Checklist Tổ Chức Tất Niên Công Ty Chi Tiết Nhất

Tiệc tất niên từ lâu đã trở thành một trong những sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp vào cuối năm. Không chỉ đơn thuần là buổi gặp gỡ nội bộ, đây còn là dịp để tri ân nhân sự, nhìn lại hành trình đã qua, tăng gắn kết đội ngũ và truyền cảm hứng cho năm mới. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi tất niên chỉnh chu, hấp dẫn và đúng tinh thần của công ty lại không hề đơn giản. Doanh nghiệp phải lên kế hoạch trước từ 30–60 ngày, đồng bộ hàng chục đầu việc lớn nhỏ và đảm bảo mọi hạng mục phải được hoàn thành đúng tiến độ.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn Checklist tổ chức tất niên công ty chi tiết nhất, bao gồm: chuẩn bị – kế hoạch – hậu cần – nội dung chương trình – nhân sự – truyền thông – kỹ thuật – rủi ro – timeline – checklist theo ngày. Bạn có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp mình hoặc sử dụng như một mẫu chuẩn khi làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức Year End Party trọn gói chuyên nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất

Xác định mục tiêu & thông điệp của buổi tiệc – bước nền tảng quan trọng nhất

Một buổi tiệc tất niên thành công luôn bắt đầu từ những mục tiêu rõ ràng. Đây được xem là “kim chỉ nam” giúp cả ê-kíp vận hành đi đúng hướng, tránh lãng phí nguồn lực.

– Xác định mục tiêu tổng thể của sự kiện

Doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi:

1. Buổi tiệc hướng đến điều gì? Tri ân – gắn kết – tổng kết – vinh danh – truyền thông nội bộ – hay tất cả?

2. Quy mô buổi tiệc là bao nhiêu? Một bữa tiệc nhỏ ấm cúng hay sự kiện lớn mang tính thương hiệu?

3. Tinh thần chính muốn truyền tải? Truyền cảm hứng, cổ vũ tinh thần làm việc, hay xây dựng hình ảnh hiện đại và chuyên nghiệp?

Khi doanh nghiệp xác định được mục tiêu ngay từ đầu, toàn bộ các bước về concept – nội dung – ngân sách sẽ trở nên thống nhất và hiệu quả hơn.

– Xác định thông điệp xuyên suốt

Một buổi tiệc tất niên hay còn được gọi là “Year End Party” thường xoay quanh các chủ đề như:

• “Together We Shine” (Chúng ta tỏa sáng)

• “Bứt phá – Tăng tốc – Vươn xa”

• “Kết nối để thành công”

• “One Team – One Dream”

• “Hành trình kiến tạo giá trị”

Thông điệp cần ngắn, dễ nhớ, dễ ứng dụng vào backdrop, bài phát biểu, video tổng kết và các hoạt động xuyên suốt chương trình.

Checklist phần chuẩn bị trước sự kiện

Giai đoạn chuẩn bị là bước quan trọng nhất, quyết định 60–70% thành công của buổi tiệc. Một checklist chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.

1. Lập kế hoạch tổng thể (Timeline 30–45 ngày trước sự kiện)

Trong thời gian này, bạn cần hoàn thiện:

1. Thời gian tổ chức: Chọn ngày đẹp, tránh trùng lịch công tác hoặc sát Tết quá khó bố trí.

2. Địa điểm tổ chức: Nhà hàng – trung tâm hội nghị – khu resort – sân vườn – ngay tại công ty.

3. Quy mô & số lượng khách mời: nhân sự, gia đình, đối tác, VIP,…

4. Ngân sách dự kiến: Làm rõ từng hạng mục (âm thanh – ánh sáng – nhân sự – MC – decor – menu – quà tặng – giải thưởng – media).

5. Phân công nhân sự: Lập ban tổ chức gồm 5–10 người, phụ trách từng mảng rõ ràng.

6. Concept – chủ đề – phong cách tiệc: Tiệc sang trọng, tiệc truyền thống, tiệc trẻ trung năng động, tiệc dạ hội, tiệc văn hóa theo chủ đề quốc gia,…

Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tránh sự cố và dễ dàng tối ưu chi phí trong quá trình triển khai.

