mọi Rủi Ro:
Từ khâu tiếp nhận yêu cầu, lên kế hoạch, chuẩn bị, tổng duyệt (rehearsal) đến triển khai và báo cáo, mọi thứ đều được thực hiện theo một quy trình đã được chuẩn hóa và kiểm chứng qua hàng trăm sự kiện. Một checklist công việc chi tiết cho từng sự kiện doanh nghiệp sẽ được thiết lập, đảm bảo không một chi tiết nào bị bỏ sót. Khả năng quản trị rủi ro và các phương án dự phòng được chuẩn bị kỹ lưỡng chính là “bảo hiểm” cho sự thành công của bạn.
4. Hệ Thống Trang Thiết Bị Hiện Đại và Nhân Sự Đẳng Cấp:
Các công ty uy tín luôn đầu tư vào hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thiết bị livestream… hiện đại nhất. Họ cũng sở hữu một mạng lưới nhân sự sự kiện hùng hậu và chất lượng, từ MC chuyên nghiệp, PG/PB ngoại hình đẹp, đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề đến các đạo diễn sân khấu, nghệ sĩ biểu diễn tài năng.
5. Tối Đa Hóa Hiệu Quả Truyền Thông và Giá Trị Thương Hiệu:
Một sự kiện không kết thúc khi đèn sân khấu tắt. Các đơn vị chuyên nghiệp hiểu rõ điều này. Họ sẽ giúp bạn lên kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện một cách bài bản, đảm bảo câu chuyện của bạn được lan tỏa mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, từ đó nâng tầm giá trị thương hiệu và tạo ra hiệu ứng kinh doanh tích cực.
Quy Trình Hợp Tác Chuẩn Với Một Đơn Vị Sự Kiện Chuyên Nghiệp
Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, sự phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp và công ty sự kiện là vô cùng quan trọng. Dưới đây là quy trình làm việc tiêu chuẩn:
- Gặp gỡ & Tiếp nhận thông tin (Briefing): Doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện: mục tiêu, đối tượng tham dự, ngân sách dự kiến, thông điệp cần truyền tải, các yêu cầu đặc biệt.
- Lên Ý Tưởng & Kế Hoạch Sơ Bộ (Proposal): Công ty sự kiện sẽ trình bày concept chủ đạo, kịch bản chương trình tổng thể, và kế hoạch ngân sách dự trù. Giai đoạn này đòi hỏi sự trao đổi thẳng thắn để thống nhất về phương hướng.
- Ký Hợp Đồng & Đặt Cọc: Sau khi thống nhất kế hoạch, hai bên sẽ ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng về phạm vi công việc, chi phí, timeline và trách nhiệm của mỗi bên.
- Lập Kế Hoạch Chi Tiết & Triển Khai (Detailed Planning & Execution): Đây là giai đoạn công ty sự kiện thực hiện các công việc cụ thể: liên hệ địa điểm, thiết kế, sản xuất, booking nhân sự, xin giấy phép (nếu cần)… Doanh nghiệp cần cử một đầu mối liên lạc chính để duyệt các hạng mục và cập nhật tiến độ.
- Tổng Duyệt (Rehearsal): Một buổi tổng duyệt trước sự kiện là bắt buộc, đặc biệt với các sự kiện lớn. Điều này giúp kiểm tra lại toàn bộ kịch bản, timing, kỹ thuật và sự phối hợp của nhân sự.
- Tổ Chức Sự Kiện (Event Day): Đội ngũ của công ty sự kiện sẽ có mặt từ sớm để setup, điều phối và xử lý mọi vấn đề, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng kịch bản.
- Kết Thúc & Báo Cáo (Post-Event & Reporting): Sau sự kiện, công ty sự kiện sẽ thực hiện các công việc hậu cần (dọn dẹp, thanh toán cho nhà cung cấp…) và gửi báo cáo tổng kết cho doanh nghiệp, bao gồm báo cáo hiệu quả, hình ảnh, video và các tư liệu truyền thông khác.
