Cách lựa chọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp với ngân sách
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến các hoạt động truyền thông, hội nghị, tiệc tất niên, lễ ra mắt sản phẩm hay hội chợ triển lãm, việc lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói trở thành giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp đều có mức ngân sách khác nhau, từ khiêm tốn cho đến đầu tư mạnh tay. Vậy làm thế nào để lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp, vừa đảm bảo sự kiện thành công vừa không vượt ngoài khả năng tài chính?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân tích chi tiết các yếu tố cần cân nhắc, cách so sánh các gói dịch vụ, đồng thời gợi ý những kinh nghiệm hữu ích để chọn đúng đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Để được tư vấn và báo giá tốt nhất vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất
Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói?
Trước khi đi sâu vào việc lựa chọn gói dịch vụ, chúng ta cần hiểu rõ giá trị mà dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói mang lại.
1. Tiết kiệm thời gian và công sức
Một sự kiện thành công đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều khâu: lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, thiết kế – thi công sân khấu, backdrop, hệ thống âm thanh ánh sáng, quản lý nhân sự, điều phối MC, nghệ sĩ… Nếu doanh nghiệp tự làm, khối lượng công việc sẽ vô cùng lớn và dễ phát sinh sai sót. Với dịch vụ trọn gói, tất cả đã được một đơn vị chuyên nghiệp đảm nhận từ A – Z.
2. Tối ưu chi phí
Nhiều người nghĩ rằng thuê dịch vụ trọn gói sẽ tốn kém hơn, nhưng thực tế ngược lại. Đơn vị sự kiện thường có sẵn thiết bị, mối quan hệ với nhà cung cấp, nghệ sĩ, địa điểm… giúp giảm đáng kể chi phí thuê lẻ từng hạng mục. Ngoài ra, họ cũng sẽ tư vấn giải pháp phù hợp với ngân sách, tránh lãng phí.
3. Đảm bảo tính chuyên nghiệp
Một sự kiện không chỉ đơn thuần là một buổi gặp gỡ, mà còn là bộ mặt thương hiệu trước khách hàng, đối tác và nhân sự nội bộ. Với dịch vụ trọn gói, bạn có đội ngũ dày dặn kinh nghiệm đứng sau, đảm bảo mọi thứ vận hành mượt mà, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt đẹp.
4. Linh hoạt theo yêu cầu
Mỗi doanh nghiệp có mục tiêu khác nhau: hội nghị khách hàng cần sự trang trọng; lễ khai trương cần thu hút; tiệc tất niên hướng đến gắn kết nội bộ; hội chợ triển lãm đòi hỏi gian hàng ấn tượng. Các đơn vị tổ chức sự kiện có khả năng điều chỉnh kịch bản, ý tưởng và gói dịch vụ để đáp ứng mục tiêu cụ thể.
Các yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức sự kiện
Muốn lựa chọn đúng gói dịch vụ, doanh nghiệp cần nắm rõ những yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí.
1. Quy mô sự kiện
– Sự kiện nhỏ (50 – 100 khách): Thường là workshop, họp báo, tiệc thân mật. Chi phí gói dịch vụ sẽ vừa phải.
– Sự kiện trung bình (200 – 500 khách): Hội nghị, tiệc tất niên, gala dinner. Chi phí cao hơn do yêu cầu không gian rộng, hệ thống âm thanh – ánh sáng mạnh mẽ hơn.
– Sự kiện lớn (trên 1000 khách): Hội chợ, triển lãm, concert, lễ kỷ niệm lớn. Cần ngân sách đầu tư lớn để đảm bảo mọi hạng mục chuyên nghiệp.
2. Địa điểm tổ chức
Tổ chức trong khách sạn 5 sao hay trung tâm hội nghị lớn chắc chắn tốn kém hơn nhà hàng, không gian ngoài trời hay hội trường công ty. Địa điểm ảnh hưởng mạnh đến 40 – 60% chi phí sự kiện.
3. Ý tưởng & Concept
Ý tưởng càng độc đáo, càng cần thiết kế riêng (sân khấu, backdrop, décor, ánh sáng, hiệu ứng) thì ngân sách càng cao. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cần sự kiện cơ bản, chi phí sẽ tiết kiệm hơn.
4. Thiết bị & Công nghệ
– Âm thanh – ánh sáng cơ bản: phù hợp cho sự kiện nhỏ.
– Công nghệ hiện đại (LED 3D, mapping, livestream, VR): tạo trải nghiệm ấn tượng nhưng chi phí cao.
5. Nhân sự & nghệ sĩ
Chi phí thuê MC chuyên nghiệp, ban nhạc, ca sĩ nổi tiếng, vũ đoàn, PG, lễ tân… sẽ tăng tùy theo yêu cầu.
