Bí quyết tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân, giúp kết nối, lan tỏa thông điệp, xây dựng hình ảnh và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, chi phí tổ chức sự kiện thường là vấn đề khiến nhiều người đau đầu. Đặc biệt, với các sự kiện có quy mô lớn, yêu cầu cao về chất lượng, việc kiểm soát ngân sách lại càng trở nên khó khăn.

Vậy làm thế nào để vừa có một sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp, mà vẫn tối ưu được chi phí? Trong bài viết dưới đây, F5VISION sẽ bật mí cho bạn những bí quyết tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện trọn gói – từ khâu lên kế hoạch, lựa chọn đối tác, thiết kế concept, thi công đến quản lý thực thi – giúp bạn làm chủ ngân sách mà vẫn tạo nên một sự kiện đáng nhớ.

Để được tư vấn và báo giá tốt nhất vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất

Bí quyết tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện trọn gói

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc xây dựng thương hiệu, tổ chức sự kiện trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược truyền thông và marketing. Dù đó là sự kiện khai trương, họp báo, hội thảo khách hàng, ra mắt sản phẩm hay tiệc tất niên cuối năm… thì yếu tố ngân sách luôn là bài toán khiến nhiều người đau đầu.

Chi phí cho một sự kiện có thể dao động từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy vào quy mô và mục tiêu. Tuy nhiên, tiết kiệm không có nghĩa là cắt xén thiếu khoa học khiến sự kiện trở nên kém chuyên nghiệp. Mấu chốt nằm ở chỗ: tối ưu – chứ không phải tối thiểu hóa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những bí quyết thực tế, đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công để vừa tổ chức sự kiện ấn tượng, vừa kiểm soát ngân sách hiệu quả khi sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói.

1. Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết

Kế hoạch là kim chỉ nam cho mọi sự kiện. Nếu bạn bỏ qua bước này hoặc làm sơ sài, khả năng phát sinh chi phí ngoài dự kiến sẽ rất cao.

Những hạng mục cần có trong kế hoạch tổ chức sự kiện:

– Mục tiêu sự kiện: Xác định rõ ràng mục tiêu sẽ giúp bạn tránh đầu tư vào những phần không cần thiết.

– Ngân sách tổng thể: Lập ngân sách dự kiến, chia nhỏ cho từng hạng mục như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, backdrop, nhân sự, truyền thông,…

– Mốc thời gian: Lập timeline cụ thể cho từng công đoạn. Càng có nhiều thời gian chuẩn bị, bạn càng chủ động và tiết kiệm hơn.

– Đối tượng tham dự: Biết rõ ai sẽ tham gia để điều chỉnh nội dung, quy mô và cách thức tổ chức phù hợp.

Khi bạn có kế hoạch rõ ràng, bạn dễ dàng kiểm soát chi phí, thương lượng giá tốt hơn và tránh những chi phí phát sinh không đáng có.

2. Chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín

Nhiều người nghĩ rằng thuê đơn vị trọn gói sẽ tốn kém hơn tự làm từng phần. Tuy nhiên, sự thật lại ngược lại.

Lợi ích khi chọn đơn vị tổ chức trọn gói:

– Tối ưu chi phí do có sẵn hệ thống nhà cung cấp: Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã có mạng lưới đối tác âm thanh, ánh sáng, nhân sự, nhà hàng, thiết bị,… với giá tốt nhờ làm việc thường xuyên.

– Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn không cần phải tìm, so sánh, đàm phán từng nhà cung cấp riêng lẻ.

– Hạn chế rủi ro: Đơn vị chuyên nghiệp có kinh nghiệm xử lý các tình huống bất ngờ, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

– Linh hoạt gói dịch vụ: Bạn có thể lựa chọn từ các gói cơ bản đến cao cấp, phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.

– Tip tiết kiệm: Hãy yêu cầu báo giá chi tiết từ 2-3 đơn vị tổ chức để so sánh, đừng chỉ nhìn vào giá tổng mà cần phân tích kỹ từng hạng mục.

3. Lựa chọn thời điểm tổ chức hợp lý

Chi phí tổ chức sự kiện có thể thay đổi đáng kể tùy vào thời điểm trong năm. Đây là yếu tố ít ai để ý nhưng lại ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí.

Gợi ý thời điểm tổ chức giúp tiết kiệm:

– Tránh mùa cao điểm: Ví dụ, dịp cuối năm (tháng 12 – tháng 2) là mùa tất niên, khai trương,… giá thuê địa điểm và dịch vụ thường tăng cao.

– Tổ chức vào giữa tuần: Thay vì thứ 7, Chủ nhật, tổ chức vào thứ 3, 4, 5 sẽ giúp bạn có nhiều lựa chọn địa điểm và giá cả hợp lý hơn.