Các Hạng Mục Trong Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói
Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, khách hàng không chỉ tìm kiếm một đơn vị thi công sân khấu hay cung cấp thiết bị. Quan trọng hơn là sự đồng bộ, liền mạch trong toàn bộ quy trình – từ ý tưởng ban đầu đến khâu tổ chức thực tế, và cả những công việc hậu kỳ sau khi sự kiện kết thúc. Dưới đây là những hạng mục chính trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói mà các doanh nghiệp, tổ chức cần quan tâm:
1. Tư Vấn Ý Tưởng, Chủ Đề Và Concept Sự Kiện
Bước khởi đầu quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện chính là xây dựng ý tưởng và chủ đề phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
Phân tích mục tiêu sự kiện:
Mỗi sự kiện đều có mục đích riêng. Có sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm, có sự kiện hướng đến gắn kết nội bộ, hoặc tri ân khách hàng. Việc hiểu rõ mục tiêu giúp định hướng ý tưởng, lựa chọn chủ đề và phong cách tổ chức:
– Lễ ra mắt sản phẩm: nhấn mạnh yếu tố hiện đại, sáng tạo, công nghệ.
– Tiệc tất niên doanh nghiệp: đề cao tính gắn kết, vui tươi, ấm cúng.
– Hội nghị, hội thảo: cần sự trang trọng, chuyên nghiệp, lịch thiệp.
Xây dựng concept sáng tạo theo từng loại hình:
Concept là “linh hồn” của sự kiện. Đội ngũ sáng tạo sẽ đưa ra các ý tưởng concept theo xu hướng thị trường hoặc được “đo ni đóng giày” cho thương hiệu:
– Concept cổ điển, sang trọng: phù hợp với các lễ kỷ niệm, sự kiện khách hàng cao cấp.
– Concept hiện đại, công nghệ: ứng dụng ánh sáng LED, mapping 3D, AR/VR.
– Concept truyền thống, văn hóa Việt Nam: sử dụng chất liệu tre nứa, họa tiết dân gian.
– Concept phá cách, nghệ thuật đường phố: graffiti, DJ, hiphop, màu sắc bắt mắt.
Thiết kế moodboard, layout, bản vẽ phối cảnh:
– Moodboard: bảng màu, phong cách trang trí tổng thể, chất liệu chủ đạo.
– Layout tổng thể: sơ đồ bố trí sân khấu, khu vực khách mời, booth sản phẩm, khu check-in, khu giải trí.
– Phối cảnh 2D, 3D: giúp khách hàng hình dung trước không gian sự kiện thực tế, tránh sai sót khi thi công.
2. Thiết Kế Và Thi Công Không Gian Sự Kiện
Không gian sự kiện chính là bệ phóng giúp concept được thể hiện một cách sống động, rõ nét nhất.
Thi công sân khấu, backdrop, booth, photobooth,…
– Sân khấu: từ sân khấu nhỏ 5x3m đến sân khấu ngoài trời 20–30m, lắp đặt bậc tam cấp, cánh gà.
– Backdrop: in bạt Hiflex, PP, backdrop LED cao cấp, backdrop hoa tươi.
– Booth trưng bày sản phẩm: thiết kế độc quyền theo thương hiệu.
– Photobooth check-in: tích hợp công nghệ QR code, màn hình cảm ứng, chụp ảnh lấy liền.
Thiết kế ánh sáng – âm thanh – LED – mapping
– Hệ thống đèn sân khấu: moving head, đèn follow, đèn laser.
– Âm thanh: loa line array, mixer, micro không dây chất lượng cao.
– Màn hình LED P3, P2.5 với kích thước từ 10m²–200m².
– Mapping 3D: tạo hiệu ứng hình ảnh sống động trên bề mặt sân khấu, tường hoặc sản phẩm trưng bày.
Trang trí theo chủ đề sự kiện:
– Hoa tươi, bóng bay nghệ thuật, backdrop LED.