6. Thời gian & tiến độ
Tổ chức gấp rút trong vài ngày luôn tốn kém hơn so với chuẩn bị từ sớm, do phải thuê nhân sự tăng ca và thiết bị trong thời gian ngắn.
Các Loại Gói Dịch Vụ Sự Kiện Phổ Biến
“Trọn gói” không phải lúc nào cũng có nghĩa là “tất cả”. Mỗi công ty sự kiện có thể định nghĩa các gói dịch vụ của mình theo cách khác nhau. Tuy nhiên, chúng thường được chia thành 3 cấp độ chính:
-
Gói Cơ Bản (Basic / Silver Package):
- Phù hợp với: Các sự kiện quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế, yêu cầu không quá phức tạp (họp lớp, sinh nhật công ty nhỏ, workshop nội bộ…).
- Thường bao gồm:
– Lên kịch bản chương trình cơ bản.
– Cung cấp các hạng mục thiết yếu: âm thanh, ánh sáng tiêu chuẩn, màn chiếu/máy chiếu, backdrop in hiflex.
– Cung cấp nhân sự cơ bản: MC, một nhân sự điều phối.
– Hỗ trợ tìm kiếm địa điểm, nhà cung cấp F&B (bạn vẫn là người trực tiếp ký hợp đồng và thanh toán).
-
- Thường KHÔNG bao gồm: Trang trí phức tạp, nghệ sĩ biểu diễn nổi tiếng, thiết bị cao cấp (màn LED lớn, D&B sound system), quay phim highlight chuyên nghiệp, quản lý truyền thông…
- Ưu điểm: Chi phí thấp nhất.
- Nhược điểm: Ít tùy biến, chất lượng các hạng mục ở mức “đủ dùng”, đòi hỏi sự tham gia nhiều hơn từ phía khách hàng.
-
Gói Tiêu Chuẩn (Standard / Gold Package):
- Phù hợp với: Hầu hết các sự kiện của doanh nghiệp như hội nghị khách hàng, tiệc cuối năm, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm quy mô vừa.
- Thường bao gồm: Mọi thứ trong Gói Cơ Bản, cộng thêm:
– Lên ý tưởng (concept) và chủ đề (theme) cho sự kiện.
– Thiết kế 2D, 3D phối cảnh sân khấu, không gian sự kiện.
– Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp hơn, có thể bao gồm màn hình LED.
– Trang trí theo chủ đề: Cổng chào, khu vực chụp ảnh (photobooth), trang trí bàn tiệc.
– Nhân sự đầy đủ hơn: Đội ngũ điều phối, đạo diễn sân khấu, kỹ thuật viên, PG/PB.
– Cung cấp các tiết mục biểu diễn (vũ đoàn, ban nhạc cơ bản).
– Điều phối và quản lý toàn bộ các nhà cung cấp (khách hàng chỉ làm việc với một đầu mối duy nhất).
-
- Ưu điểm: Cân bằng giữa chi phí và chất lượng, mang lại một sự kiện chỉn chu, chuyên nghiệp. Mức độ “trọn gói” đúng nghĩa hơn.
- Nhược điểm: Chi phí cao hơn gói cơ bản.
-
Gói Cao Cấp (Premium / Platinum / Diamond Package):
- Phù hợp với: Các sự kiện quy mô lớn, yêu cầu cao về sự sáng tạo, độ hoành tráng và đẳng cấp (lễ trao giải lớn, sự kiện thương hiệu cao cấp, đại nhạc hội, đám cưới xa hoa…).
- Thường bao gồm: Mọi thứ trong Gói Tiêu Chuẩn, cộng thêm:
– Ý tưởng đột phá, độc nhất (creative concept).
– Công nghệ trình diễn tiên tiến (3D mapping, hologram, AR/VR…).
– Hệ thống âm thanh, ánh sáng theo tiêu chuẩn quốc tế.
– Booking nghệ sĩ hạng A, KOLs/Influencers.
– Quản lý truyền thông và báo chí toàn diện.
– Sản xuất video, TVC quảng bá sự kiện.
– Dịch vụ chăm sóc khách mời VIP (đưa đón, an ninh riêng…).
– Mọi yêu cầu đặc biệt khác.
-
- Ưu điểm: Tạo ra những trải nghiệm đỉnh cao, khó quên, mang lại hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.
- Nhược điểm: Chi phí rất cao.
- Gói Tùy Chỉnh (Customized Package):
– Đây là lựa chọn linh hoạt nhất, nơi bạn và công ty sự kiện sẽ cùng nhau xây dựng một gói dịch vụ dựa trên “bản brief” và ngân sách cụ thể của bạn. Bạn có thể chọn các hạng mục từ các gói khác nhau để tạo ra một giải pháp “đo ni đóng giày”.