2. Đặt địa điểm tổ chức

Checklist lựa chọn địa điểm phù hợp:

1. Sức chứa đủ lớn & bố trí sân khấu hợp lý

2. Có bãi giữ xe rộng

3. Không gian setup thoáng, trần cao

4. Hệ thống âm thanh – ánh sáng có sẵn hoặc dễ nâng cấp

5. Thực đơn chất lượng, phục vụ chuyên nghiệp

6. Vị trí thuận tiện cho nhân viên di chuyển

Đối với doanh nghiệp có từ 200–500 nhân sự, nên chọn trung tâm hội nghị có thiết kế hiện đại để dễ dựng sân khấu & LED. Quy mô trên 600 người nên chọn địa điểm thật rộng để bố trí đồng thời khu vực giao lưu – chụp ảnh – tiệc – sân khấu.

3. Xây dựng concept & ý tưởng chương trình

Concept chính là “linh hồn” của buổi tiệc tất niên. Khi có concept rõ ràng, mọi hạng mục trang trí – nội dung – âm nhạc – video – màu sắc đều phải thống nhất theo concept.

Các concept nổi bật thường được doanh nghiệp lựa chọn:

• Concept Hành trình: mô phỏng hành trình phát triển, dùng visual là bản đồ, đường chạy, thang bậc thành công.

• Concept Công nghệ – hiện đại: LED mapping, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh 4D.

• Concept truyền thống: tông đỏ – vàng – lân sư rồng – bày mâm cỗ – thư pháp.

• Concept dạ hội: sang trọng, dresscode trang nhã.

• Concept sáng tạo: hiệu ứng không gian, đêm gala, carnival, crypto, thiên hà,…

Checklist khi chọn concept:

1. Phù hợp ngành nghề

2. Phù hợp độ tuổi nhân viên

3. Phù hợp ngân sách

4. Ứng dụng được vào backdrop – sân khấu – thiệp mời – video

4. Dự trù ngân sách chi tiết

Một số hạng mục quan trọng trong ngân sách:

• – Thuê địa điểm

• – Âm thanh – ánh sáng – LED

• – Sân khấu – backdrop – photobooth – bàn gallery

• – MC – ca sĩ – nghệ sĩ – nhóm nhảy

• – Quầy tiệc – thực đơn

• – Quà tặng – phần thưởng – minigame

• – Nhân sự vận hành – PG – kỹ thuật

• – Quay phim – chụp ảnh – livestream

• – Xe đưa đón (nếu có)

• – Chi phí phát sinh

Checklist tối ưu chi phí:

1. Đặt sớm 30–45 ngày để có giá tốt

2. Chọn gói trọn gói thay vì thuê lẻ

3. Tối ưu kích thước sân khấu – LED theo không gian

4. Hạn chế tiết mục nghệ thuật quá đắt đỏ

5. Sử dụng backdrop in thay cho LED nếu ngân sách thấp

5. Checklist nội dung chương trình

Phần nội dung là “điểm chạm cảm xúc” quan trọng nhất. Lên checklist nội dung gồm:

1. Video tổng kết cuối năm

2. Bài phát biểu của lãnh đạo

3. Tiết mục mở màn

4. Nghi thức khai tiệc

5. Vinh danh – khen thưởng

6. Minigame – bốc thăm

7. Tiết mục nghệ thuật

8. Giao lưu – tiệc tối

9. Bế mạc – cảm ơn

Lưu ý: Nội dung cần mang tính kết nối, truyền cảm hứng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Checklist setup & triển khai trong ngày diễn ra

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa đội nội bộ và đơn vị tổ chức sự kiện.

1. Checklist setup trong ngày

Trước 6–8 giờ:

• – Kiểm tra sân khấu, backdrop, photobooth

• – Chạy kiểm tra âm thanh – ánh sáng – LED

• – Sắp xếp bàn ghế – sơ đồ chỗ ngồi

• – Kiểm tra menu – bếp – đồ ăn – thời gian phục vụ

• – Chuẩn bị hiện vật giải thưởng, quà tặng

• – Test micro – timeline – cue show

• – Set up bàn gallery – tài liệu – hoa – banner

• – Chuẩn bị khu vực tiếp tân – check-in

Trước 1–2 giờ:

• – Họp nhanh với MC – kỹ thuật – ban tổ chức

• – Tổng duyệt lần cuối

• – Kiểm tra nội dung trình chiếu

• – Điều phối nhân sự tiếp tân – check list khách mời

2. Checklist điều phối trong chương trình

Trong quá trình sự kiện diễn ra, điều phối là yếu tố then chốt.