– Hiệu ứng đặc biệt: phun khói CO2, pháo giấy, pháo lạnh, đèn laser.
– Tiểu cảnh: cây xanh, khu vực chill lounge, khu trải nghiệm sản phẩm.
3. Nhân Sự Sự Kiện
Nguồn nhân sự chuyên nghiệp là yếu tố không thể thiếu giúp sự kiện diễn ra trơn tru và để lại ấn tượng tốt với khách tham dự.
MC (dẫn chương trình):
– MC song ngữ Việt – Anh, MC truyền hình, MC trẻ trung, MC truyền thống.
– MC phù hợp với từng loại hình sự kiện: hội nghị, gala dinner, teambuilding.
Ca sĩ, DJ, nhóm nhảy, ban nhạc:
– Ca sĩ nổi tiếng, nhóm nhạc cover, DJ quốc tế, nhóm múa LED.
– Ban nhạc acoustic, flamenco, cổ điển hoặc nhạc EDM, hiphop.
PG – PB đón khách, hoạt náo viên, mascot:
– PG – PB mặc đồng phục thương hiệu, phát quà, hỗ trợ check-in.
– Hoạt náo viên tổ chức mini game, khuấy động không khí.
– Mascot biểu diễn, chụp hình cùng khách tham dự.
Đội ngũ kỹ thuật, hậu cần, điều phối viên:
– Điều phối chương trình, quản lý hiện trường, xử lý tình huống phát sinh.
– Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, thiết bị, flycam.
4. Thiết Bị Sự Kiện
Trang thiết bị hiện đại, đầy đủ chính là nền tảng để tổ chức thành công mọi loại hình sự kiện.
Âm thanh, ánh sáng, LED screen:
– Hệ thống loa, ampli, mixer chuẩn quốc tế.
– Đèn moving head, đèn follow, đèn wash.
– Màn hình LED full HD, độ nét cao, hỗ trợ livestream.
Thiết bị livestream, ghi hình, flycam:
– Camera 4K, drone quay flycam, máy quay góc rộng.
– Livestream đa nền tảng Facebook, TikTok, YouTube với nhiều camera.
– Hệ thống encoder, switcher chuyên nghiệp phục vụ livestream.
Dụng cụ teambuilding, hội thao, tiệc gala:
– Dụng cụ game vận động: bóng hơi khổng lồ, dây thừng, banner thi đấu.
– Cúp, huy chương, bảng tên, đồng phục đội nhóm.
– Bàn ghế gala, bộ bàn ghế VIP, bàn tiệc setup theo phong cách châu Âu.
5. Truyền Thông Và Quảng Bá Sự Kiện
Bên cạnh khâu tổ chức, việc truyền thông sự kiện cũng giữ vai trò quan trọng trong việc thu hút khách mời và lan tỏa hình ảnh thương hiệu.
Thiết kế và in ấn:
– Banner, standee, tờ rơi, thư mời, vé mời.
– Poster online, banner chạy quảng cáo Facebook Ads, Google Ads.
– Sách sự kiện, profile công ty, leaflet quảng bá sản phẩm.
Livestream trên đa nền tảng:
– Tư vấn kịch bản livestream phù hợp từng nền tảng.
– Dẫn dắt chương trình, phát sóng đa nền tảng cùng lúc.
– Cài đặt quảng cáo livestream (TikTok Live Ads, Facebook Live Boost).
Dịch vụ PR báo chí, chụp ảnh – quay phim chuyên nghiệp:
– Viết bài PR đăng báo, kết nối với các kênh truyền thông lớn.
– Chụp ảnh, quay phim sự kiện từ nhiều góc độ.
– Sản xuất video recap, clip highlight, TVC truyền hình sau sự kiện.
6. Dịch Vụ Hậu Cần
Hậu cần sự kiện không chỉ đơn giản là đặt đồ ăn, thức uống mà còn liên quan đến toàn bộ logistics để sự kiện diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.