– Đặt sớm: Đặt dịch vụ sớm không chỉ giúp bạn có giá ưu đãi mà còn dễ thương lượng thêm các ưu đãi khác.

Thực tế: Nhiều công ty tiết kiệm được đến 20-30% ngân sách chỉ nhờ chọn đúng thời điểm tổ chức.

4. Tối ưu hóa địa điểm tổ chức

Địa điểm là một trong những chi phí lớn nhất khi tổ chức sự kiện. Vì vậy, lựa chọn địa điểm phù hợp và thông minh sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể.

Cách lựa chọn địa điểm tiết kiệm:

– Địa điểm phù hợp quy mô: Không cần thuê không gian quá rộng nếu sự kiện chỉ có 100 người. Chọn không gian vừa đủ để tiết kiệm chi phí mà vẫn ấm cúng, chuyên nghiệp.

– Chọn nơi có sẵn cơ sở vật chất: Một địa điểm đã có sẵn âm thanh, ánh sáng, sân khấu, máy lạnh,… sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê thiết bị ngoài.

– Ưu tiên địa điểm trong nội thành: Tránh phải thuê xe đưa đón xa, phát sinh chi phí vận chuyển và thời gian di chuyển.

Tip nhỏ: Hỏi kỹ về những gì đã bao gồm trong giá thuê địa điểm (ví dụ: bàn ghế, backdrop, máy chiếu, bãi xe miễn phí,…).

5. Thiết kế concept sáng tạo nhưng tiết kiệm

Một concept sự kiện ấn tượng không nhất thiết phải đắt đỏ. Chìa khóa nằm ở ý tưởng sáng tạo và tận dụng các chất liệu sẵn có.

Gợi ý để tối ưu chi phí thiết kế:

– Sử dụng backdrop in PP/Hiflex thay vì LED cao cấp nếu ngân sách hạn chế.

– Trang trí bằng vật liệu tái sử dụng: như gỗ pallet, giấy, hoa giả, đèn led trang trí – vừa rẻ vừa thân thiện môi trường.

– Sử dụng concept phù hợp thương hiệu: Không chạy theo xu hướng nếu nó không phù hợp. Đơn giản, tinh tế và đồng bộ thương hiệu luôn hiệu quả.

– Tận dụng sản phẩm của doanh nghiệp để trang trí: Ví dụ trưng bày sản phẩm, mô hình thương hiệu, ảnh kỷ niệm công ty,… cũng tạo dấu ấn riêng.

6. Tối giản các hạng mục không cần thiết

Không phải sự kiện nào cũng cần thuê MC nổi tiếng, ban nhạc live, hay các tiết mục biểu diễn công phu. Đôi khi sự tinh gọn và đúng mục tiêu mới là cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí.

Các hạng mục có thể cân nhắc cắt giảm:

– Nhân sự sự kiện: Có thể sử dụng nhân viên công ty trong vai trò lễ tân, hỗ trợ hậu cần nếu phù hợp.

– Tiết mục giải trí: Thay vì mời ca sĩ/ban nhạc chuyên nghiệp, có thể mời nhóm nhảy sinh viên, hoặc tổ chức trò chơi tự biên tự diễn.

– Quà tặng: Chọn quà tặng ý nghĩa, thiết thực thay vì hàng đắt đỏ nhưng không có giá trị sử dụng.

– Truyền thông sự kiện: Nếu không phải sự kiện ra mắt sản phẩm hay PR quy mô lớn, có thể tiết chế chi phí cho quay phim, livestream.

– Nguyên tắc vàng: Ưu tiên đầu tư vào những phần trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mời và mục tiêu của sự kiện.

7. Lên ngân sách cụ thể và giới hạn ngân sách từ đầu

Trước khi bắt tay vào triển khai, hãy lập ngân sách tổng thể và phân bổ theo từng hạng mục: thuê địa điểm, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng, truyền thông, MC, quà tặng, tiệc buffet, v.v. Luôn dành 5% ngân sách cho chi phí phát sinh – điều không thể tránh khỏi trong sự kiện thực tế.

8. Đàm phán và tận dụng ưu đãi từ nhà cung cấp

Chi phí có thể tiết kiệm đáng kể nếu bạn biết đàm phán và hỏi về chương trình ưu đãi từ các nhà cung cấp.

Mẹo đàm phán hiệu quả:

– So sánh ít nhất 2-3 báo giá: Có căn cứ để thương lượng giá tốt hơn.

– Hỏi về combo hoặc khuyến mãi: Ví dụ thuê âm thanh + ánh sáng + sân khấu thường rẻ hơn thuê lẻ từng phần.