Cách lựa chọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp với ngân sách
Việc lựa chọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp không chỉ là câu chuyện “chọn gói rẻ hay đắt”, mà là tìm ra sự cân bằng giữa nhu cầu thực tế, mục tiêu thương hiệu và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp lúng túng khi đứng trước bảng báo giá với hàng loạt hạng mục chi tiết. Nếu không có kinh nghiệm, bạn dễ rơi vào hai tình huống phổ biến:
-
Chi quá tay cho những hạng mục hoành tráng nhưng lại không thực sự cần thiết, dẫn đến lãng phí ngân sách.
-
Cắt giảm quá nhiều khiến sự kiện thiếu chuyên nghiệp, ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu.
Để tránh hai tình huống trên, bạn có thể áp dụng những bước lựa chọn gói dịch vụ dưới đây:
Xác định rõ mục tiêu của sự kiện
Đây là kim chỉ nam quan trọng nhất. Mỗi sự kiện có một mục tiêu khác nhau:
– Nếu sự kiện nhằm tri ân và gắn kết nhân viên, bạn chỉ cần tập trung vào không gian ấm cúng, nội dung vui vẻ, giải trí vừa phải. Lúc này, gói tiêu chuẩn là lựa chọn hợp lý.
– Nếu sự kiện là lễ ra mắt sản phẩm mới, mục tiêu là gây tiếng vang và thu hút truyền thông, bạn nên đầu tư vào ý tưởng sáng tạo, hiệu ứng công nghệ, sân khấu độc đáo – phù hợp với gói cao cấp.
– Nếu chỉ đơn giản là một buổi họp báo hoặc hội nghị khách hàng nhỏ, thì gói cơ bản vừa tiết kiệm vừa đủ để truyền tải thông điệp.
Khi đã rõ mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng loại bỏ những hạng mục không cần thiết và tập trung đầu tư vào những yếu tố cốt lõi.
Lập ngân sách dự kiến ngay từ đầu
Một sai lầm thường gặp là doanh nghiệp chỉ “ước lượng sơ” ngân sách mà không có con số cụ thể. Điều này khiến quá trình làm việc với công ty tổ chức sự kiện trở nên mơ hồ và dễ dẫn đến phát sinh chi phí.
Bạn nên:
– Xác định khoảng ngân sách rõ ràng (ví dụ: 200 triệu – 300 triệu) thay vì chỉ nói “muốn làm gói vừa phải”.
– Dành ra một phần 10 – 15% dự phòng cho các chi phí phát sinh như overtime, thay đổi địa điểm, tăng thêm khách mời.
– Thống nhất ngân sách này với đối tác ngay từ đầu để họ tư vấn gói dịch vụ phù hợp thay vì đưa ra phương án vượt quá khả năng tài chính.
Yêu cầu báo giá chi tiết từ nhiều đơn vị
Đừng vội chốt gói dịch vụ khi mới tham khảo một báo giá. Thay vào đó, hãy yêu cầu ít nhất 2 – 3 đơn vị tổ chức sự kiện cung cấp báo giá chi tiết cho cùng một yêu cầu.
Khi so sánh, bạn cần chú ý:
– Hạng mục nào đã bao gồm, hạng mục nào chưa? (Ví dụ: phí vận chuyển thiết bị, phí dựng phá, chi phí truyền thông báo chí…)
– Chất lượng thiết bị có tương xứng với giá? Một màn hình LED P3 khác hoàn toàn với màn hình LED P4, nhưng nếu không để ý, bạn có thể trả cao cho một chất lượng trung bình.
– Nhân sự hỗ trợ có chuyên nghiệp không, hay chỉ ở mức “cho có”?
Sự minh bạch trong báo giá là dấu hiệu của một đơn vị uy tín.
Linh hoạt tuỳ chỉnh gói dịch vụ
Một gói dịch vụ trọn gói không phải lúc nào cũng “đóng hộp” cố định. Hầu hết các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều cho phép khách hàng tùy chỉnh linh hoạt.
Ví dụ:
– Bạn có thể chọn backdrop in Hiflex để tiết kiệm, nhưng vẫn đầu tư vào hệ thống âm thanh chất lượng cao.
– Hoặc thay vì mời ca sĩ nổi tiếng, bạn có thể thuê ban nhạc acoustic trẻ trung nhưng chi phí chỉ bằng 1/3.
– Nếu doanh nghiệp có nhân sự MC nội bộ duyên dáng, bạn có thể tận dụng thay vì thuê ngoài.
Việc “mix & match” khéo léo sẽ giúp bạn có một sự kiện vừa đủ ấn tượng vừa nằm trong ngân sách.