Đặt tiệc, tiệc finger food, tiệc buffet, cocktail:
– Thực đơn đa dạng từ món Á đến món Âu, từ bữa nhẹ đến gala dinner sang trọng.
– Dịch vụ catering tận nơi, setup bàn tiệc theo concept sự kiện.
– Bar cocktail, bartender biểu diễn pha chế.
Thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.HCM:
– Khách sạn 4–5 sao, trung tâm hội nghị, nhà hàng sang trọng.
– Sân vận động, khu vui chơi, khu du lịch sinh thái.
– Địa điểm ngoài trời như bãi biển, rooftop, bến du thuyền.
Giao thông, xe đưa đón khách mời, lưu trú, logistics:
– Thuê xe 4–45 chỗ đưa đón khách từ sân bay, địa điểm tổ chức.
– Đặt phòng khách sạn cho khách VIP.
– Hỗ trợ các hạng mục logistics như dựng rạp, lắp đặt nhà bạt, quạt công nghiệp, điều hòa di động.
F5VISION – Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Chuyên Nghiệp, Uy Tín tại TP HCM
F5VISION là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói hàng đầu tại TP.HCM, chuyên cung cấp các giải pháp sự kiện toàn diện từ ý tưởng, thiết kế, thi công cho đến vận hành và truyền thông. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, sáng tạo và hệ thống thiết bị hiện đại, F5VISION đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước, mang đến những chương trình ấn tượng, chỉn chu và đẳng cấp.
Dù là lễ khai trương, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên hay giải thể thao doanh nghiệp, F5VISION luôn cam kết chất lượng – tiến độ – hiệu quả, khẳng định uy tín bằng những sự kiện thành công vượt mong đợi.
Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.
Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất
>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN
F5VISION tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, mang đến những sự kiện chất lượng cao và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng. Với hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim, Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.
Tại sao nên chọn công ty tổ chức sự kiện F5VISION?
1. Kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, F5VISION sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn và thực hiện các sự kiện với chất lượng cao nhất.
2. Ý tưởng sáng tạo, độc đáo
F5VISION luôn cập nhật xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất, đảm bảo mỗi sự kiện đều mang tính sáng tạo, độc đáo, giúp doanh nghiệp gây ấn tượng mạnh với khách hàng.
3. Trang thiết bị hiện đại, dịch vụ trọn gói
Chúng tôi cung cấp đầy đủ trang thiết bị sự kiện hiện đại, từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu đến màn hình LED, giúp sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, ấn tượng.
4. Quy trình làm việc chuyên nghiệp
F5VISION có quy trình tổ chức sự kiện bài bản, chuyên nghiệp từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện đến kiểm soát rủi ro, đảm bảo sự kiện thành công mỹ mãn.
Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói từ A–Z của F5VISION
Chúng tôi tự hào mang đến một quy trình tổ chức sự kiện trọn gói toàn diện, từ những bước đầu tiên đến khi kết thúc, đảm bảo mọi khía cạnh đều được kiểm soát chặt chẽ và đạt hiệu quả cao nhất.
1. Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn ban đầu
Mọi hành trình bắt đầu từ một cuộc trò chuyện. Chúng tôi lắng nghe kỹ lưỡng mọi yêu cầu, mong muốn, mục tiêu và ngân sách dự kiến của bạn. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng để chúng tôi thấu hiểu tầm nhìn của bạn về sự kiện.
– Lắng nghe sâu sắc: Chúng tôi không chỉ nghe những gì bạn nói mà còn cố gắng hiểu những gì bạn thực sự muốn đạt được thông qua sự kiện. Mục tiêu của sự kiện là gì? Đối tượng khách mời là ai? Bạn muốn họ cảm nhận điều gì sau sự kiện?