Checklist điều phối:

• – MC theo sát timeline, không để chương trình bị đứt mạch

• – Điều chỉnh âm lượng – ánh sáng theo tiết mục

• – Đảm bảo video – hình ảnh trình chiếu đúng cue

• – Nhân sự hỗ trợ tại bàn VIP

• – Đội kỹ thuật trực 100% để xử lý phát sinh

• – Nhân viên check-in trực để hỗ trợ khách đến muộn

• – Điều phối phần trao thưởng đúng người – đúng danh mục

• – Theo dõi tình trạng phục vụ tiệc để tránh chậm món

• – Kiểm soát trật tự – an toàn

• – Chủ động tiếp ứng cho ban lãnh đạo khi cần thiết

Checklist nội dung chương trình (chi tiết theo timeline)

Dưới đây là checklist mẫu bạn có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp:

1. Đón khách – Check-in – Chụp ảnh

• – PG đứng chào khách

• – Phát vòng tay/ thẻ tên (nếu có)

• – Check-in QR / check-in danh sách

• – Chụp hình trước photobooth

• – Trà bánh nhẹ cho khách đến sớm

2. Mở màn – Khai tiệc

• – Tiết mục mở màn (trống, nhảy, múa nghệ thuật)

• – MC chào mừng

• – Giới thiệu đại biểu – ban lãnh đạo

• – Chiếu video tổng kết năm

• – Bài phát biểu tổng kết

3. Nghi thức nâng ly

• – Đại diện ban lãnh đạo thực hiện nghi thức

• – Bắn pháo kim tuyến (nếu setup trong nhà và phù hợp)

• – Nhạc nền không khí sôi nổi

4. Tiệc – Giao lưu – Minigame

• – Phục vụ món

• – Minigame sân khấu/ minigame trong bàn

• – Tiết mục nghệ thuật xen kẽ

• – Thi đấu đội nhóm theo chủ đề

5. Vinh danh – Trao giải cuối năm

• – Nhân viên xuất sắc

• – Tập thể tiêu biểu

• – Cống hiến lâu năm

• – Giải thưởng đặc biệt: sáng kiến – doanh số – tăng trưởng

6. Bốc thăm may mắn

• – Giải ba – giải nhì – giải nhất – giải đặc biệt

• – Nhạc hiệu theo từng giải

• – Livestream/ chụp hình lưu niệm

7. Bế mạc

• – MC tổng kết

• – Đại diện lãnh đạo gửi lời cảm ơn

• – Chụp ảnh tập thể

• – Kết thúc chương trình

Checklist truyền thông – Media (trước, trong và sau sự kiện)

Một sự kiện tốt không thể thiếu hoạt động truyền thông bài bản.

1. Truyền thông trước sự kiện

1. Gửi email mời – poster – thông báo trên nội bộ

2. Trailer video ngắn về chủ đề buổi tiệc

3. Countdown 3–5 ngày trước sự kiện

4. Hướng dẫn dresscode – thời gian – địa điểm – lưu ý

2. Truyền thông trong sự kiện

1. Livestream (nếu cần)

2. Chụp ảnh – quay phim team building – photobooth

3. Video 1–2 phút recap nhanh trong sự kiện (nếu doanh nghiệp muốn)

3. Truyền thông sau sự kiện

1. Gửi album ảnh cho toàn bộ nhân viên

2. Gửi email cảm ơn

3. Đăng video recap trên social nội bộ

4. Tổng hợp feedback nội bộ

5. Lưu trữ hồ sơ cho sự kiện năm sau

Checklist tổng kết sau sự kiện

Ngay sau chương trình, doanh nghiệp cần thực hiện tổng kết để đánh giá hiệu quả.

Checklist tổng kết:

1. Tổng hợp chi phí thực tế và so sánh với ngân sách

2. Họp rút kinh nghiệm cùng ban tổ chức

3. Đánh giá hiệu quả truyền thông

4. Lưu trữ toàn bộ tài liệu: file thiết kế – hình ảnh – video – timeline

5. Gửi lời cảm ơn đến đối tác tổ chức sự kiện

Gợi ý timeline chuẩn khi tổ chức tất niên công ty

Trước 45–30 ngày:

Xác định mục tiêu – concept – địa điểm – ngân sách – nhà cung cấp

Trước 30–15 ngày:

Hoàn tất thiết kế – ký hợp đồng – hoàn thiện nội dung chương trình

Trước 10–7 ngày:

Chốt MC – nghệ sĩ – kịch bản – minigame – nhân sự điều phối

Trước 3 ngày:

Gửi thông báo nội bộ – kiểm tra thiết bị – chuẩn bị quà tặng

Trong ngày diễn ra:

Setup – tổng duyệt – điều phối – chương trình

Sau sự kiện:

Tổng kết – gửi album – rút kinh nghiệm – lưu hồ sơ

Vì sao doanh nghiệp cần checklist khi tổ chức tất niên?