– Cam kết lâu dài: Nếu bạn là doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường xuyên, hãy đề xuất hợp tác lâu dài để nhận ưu đãi giá tốt.

– Đặt cọc sớm: Nhiều đơn vị sẵn sàng giảm giá nếu bạn thanh toán hoặc đặt cọc sớm.

9. Tái sử dụng thiết bị và vật tư cũ

Đây là cách rất thực tế và dễ thực hiện với các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nội bộ hoặc định kỳ.

Những gì có thể tái sử dụng:

– Backdrop in bạt Hiflex: Có thể thay phần thông tin trung tâm, giữ lại khung và bố cục.

– Bảng tên, dây đeo thẻ, standee, booth: Dễ dàng chỉnh sửa, in lại phần nhỏ.

– Bộ thiết bị sự kiện (loa, đèn, máy chiếu,…): Nếu công ty đã đầu tư, hãy bảo quản tốt để dùng nhiều lần.

Tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có là cách tiết kiệm thông minh và thân thiện môi trường.

Tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện trọn gói không đồng nghĩa với cắt giảm chất lượng. Ngược lại, đó là sự tính toán hợp lý, tận dụng thông minh và lựa chọn chiến lược trong từng khâu tổ chức. Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, từ lễ khai trương, tiệc tất niên, hội nghị khách hàng đến triển lãm, hội chợ,… F5VISION tự tin là đối tác tin cậy đồng hành cùng bạn kiến tạo những sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo và tiết kiệm ngân sách tối đa.

F5VISION – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

F5VISION là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm, chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói trên toàn quốc. Chúng tôi tự hào mang đến những giải pháp tối ưu, sáng tạo và đẳng cấp cho các doanh nghiệp, giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và gây ấn tượng mạnh với đối tác, khách hàng.

Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất

>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN

F5VISION tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, mang đến những sự kiện chất lượng cao và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng. Với hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim, Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.

F5VISION cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:

1. Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

F5VISION cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm:

Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm thành lập, hội nghị, hội thảo, họp báo, PR thương hiệu, activation marketing.
Sự kiện nội bộ: Team building, gala dinner, tiệc tất niên, tiệc sinh nhật công ty, chương trình đào tạo nhân sự.
Sự kiện giải trí – văn hóa: Lễ hội âm nhạc, triển lãm nghệ thuật, sự kiện thể thao,..
Triển lãm và hội chợ: Thiết kế và thi công gian hàng triển lãm, tổ chức hội chợ thương mại, sự kiện ra mắt sản phẩm.
Dịch vụ truyền thông sự kiện: Chụp ảnh, quay phim, livestream, viết bài PR, booking báo chí.

2. Thiết kế – thi công sự kiện

Một sự kiện thành công không thể thiếu phần thiết kế không gian ấn tượng, sân khấu hiện đại và hệ thống kỹ thuật tiên tiến. F5VISION mang đến giải pháp toàn diện:

Thiết kế & thi công sân khấu chuyên nghiệp.
Trang trí sự kiện với backdrop, photobooth, banner ấn tượng.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, màn hình LED sắc nét.
Dịch vụ cung cấp thiết bị sự kiện: bàn ghế, cổng hơi, nhà bạt,…

3. Cung cấp nhân sự sự kiện

F5VISION sở hữu đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, gồm:

MC – Dẫn chương trình: MC sự kiện doanh nghiệp, MC gala dinner, MC song ngữ.
Ban nhạc, ca sĩ, nhóm nhảy, DJ.
PG – PB, người mẫu, diễn viên múa.
Nhân viên kỹ thuật: ánh sáng, âm thanh, quay phim, livestream.

F5VISION Chuyên tổ chức những sự kiện chuyên nghiệp nào?

Tại F5VISION, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cho mọi nhu cầu của bạn, từ những buổi lễ trọng đại đến những sự kiện nhỏ, lãng mạn. Với đội ngũ sáng tạo và chuyên môn cao, chúng tôi sẽ biến mỗi sự kiện thành một trải nghiệm đáng nhớ.

1/ Tổ chức sự kiện khai trương

Khai trương là dịp đặc biệt, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong sự nghiệp của doanh nghiệp. Để một buổi khai trương thành công rực rỡ, yếu tố cần thiết chính là sự tổ chức bài bản và chuyên nghiệp. F5VISION cam kết tổ chức các sự kiện khai trương ấn tượng, giúp bạn ghi dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khách hàng và đối tác.

– Dịch vụ đi kèm: Lên kế hoạch chương trình, trang trí gian hàng, thiết kế backdrop, cung cấp MC, tổ chức hoạt động giải trí.

– Chú trọng: Tính độc đáo và sáng tạo trong từng chi tiết, thể hiện dấu ấn thương hiệu của bạn.