– Tư vấn và phân tích: Dựa trên thông tin thu thập được, chúng tôi sẽ đưa ra những tư vấn chuyên sâu về các lựa chọn khả thi, từ loại hình sự kiện, phong cách, thời gian đến địa điểm tiềm năng. Chúng tôi cũng sẽ phân tích các yếu tố liên quan như xu hướng thị trường, đối tượng mục tiêu, và các yếu kiện khách quan khác để đảm bảo sự kiện của bạn có sức hút và hiệu quả tối đa.
– Xác định phạm vi: Chúng tôi cùng bạn xác định rõ ràng phạm vi công việc, bao gồm các dịch vụ cụ thể cần thiết, thời gian biểu dự kiến và các mốc quan trọng.
2. Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chi tiết
Đây là giai đoạn mà sự sáng tạo bay bổng và ý tưởng đột phá được hình thành. Đội ngũ sáng tạo của chúng tôi sẽ biến những mong muốn của bạn thành một concept độc đáo và hấp dẫn.
– Nghiên cứu và phát triển ý tưởng: Dựa trên mục tiêu và đối tượng khách mời, chúng tôi sẽ nghiên cứu và đưa ra những ý tưởng độc đáo, phù hợp với thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Chúng tôi luôn tìm kiếm những điều mới mẻ, từ những concept truyền thống được làm mới đến những ý tưởng đột phá, chưa từng có.
– Xây dựng kịch bản tổng thể: Kịch bản sẽ là xương sống của sự kiện, mô tả chi tiết từng hoạt động, từng phần biểu diễn, từng khoảnh khắc quan trọng. Kịch bản được xây dựng một cách logic, mạch lạc, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hấp dẫn.
– Thiết kế hình ảnh (Concept Design): Chúng tôi sẽ phác thảo các ý tưởng thiết kế về sân khấu, không gian, backdrop, hình ảnh chủ đạo, màu sắc, và các yếu tố trang trí khác. Bản vẽ 2D/3D sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng về không gian và không khí sự kiện.
– Dự trù ngân sách sơ bộ: Sau khi có ý tưởng và kịch bản, chúng tôi sẽ lập dự trù ngân sách sơ bộ, bao gồm các khoản mục chi phí chính để bạn có cái nhìn tổng quan.
3. Lập kế hoạch chi tiết và báo giá
Sau khi ý tưởng được thống nhất, chúng tôi sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết và đưa ra báo giá minh bạch.
– Lựa chọn địa điểm và nhà cung cấp: Dựa trên concept và ngân sách, chúng tôi sẽ đề xuất các địa điểm phù hợp nhất, đồng thời liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp uy tín về thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, trang trí, catering, an ninh, và nhân sự phục vụ. Chúng tôi có mối quan hệ rộng với các đối tác chất lượng cao, đảm bảo bạn nhận được dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh.
– Lên lịch trình (Timeline) chi tiết: Một lịch trình rõ ràng đến từng phút, từng giờ sẽ được xây dựng, bao gồm tất cả các hoạt động, từ khâu chuẩn bị, setup, diễn tập, khai mạc, các tiết mục, đến bế mạc và tháo dỡ.
– Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm: Mỗi thành viên trong đội ngũ của chúng tôi và các nhà cung cấp đều được phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, đảm bảo mọi công việc đều có người chịu trách nhiệm và giám sát.
– Báo giá và hợp đồng: Chúng tôi sẽ gửi bạn báo giá chi tiết, minh bạch từng hạng mục. Sau khi bạn đồng ý, hợp đồng sẽ được ký kết, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên.
4. Triển khai và sản xuất
Đây là giai đoạn biến những kế hoạch trên giấy thành hiện thực. Đội ngũ của chúng tôi sẽ làm việc không ngừng nghỉ để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất.
– Thiết kế và sản xuất ấn phẩm: Từ thiệp mời, banner, backdrop, standee, đến các vật phẩm truyền thông khác đều được thiết kế và sản xuất theo concept đã duyệt, đảm bảo tính đồng bộ và chuyên nghiệp.
– Thi công và lắp đặt: Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp sẽ tiến hành thi công sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, trang trí không gian theo đúng bản vẽ thiết kế. Mọi công đoạn đều được giám sát chặt chẽ để đảm bảo an toàn và chất lượng.
– Quản lý nhân sự: Chúng tôi sẽ tuyển chọn và quản lý đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện, bao gồm MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG/PB, nhân viên kỹ thuật, an ninh, và đội ngũ phục vụ. Tất cả đều được đào tạo kỹ lưỡng và có kinh nghiệm.
– Thử nghiệm và diễn tập: Trước ngày diễn ra sự kiện, toàn bộ hệ thống kỹ thuật sẽ được thử nghiệm kỹ lưỡng. Các tiết mục biểu diễn sẽ được diễn tập nhiều lần để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hoàn hảo.
– Hậu cần và vận chuyển: Chúng tôi quản lý toàn bộ khâu hậu cần, từ vận chuyển thiết bị, vật liệu đến điều phối nhân sự, đảm bảo mọi thứ có mặt đúng lúc, đúng chỗ.
5. Tổ chức và giám sát sự kiện
Ngày trọng đại đã đến! Đội ngũ của chúng tôi sẽ có mặt từ rất sớm để kiểm tra lần cuối và đảm bảo mọi thứ sẵn sàng.
– Điều phối tổng thể: Giám đốc sự kiện của chúng tôi sẽ là người điều phối tổng thể, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kịch bản và lịch trình đã định. Mọi tình huống phát sinh đều được xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp.
– Kiểm soát chất lượng: Từng chi tiết nhỏ nhất, từ chất lượng âm thanh, ánh sáng đến sự sắp xếp bàn ghế, nhiệt độ phòng, đều được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách mời.
– Hỗ trợ khách mời: Đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách mời, đảm bảo họ cảm thấy thoải mái và được chào đón.
– Quản lý rủi ro và xử lý khủng hoảng: Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống bất ngờ có thể xảy ra, từ sự cố kỹ thuật đến thời tiết xấu, đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ.
6. Kết thúc sự kiện và hậu kỳ
Sự kiện không kết thúc khi tiếng nhạc dừng lại. Giai đoạn hậu kỳ cũng quan trọng không kém để đánh giá hiệu quả và duy trì hình ảnh tốt đẹp.
– Tháo dỡ và dọn dẹp: Sau khi sự kiện kết thúc, chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm tháo dỡ thiết bị, dọn dẹp địa điểm, đảm bảo trả lại mặt bằng sạch sẽ và gọn gàng.
– Báo cáo và đánh giá hiệu quả: Chúng tôi sẽ lập báo cáo chi tiết về quá trình tổ chức, các kết quả đạt được, số lượng khách tham dự, phản hồi từ khách mời (nếu có). Đồng thời, chúng tôi cùng bạn đánh giá hiệu quả của sự kiện so với mục tiêu ban đầu.
– Truyền thông sau sự kiện: Nếu có yêu cầu, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong việc tổng hợp hình ảnh, video, viết bài PR, hoặc các hoạt động truyền thông khác sau sự kiện để lan tỏa những khoảnh khắc đẹp và thông điệp ý nghĩa.
– Thanh lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ: Hoàn tất các thủ tục thanh lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ, hình ảnh, video của sự kiện để tiện cho việc tra cứu sau này.
Hình ảnh một số dịch vụ tổ chức sự kiện nổi bật tại F5VISION
1/ Sự kiện thể thao/ hội thao
2/ Tổ chức sự kiện khai trương
3/ Tổ chức sự kiện khánh thành
4/ Tổ chức sự kiện gala dinner
5/ Tổ chức year end party
6/ Tổ chức teambuilding
7/ Ra mắt sản phẩm mới
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một Công ty Tổ chức sự kiện trọn gói từ A–Z tại TP.HCM hãy liên hệ ngay đến F5VISION để có một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng cho doanh nghiệp mình. Đến với F5VISION bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.
CÔNG TY TNHH F5VISION
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5vision2024