Báo giá chi phí tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

tổ chức sự kiện trọn gói là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện các chương trình, sự kiện một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí. Từ hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, sinh nhật, đến các sự kiện ra mắt sản phẩm hay chương trình quảng bá thương hiệu, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói đảm bảo mọi khâu từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, đến thực hiện đều được xử lý một cách bài bản.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp không chỉ giúp truyền tải thông điệp hiệu quả mà còn tạo ấn tượng sâu sắc với khách mời, đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, một câu hỏi phổ biến mà nhiều người đặt ra là: Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói là bao nhiêu? Hãy cùng F5VISION tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Để được tư vấn và báo giá tốt nhất vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất

Ý nghĩa của việc báo giá chi phí tổ chức sự kiện trọn gói

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp không chỉ cần sản phẩm tốt mà còn phải tạo ra những dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ. Sự kiện chính là “cầu nối” để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, tri ân đối tác, khích lệ nhân viên và quảng bá hình ảnh ra công chúng.

Thế nhưng, trước khi quyết định tổ chức bất kỳ sự kiện nào, câu hỏi đầu tiên mà hầu hết các doanh nghiệp đặt ra chính là: “Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói là bao nhiêu?”. Đây không chỉ là mối quan tâm về tài chính, mà còn là cơ sở để doanh nghiệp:

– Xây dựng kế hoạch ngân sách phù hợp: tránh phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

– Đánh giá tính khả thi của sự kiện: quy mô, địa điểm, khách mời… có phù hợp với nguồn lực hiện có hay không.

– So sánh giữa các nhà cung cấp dịch vụ: để chọn ra đối tác uy tín, chất lượng với mức chi phí tối ưu.

– Đảm bảo minh bạch, chuyên nghiệp trong hợp tác: mọi hạng mục đều rõ ràng, dễ dàng quản lý tiến độ và chất lượng.

Có thể nói, báo giá chi phí tổ chức sự kiện trọn gói không đơn thuần là con số, mà là bản kế hoạch chi tiết cho cả một chương trình. Nó giúp doanh nghiệp nhìn thấy toàn cảnh những gì sẽ diễn ra, cần đầu tư vào đâu và kết quả dự kiến ra sao.

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá tổ chức sự kiện trọn gói

Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói không có một con số cố định, mà luôn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được vì sao cùng một sự kiện nhưng báo giá lại có thể chênh lệch đáng kể giữa các đơn vị tổ chức. Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến báo giá.

1. Quy mô và số lượng khách tham dự

Đây là yếu tố then chốt quyết định đến chi phí.

– Sự kiện nhỏ (dưới 100 khách): thường dành cho nội bộ công ty, các buổi workshop, hội thảo nhỏ. Chi phí gói gọn trong vài hạng mục cơ bản như âm thanh, backdrop, MC.

– Sự kiện vừa (200–500 khách): bắt đầu đòi hỏi sự đầu tư nhiều hơn về sân khấu, âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, tiết mục văn nghệ, tiệc buffet hoặc set menu.

– Sự kiện lớn (trên 1000 khách): cần hệ thống kỹ thuật hiện đại, đội ngũ nhân sự đông đảo, ca sĩ – nghệ sĩ nổi tiếng, địa điểm sang trọng. Chi phí có thể tăng gấp nhiều lần so với sự kiện nhỏ.

Tóm lại: quy mô càng lớn, chi phí càng cao, không chỉ vì số lượng người tham gia mà còn vì yêu cầu nâng cấp toàn bộ hạ tầng và dịch vụ.

2. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức chiếm một phần lớn trong báo giá sự kiện.

– Khách sạn, trung tâm hội nghị: Ưu điểm là sang trọng, đầy đủ tiện ích, thích hợp cho các hội nghị, hội thảo, gala. Tuy nhiên, chi phí thuê địa điểm khá cao.

– Ngoài trời (công viên, sân vận động, bãi biển…): Tạo sự mới mẻ, không gian rộng nhưng cần thêm chi phí cho mái che, sân khấu di động, hệ thống điện, an ninh.

– Văn phòng hoặc khuôn viên công ty: Tiết kiệm chi phí thuê địa điểm, nhưng hạn chế về không gian và có thể không đáp ứng đủ về ánh sáng, âm thanh.

– Quán cà phê, nhà hàng: Thường áp dụng cho workshop, talkshow nhỏ gọn. Chi phí trung bình nhưng giới hạn số lượng khách.

Địa điểm càng “đẳng cấp” thì chi phí càng cao, nhưng đồng thời cũng góp phần nâng tầm hình ảnh sự kiện.

3. Ý tưởng và concept chương trình

Một sự kiện thành công không thể thiếu ý tưởng sáng tạo. Đây cũng là yếu tố khiến báo giá biến động.

– Concept đơn giản: tập trung vào nội dung chính, trang trí tối giản, chi phí vừa phải.