Cân nhắc chi phí ẩn và rủi ro phát sinh
Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng: báo giá ban đầu rẻ nhưng đến khi kết thúc sự kiện, tổng chi phí lại cao hơn dự kiến 20 – 30%. Nguyên nhân đến từ những chi phí ẩn như:
– Phí overtime nếu chương trình kéo dài hơn dự kiến.
– Phí phát sinh khi số lượng khách mời tăng.
– Chi phí vận chuyển thiết bị nếu địa điểm ở xa.
– Phí phát sinh do thời tiết (sự kiện ngoài trời cần mái che, quạt, máy lạnh di động).
Để tránh rủi ro, bạn cần trao đổi rõ ràng về tất cả các khoản chi có thể phát sinh và yêu cầu ghi chi tiết vào hợp đồng.
Đánh giá giá trị thay vì chỉ nhìn vào chi phí
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào giá rẻ nhất. Thực tế, giá trị sự kiện mang lại mới là điều quan trọng nhất. Một sự kiện thành công có thể giúp doanh nghiệp thu hút hàng trăm khách hàng tiềm năng, nâng tầm thương hiệu và tạo động lực cho đội ngũ nhân sự – đó là khoản đầu tư sinh lời.
Ví dụ:
– Một lễ ra mắt sản phẩm được tổ chức chuyên nghiệp với báo chí, KOL tham gia có thể mang lại giá trị truyền thông hàng tỷ đồng, trong khi chi phí tổ chức chỉ khoảng vài trăm triệu.
– Ngược lại, một sự kiện rời rạc, thiếu chuyên nghiệp có thể khiến thương hiệu mất uy tín, và thiệt hại đó còn lớn hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được.
Vì vậy, hãy chọn gói dịch vụ đáp ứng đúng mục tiêu và mang lại giá trị thực tế, thay vì chỉ nhìn vào con số cuối cùng trên bảng báo giá.
F5VISION – Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Giá Rẻ – Chuyên Nghiệp
Tại F5VISION, chúng tôi tự hào mang đến giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói giá rẻ – chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu từ doanh nghiệp lớn đến các tổ chức vừa và nhỏ. Với phương châm “Tiết kiệm chi phí – Nâng tầm giá trị”, F5VISION không chỉ đảm bảo sự kiện được thực hiện hoàn chỉnh từ A – Z, mà còn tạo ra những trải nghiệm ấn tượng, khác biệt và gắn liền với bản sắc thương hiệu của khách hàng.
Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.
Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất
>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN
Đội ngũ F5VISION sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện như: lễ khai trương – khánh thành, hội nghị khách hàng, hội thảo, team building, gala dinner, triển lãm – hội chợ… Với hệ thống thiết bị hiện đại, nhân sự chuyên nghiệp, cùng quy trình làm việc khoa học, chúng tôi cam kết đem lại những sự kiện ấn tượng, an toàn, tiết kiệm nhưng vẫn chuẩn mực và đẳng cấp.
F5VISION tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, mang đến những sự kiện chất lượng cao và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng. Với hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim, Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.
Tại sao nên chọn công ty tổ chức sự kiện F5VISION?
1. Kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, F5VISION sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn và thực hiện các sự kiện với chất lượng cao nhất.
2. Ý tưởng sáng tạo, độc đáo
F5VISION luôn cập nhật xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất, đảm bảo mỗi sự kiện đều mang tính sáng tạo, độc đáo, giúp doanh nghiệp gây ấn tượng mạnh với khách hàng.
3. Trang thiết bị hiện đại, dịch vụ trọn gói
Chúng tôi cung cấp đầy đủ trang thiết bị sự kiện hiện đại, từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu đến màn hình LED, giúp sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, ấn tượng.
4. Quy trình làm việc chuyên nghiệp
F5VISION có quy trình tổ chức sự kiện bài bản, chuyên nghiệp từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện đến kiểm soát rủi ro, đảm bảo sự kiện thành công mỹ mãn.
Hình ảnh một số dịch vụ tổ chức sự kiện nổi bật tại F5VISION
1/ Sự kiện thể thao/ hội thao
2/ Tổ chức sự kiện khai trương
3/ Tổ chức sự kiện khánh thành
4/ Tổ chức sự kiện gala dinner
5/ Tổ chức year end party
6/ Tổ chức teambuilding
7/ Ra mắt sản phẩm mới
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một Công ty Tổ chức sự kiện trọn gói từ A–Z tại TP.HCM hãy liên hệ ngay đến F5VISION để có một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng cho doanh nghiệp mình. Đến với F5VISION bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.
CÔNG TY TNHH F5VISION
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5VISION2024