Một checklist chuẩn là công cụ không thể thiếu để đảm bảo buổi tiệc tất niên diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những lý do quan trọng:

• Giảm rủi ro: Khi mọi hạng mục được liệt kê chi tiết, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa các sai sót kỹ thuật, nhầm lẫn tiến độ hay bỏ sót các phần việc quan trọng. Điều này đặc biệt cần thiết với những sự kiện quy mô lớn hoặc có nhiều bộ phận phối hợp.

• Không bỏ sót hạng mục quan trọng: Checklist giúp đảm bảo tất cả công việc từ âm thanh – ánh sáng, sân khấu, quà tặng, minigame đến truyền thông đều được thực hiện đầy đủ. Nhờ vậy, sự kiện sẽ tránh được những thiếu sót khiến trải nghiệm của nhân sự và khách mời giảm sút.

• Quản lý ngân sách hiệu quả: Mỗi hạng mục đều được dự trù chi phí rõ ràng, giúp dễ dàng theo dõi và tối ưu nguồn lực. Doanh nghiệp có thể kiểm soát chi tiêu chặt chẽ, tránh phát sinh không cần thiết và cân đối giữa các khoản đầu tư cho chương trình.

• Kiểm soát tiến độ: Mọi công việc đều có người phụ trách, thời hạn và trạng thái hoàn thành rõ ràng. Điều này giúp ban quản trị theo dõi tiến độ nhanh chóng, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trước và trong ngày tổ chức.

• Tối ưu thời gian và nhân lực: Checklist giúp phân công công việc hợp lý, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót. Nhân sự biết rõ nhiệm vụ và thời điểm cần thực hiện, giúp quá trình chuẩn bị và triển khai hiệu quả hơn.

Đơn vị tổ chức tất niên chuyên nghiệp – bí quyết giúp doanh nghiệp thành công

Tổ chức một buổi tiệc tất niên hoành tráng và chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi ý tưởng sáng tạo mà còn yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phận. Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian, giảm áp lực vận hành và đảm bảo chất lượng, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói là giải pháp tối ưu. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ đồng hành và hỗ trợ từ khâu lên ý tưởng đến khi chương trình kết thúc.

Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ:

• Lên ý tưởng – concept

• Thiết kế – thi công sân khấu – backdrop – photobooth

• Cung cấp âm thanh – ánh sáng – LED

• Kịch bản – MC – nghệ sĩ – nhân sự điều phối

• Quay phim – chụp ảnh

• Quản lý ngân sách

• Vận hành và xử lý sự cố trong sự kiện

Sự hỗ trợ chuyên môn giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng, đảm bảo chất lượng và tạo nên một sự kiện đáng nhớ.

F5VISION – Công ty tổ chức tất niên trọn gói tại TP.HCM – Chuyên nghiệp & Tiết kiệm nhất

F5VISION tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu, cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói dành cho doanh nghiệp với phong cách sáng tạo – chỉn chu – hiệu quả. Chúng tôi hiểu rằng tiệc tất niên không chỉ là dịp tổng kết cuối năm, mà còn là một sự kiện quan trọng thể hiện văn hóa doanh nghiệp, gắn kết tập thể và truyền cảm hứng cho chặng đường mới.

Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất

Với  hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim,  Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.

Các hình ảnh, video dự án tổ chức sự kiện tất niên cuối năm F5VISION đã thực hiện

– Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập

– Tổ chức sự kiện CCTV

– Tổ chức sự kiện AVConnect

– Tổ chức Year End Party cho

– Tổ chức Year End Party 

– Tổ chức Year End Party cho hội CCTV Tân Phú TP. Hồ Chí Minh

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một Công ty Dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hãy liên hệ ngay đến F5VISION để có một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng cho doanh nghiệp mình. Đến với F5VISION bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.

>> Tham khảo chi tiết các DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI:  Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức lễ khai trương

Tổ chức hội nghị hội thảo

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập

Tổ chức sự kiện thể thao

Tổ chức Gala dinner

Tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện theo yêu cầu

Tổ chức sinh nhật

CÔNG TY TNHH F5VISION

Địa chỉ: Tầng 2, Số 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM

Chi Nhánh: Dv15-lk 672 Khu Dịch Vụ Đào Đất,P.Kiến Hưng, Q.Hà Đông, TP.Hà Nội

Email: f5vision.vn@gmail.com
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5VISION2024