– Concept độc đáo, có chủ đề rõ ràng: cần nhiều hạng mục thiết kế, dựng cảnh, hiệu ứng ánh sáng, nghệ thuật biểu diễn đồng bộ, do đó chi phí cao hơn.

– Sự kiện mang tính thương hiệu: cần đầu tư thiết kế nhận diện, đồng phục, quà tặng, backdrop, TVC… Tất cả đều tăng thêm ngân sách.

Ý tưởng càng độc đáo – chi phí càng cao, nhưng đây cũng là khoản đáng đầu tư vì nó tạo ấn tượng lâu dài cho khách hàng và đối tác.

4. Hệ thống kỹ thuật: âm thanh – ánh sáng – màn hình LED

– Âm thanh: Tùy số lượng khách và không gian, cần hệ thống loa công suất lớn, micro không dây, mixer, thiết bị dự phòng.

– Ánh sáng: Sự kiện lớn cần nhiều loại đèn (moving head, follow, par LED…) để tạo hiệu ứng chuyên nghiệp.

– Màn hình LED: Kích thước màn LED càng lớn, độ phân giải càng cao thì chi phí càng đắt. Một màn LED P3 hoặc P2.5 có giá cao gấp đôi so với LED P5.

Đây là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn trong báo giá, đặc biệt với sự kiện trên 300 khách.

5. Nhân sự sự kiện

Nhân sự là “linh hồn” giúp sự kiện vận hành trơn tru. Chi phí sẽ tùy thuộc vào số lượng và chất lượng nhân sự:

– MC chuyên nghiệp: MC song ngữ, MC nổi tiếng có mức cát-xê cao hơn MC nội bộ.

– PG, PB, lễ tân: phụ thuộc vào số lượng khách mời cần đón tiếp.

– Kỹ thuật viên: điều phối âm thanh, ánh sáng, LED, sân khấu.

– Đội ngũ hỗ trợ: an ninh, hậu cần, phục vụ bàn, đội múa lân sư rồng, ban nhạc…

Nhân sự càng đông và chuyên nghiệp, chi phí càng tăng.

6. Nội dung chương trình và khách mời biểu diễn

Một sự kiện không thể thiếu phần nội dung giải trí và nghệ thuật.

– Tiết mục nội bộ: nhân viên công ty biểu diễn, chi phí hầu như không đáng kể.

– Tiết mục chuyên nghiệp: thuê ca sĩ, ban nhạc, nhóm nhảy, ảo thuật gia… Giá cát-xê phụ thuộc vào độ nổi tiếng.

– Khách mời đặc biệt: ca sĩ hạng A, diễn giả tên tuổi có thể chiếm từ 20%–40% tổng ngân sách.

Đây là yếu tố “làm nên thương hiệu” cho sự kiện, nhưng cũng có thể khiến chi phí đội lên đáng kể.

7. Hạng mục trang trí và nhận diện thương hiệu

– Backdrop, photo booth, standee, banner: cần thiết để tạo điểm nhấn thương hiệu.

– Decor theo concept: dùng hoa tươi, vật liệu cao cấp, đèn led nghệ thuật… thì chi phí tăng cao.

– Quà tặng khách mời: sổ tay, USB, sản phẩm công ty, voucher, bộ gift set…

Trang trí và nhận diện thương hiệu giúp ghi dấu ấn hình ảnh, nhưng cũng là hạng mục chi phí doanh nghiệp nên tính toán kỹ.

8. Dịch vụ ăn uống – tiệc

– Tea-break: chi phí thấp, phù hợp hội thảo.

– Set menu tại nhà hàng/khách sạn: mức giá từ 300.000 – 1.000.000 VNĐ/khách.

– Buffet: đa dạng món ăn, giá thường cao hơn set menu.

Đây là chi phí dễ dự trù vì tính toán theo số lượng khách cụ thể.

9. Các chi phí phát sinh khác

Ngoài những hạng mục chính, doanh nghiệp cũng nên dự phòng cho các chi phí như:

– Chi phí vận chuyển, logistics.

– Phí giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời.

– Dịch vụ quay phim – chụp hình chuyên nghiệp.

– Bảo hiểm sự kiện.

– Chi phí dự phòng (5%–10% tổng ngân sách).

Tóm lại: Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói = Quy mô + Địa điểm + Ý tưởng + Kỹ thuật + Nhân sự + Trang trí + Ăn uống + Phát sinh.

Chi phí tổ chức một sự kiện trọn gói tại Việt Nam rất đa dạng, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình, quy mô, địa điểm và mức độ yêu cầu về sự sang trọng, độc đáo.  Mức chi phí tổ chức sự kiện trọn gói có thể dao động từ vài chục triệu đồng cho một sự kiện nhỏ, đơn giản đến hàng tỷ đồng cho các sự kiện quy mô lớn, hoành tráng.

Làm thế nào để tối ưu chi phí tổ chức sự kiện?

1. Xác định rõ mục tiêu và ngân sách ngay từ đầu

Trước khi bắt tay vào bất kỳ hạng mục nào, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu sự kiện (PR thương hiệu, tri ân khách hàng, gắn kết nội bộ, ra mắt sản phẩm mới…) và dự trù ngân sách.
Việc có con số cụ thể sẽ giúp bạn kiểm soát được giới hạn chi phí, tránh phát sinh không cần thiết, đồng thời dễ dàng so sánh báo giá từ các đơn vị cung cấp dịch vụ.

Mẹo nhỏ: Luôn để ra một khoản dự phòng (5 – 10% ngân sách) cho các chi phí phát sinh vào phút cuối như thay đổi số lượng khách, bổ sung thiết bị, hay thêm hoạt động ngoài dự kiến.

2. Lựa chọn gói dịch vụ trọn gói thay vì thuê lẻ

Nhiều doanh nghiệp thường thuê riêng từng hạng mục như âm thanh, ánh sáng, backdrop, MC, nhân sự… Điều này dễ dẫn đến tình trạng chi phí đội lên cao và khó quản lý tiến độ.
Ngược lại, khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, tất cả hạng mục được tích hợp trong một kế hoạch thống nhất, chi phí sẽ được tính toán tối ưu hơn, hạn chế trùng lặp, đồng thời bạn còn được hưởng chính sách chiết khấu tốt hơn từ nhà tổ chức.

3. Tận dụng địa điểm phù hợp và tối ưu chi phí thuê

Chi phí thuê địa điểm thường chiếm từ 30 – 40% tổng ngân sách sự kiện. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm phù hợp rất quan trọng.

• Nếu là sự kiện nội bộ, có thể tổ chức ngay tại hội trường công ty hoặc không gian văn phòng được decor lại.

• Nếu là sự kiện quy mô vừa và nhỏ, nên chọn các nhà hàng, khách sạn có sẵn trang thiết bị cơ bản để tiết kiệm chi phí thuê ngoài.

• Đối với sự kiện lớn, hãy đàm phán với trung tâm hội nghị để có gói dịch vụ kèm (âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, tiệc…) thay vì thuê rời từng hạng mục.

4. Lên kế hoạch chi tiết và timeline chặt chẽ

Một sự kiện thiếu kế hoạch dễ dẫn đến phát sinh chi phí do phải thay đổi thiết kế, thuê gấp nhân sự, hay thuê thiết bị bổ sung.
Do đó, việc xây dựng timeline chi tiết cho từng hạng mục (từ chuẩn bị, set up, diễn ra, đến kết thúc) không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí nhân sự và logistic.

5. Tối ưu chi phí thiết kế & trang trí

Backdrop, sân khấu, cổng chào, photobooth… thường ngốn nhiều chi phí, đặc biệt khi dùng chất liệu cao cấp hoặc thiết kế cầu kỳ.
Để tiết kiệm, bạn có thể:

• Dùng chất liệu phổ biến như Hiflex, PP thay vì mica, LED.

• Tái sử dụng các vật liệu, khung dựng từ sự kiện trước.

• Chọn concept tối giản nhưng tinh tế, vừa hiện đại vừa tiết kiệm.

6. Đầu tư đúng trọng tâm – cắt giảm chi phí phụ

Hãy tập trung vào những hạng mục mang lại giá trị lớn cho khách tham dự (âm thanh – ánh sáng, nội dung chương trình, MC, tiệc…) thay vì chi quá nhiều cho các chi tiết ít quan trọng như quà tặng nhỏ hoặc trang trí phụ.
Một sự kiện thành công không nhất thiết phải hoành tráng về hình thức, mà quan trọng là mang lại trải nghiệm đáng nhớ và đạt đúng mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

7. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín

Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân sự và đặc biệt là tối ưu chi phí nhờ hệ thống thiết bị có sẵn, đội ngũ sáng tạo, nhân lực ổn định và kinh nghiệm xử lý tình huống.
Thay vì phải loay hoay thuê ngoài từng hạng mục, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào nội dung và thông điệp muốn truyền tải, mọi việc còn lại đã có đối tác lo.

Báo Giá Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Chuyên Nghiệp tại F5VISION

F5VISION cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp với bảng báo giá linh hoạt, phù hợp cho nhiều quy mô và hình thức tổ chức như: lễ khai trương, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên, hội chợ triển lãm, activation, teambuilding…Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, giúp tối ưu hóa chi phí và mang lại sự kiện thành công, ấn tượng.

Giá dịch vụ được xây dựng theo từng hạng mục cụ thể như: địa điểm tổ chức, thiết kế – thi công sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, nhân sự sự kiện, truyền thông – media, quà tặng, chi phí vận hành… Trung bình, chi phí tổ chức sự kiện trọn gói tại F5VISION dao động từ 15 triệu đến trên 200 triệu đồng, tùy theo yêu cầu, quy mô và mức độ đầu tư của khách hàng.

Chúng tôi cam kết tối ưu ngân sách – minh bạch báo giá – đảm bảo chất lượng và tiến độ, mang đến cho doanh nghiệp những sự kiện thành công vượt mong đợi.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất