Quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty chuyên nghiệp từ A–Z
Cuối năm luôn là thời điểm đặc biệt đối với mọi doanh nghiệp. Sau một năm làm việc bận rộn, đầy nỗ lực và thử thách, tiệc tất niên không chỉ là dịp để tổng kết thành tựu mà còn là cơ hội để gắn kết đội ngũ, tri ân nhân sự và đối tác đã đồng hành. Với các công ty quy mô vừa và lớn, việc tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp mang ý nghĩa chiến lược: thể hiện văn hóa doanh nghiệp, nâng cao tinh thần nội bộ, đồng thời lan tỏa hình ảnh thương hiệu qua từng chi tiết của sự kiện.
Tuy nhiên, để một buổi tiệc diễn ra trọn vẹn – từ kịch bản, âm thanh ánh sáng, thực đơn, đến phần trang trí và hoạt động tương tác – không hề đơn giản. Chính vì vậy, nắm rõ quy trình tổ chức tiệc tất niên từ A–Z là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, ngân sách và tạo nên một đêm tiệc thật đáng nhớ.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức tất niên trọn gói chuyên nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất
Mục đích và ý nghĩa của tiệc tất niên công ty
Trước khi đi sâu vào quy trình tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và ý nghĩa của buổi tiệc tất niên. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch, lựa chọn hình thức và thông điệp truyền thông phù hợp.
1. Tri ân và cảm ơn đội ngũ nhân sự
Buổi tiệc là dịp để lãnh đạo gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể nhân viên đã cống hiến trong suốt năm qua. Một lời tri ân đúng lúc, một phần thưởng nhỏ hay những lời phát biểu ý nghĩa từ ban giám đốc chính là “chất keo” gắn kết tinh thần tập thể.
2. Gắn kết nội bộ, tăng tinh thần đồng đội
Sau những ngày tháng làm việc căng thẳng, tiệc tất niên là dịp để các phòng ban cùng giao lưu, chia sẻ và gắn bó hơn. Không khí ấm cúng, vui tươi sẽ giúp nhân viên có thêm động lực bước vào năm mới với năng lượng tích cực.
3. Tổng kết và nhìn lại hành trình một năm
Không chỉ là buổi tiệc, đây còn là sự kiện tổng kết năm, nơi doanh nghiệp nhìn lại kết quả đã đạt được, rút kinh nghiệm và đề ra phương hướng cho năm tới. Việc này giúp tạo niềm tin và định hướng rõ ràng cho toàn thể nhân viên.
4. Truyền thông hình ảnh và giá trị thương hiệu
Với nhiều doanh nghiệp, tất niên còn là dịp để truyền thông nội bộ và quảng bá hình ảnh thương hiệu. Từ backdrop, sân khấu, đến phong cách tổ chức, tất cả đều góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của công ty.
Quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty chuyên nghiệp từ A–Z
Làm thế nào để tổ chức một buổi tiệc tất niên chuyên nghiệp, bài bản và thực sự “chạm” đến trái tim của mỗi người tham dự? Dưới đây là một bản kế hoạch chi tiết, một “cuốn cẩm nang” A-Z mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức bao gồm 4 giai đoạn cốt lõi:
Giai đoạn 1: Khởi động & Lập kế hoạch chiến lược (6-8 tuần trước D-Day)
Đây là giai đoạn đặt nền móng. Một kế hoạch càng chi tiết ở giai đoạn này, rủi ro ở giai đoạn thực thi càng thấp. Đừng bao giờ “đốt cháy giai đoạn” này.
1. Xác định “WHY”: Mục tiêu & Thông điệp chủ đạo
Trước khi nghĩ đến việc “ăn gì, chơi gì”, hãy trả lời câu hỏi “WHY” – “Tại sao chúng ta tổ chức bữa tiệc này?”. Mục tiêu của YEP năm nay là gì?
- Tri ân & Ghi nhận? (Tập trung vào vinh danh, quà tặng)
- Tổng kết thành tựu & Đề ra mục tiêu mới? (Tập trung vào bài phát biểu của CEO, các video/slide báo cáo)
- Gắn kết & “Xõa”? (Tập trung vào giải trí, trò chơi, âm nhạc)
- Truyền thông & Xây dựng thương hiệu tuyển dụng? (Tập trung vào hình ảnh, quy mô, sự hoành tráng)
Từ mục tiêu đó, hãy chắt lọc ra một Thông điệp chủ đạo (Key Message) hoặc Chủ đề (Concept/Theme). Đây sẽ là kim chỉ nam xuyên suốt cho mọi hoạt động, từ thiết kế, trang trí đến nội dung kịch bản.
Ví dụ về chủ đề:
- Truyền thống: “Xuân Gắn Kết – Tết Tri Ân” (Tập trung vào không khí Tết cổ truyền)
- Hiện đại: “The Great Gatsby”, “Oscar Night” (Tập trung vào sự sang trọng, vinh danh)
- Sáng tạo: “Back to the Future” (Nhìn lại quá khứ, hướng tới tương lai), “Superhero Gala” (Vinh danh những “siêu anh hùng” thầm lặng của công ty).
2. Thành lập Ban Tổ Chức (BTC) & Phân công vai trò
Một mình bạn không thể làm nên sự kiện. Hãy thành lập một BTC nòng cốt, lý tưởng nhất là sự kết hợp của các phòng ban:
- Trưởng Ban (Leader – Thường là HR/Admin Manager hoặc Marketing Manager): Chịu trách nhiệm chung, điều phối, quyết định cuối cùng và quản lý ngân sách.
- Team Nội dung (Content Team – Marketing/HR): Lên ý tưởng chủ đề, viết kịch bản (kịch bản tổng, kịch bản MC), lên kế hoạch truyền thông nội bộ.
- Team Hậu cần (Logistics Team – Admin/Purchasing): Chịu trách nhiệm tìm địa điểm, làm việc với nhà cung cấp (vendor), quản lý F&B, quà tặng, vận chuyển.
- Team Kỹ thuật (Support Team – IT/Thiết kế): Hỗ trợ thiết kế ấn phẩm, quản lý âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
- Thủ quỹ (Finance): Quản lý dòng tiền, chi tiêu, thanh quyết toán.
Mẹo chuyên nghiệp: Họp BTC hàng tuần (kick-off meeting) để thống nhất mục tiêu, ngân sách và cập nhật tiến độ đều đặn. Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana hoặc đơn giản là Google Sheet để theo dõi công việc.
3. Lập Ngân Sách (Budgeting): Xương sống của sự kiện
Đây là bước thực tế và quan trọng nhất. Ngân sách quyết định quy mô và chất lượng của sự kiện.
Cách lập ngân sách:
- Xác định tổng ngân sách: Ban lãnh đạo duyệt chi bao nhiêu?
- Ước tính số lượng người tham dự: (Nhân viên chính thức + Thử việc + Khách mời VIP + Đối tác…).
- Chia ngân sách trên đầu người (Cost per head): Đây là con số tham chiếu quan trọng.
Các hạng mục chi phí cơ bản (chia theo tỷ trọng):
- 1. F&B (Thực phẩm & Đồ uống) (40% – 50%):
- Hình thức: Set menu (trang trọng, dễ kiểm soát) hay Buffet (tự do, đa dạng)?
- Chi phí/suất ăn? Đồ uống (bia, rượu, nước ngọt) tính trọn gói hay gọi lẻ?
- Chi phí mang đồ uống ngoài vào (Corkage fee) – Hãy hỏi kỹ điều này!
- 2. Địa điểm (Venue) (15% – 20%):
- Phí thuê sảnh (nếu có, nhiều nơi miễn phí nếu đặt F&B đạt yêu cầu).
- Phí thuê màn LED, âm thanh, ánh sáng cơ bản của địa điểm.
- 3. Trang trí & Sản xuất (Decor & Production) (10% – 15%):
- Backdrop khu vực check-in (photocall).
- Trang trí sân khấu, bàn tiệc, cổng chào (theo chủ đề).
- In ấn: Standee, thư mời, thẻ tên, số may mắn…
- 4. Giải trí & Nhân sự (Entertainment & Personnel) (10% – 15%):
- MC chuyên nghiệp (Rất quan trọng!).
- Vũ đoàn, ca sĩ khách mời (nếu có).
- Thuê nhân sự (PG/PB đón khách, an ninh).
- Quay phim, chụp ảnh (Media Team).
- 5. Quà tặng & Vinh danh (Gifts & Awards) (10%):
- Quà tặng mang về (Door gifts) cho tất cả nhân viên.
- Giải thưởng Lucky Draw (Bốc thăm may mắn).
- Kỷ niệm chương, bằng khen cho nhân viên/team xuất sắc.
- 6. Dự phòng (Contingency) (5% – 10%):
- BẮT BUỘC PHẢI CÓ. Khoản này dùng cho các chi phí phát sinh không lường trước (thêm giờ, vỡ ly, in ấn lại…).
4. Lựa chọn Thời gian & Địa điểm (Date & Venue)
Thời gian:
- Nên tổ chức vào ngày nào? Cuối tuần (Thứ 6, Thứ 7) thường được ưu tiên để nhân viên “xõa” hết mình mà không lo ngày mai đi làm.
- Tránh tổ chức quá sát Tết Âm lịch (nhân viên lo về quê, đường xá đông đúc) hoặc quá xa (mất không khí). Khoảng 2-3 tuần trước Tết là lý tưởng.
- Thời gian tổ chức: Thường là buổi tối (18:00 – 22:00).
Địa điểm (Venue): Đây là cuộc chiến thực sự, vì các địa điểm “hot” thường được đặt trước 2-3 tháng.
- Khách sạn / Trung tâm hội nghị (Sofitel, Sheraton, White Palace…):
- Ưu điểm: Sang trọng, chuyên nghiệp, dịch vụ trọn gói (âm thanh, ánh sáng, F&B), PCCC tốt.
- Nhược điểm: Chi phí cao, ít linh hoạt về trang trí, thường tính phí vendor ngoài.
- Nhà hàng lớn / Trung tâm tiệc cưới (Adora, Gem Center…):
- Ưu điểm: Nhiều lựa chọn, F&B ngon, không gian đa dạng.
- Nhược điểm: Dịch vụ có thể không chuyên bằng khách sạn 5 sao.
- Không gian ngoài trời / Resort (Nếu kết hợp Team Building):
- Ưu điểm: Mới mẻ, không khí thoáng đãng, kết hợp được nhiều hoạt động.
- Nhược điểm: Chi phí di chuyển, lưu trú, rủi ro thời tiết (phải có phương án dự phòng sảnh trong nhà).
- Tổ chức tại văn phòng (In-office):
- Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí địa điểm, ấm cúng, quen thuộc.
- Nhược điểm: Không tạo cảm giác “lễ hội”, giới hạn về sức chứa, âm thanh. Chỉ phù hợp với công ty quy mô nhỏ (dưới 50 người).
Checklist Khảo sát Địa điểm (Site Inspection): Khi đi xem địa điểm, BTC Hậu cần phải kiểm tra:
- Sức chứa tối đa (theo kiểu set menu/buffet)?
- Sảnh có bị vướng cột không? Trần cao bao nhiêu (ảnh hưởng màn LED)?
- Âm thanh, ánh sáng, màn LED (của địa điểm) có đủ dùng không, hay phải thuê ngoài?
- Lối đi riêng cho BTC và kỹ thuật? Khu vực setup?
- Bãi đỗ xe (ô tô, xe máy) có đủ không? Có miễn phí không?
- Sảnh đón khách (Foyer) có đủ rộng để đặt backdrop, bàn check-in?
- Menu F&B: Cho phép “food test” (ăn thử) không?
- Chính sách vendor: Có tính phí mang vendor (âm thanh, decor) từ ngoài vào không?
Giai đoạn 2: Chuẩn bị tiền sự kiện & Truyền thông (3-5 tuần trước D-Day)
Khi đã có địa điểm, ngân sách và chủ đề, guồng máy bắt đầu vận hành.
1. Xây dựng Kịch bản (Scripting)
Đây là linh hồn của sự kiện. Phải có ít nhất 3 loại kịch bản:
- Kịch bản tổng thể (Master Rundown/Timeline):
- Chi tiết đến từng phút. Dành cho BTC và các vendor chính (Âm thanh, Ánh sáng, Media).
- Ví dụ:
- 17:30 – 18:00: BTC final check. Mở nhạc 1 (nhạc không lời).
- 18:00 – 18:45: Đón khách. Check-in. Tiệc nhẹ (nếu có). MC hoạt náo khu vực backdrop.
- 18:45 – 19:00: Ổn định chỗ ngồi (MC Call).
- 19:00 – 19:05: Bắt đầu: Tắt đèn. Chiếu video mở màn (Opening video).
- 19:05 – 19:10: Tiết mục mở màn (Vũ đoàn).
- 19:10 – 19:15: MC chào mừng, giới thiệu đại biểu.
- 19:15 – 19:30: Phát biểu của CEO (Tổng kết & Khai tiệc).
- 19:30 – 19:40: Nghi thức Khai tiệc (Champagne Tower).
- 19:40 – 20:10: Dùng tiệc (Nhạc 2).
- 20:10 – 20:40: Phần Lễ: Vinh danh nhân viên/team xuất sắc.
- 20:40 – 21:00: Văn nghệ “cây nhà lá vườn”.
- 21:00 – 21:30: Lucky Draw (Vòng 1, Vòng 2).
- 21:30 – 21:45: Game sân khấu.
- 21:45 – 22:00: Lucky Draw (Giải đặc biệt).
- 22:00: MC Cảm ơn & Kết thúc.
- Kịch bản MC (MC Script):
- Viết chi tiết từng lời nói, lời dẫn của MC, phải bám sát “Key Message”.
- Nên thuê MC chuyên nghiệp, họ sẽ biến kịch bản khô khan thành lời dẫn đầy cảm xúc. Đừng tiết kiệm chi phí này.
- Kịch bản Kỹ thuật (Technical Script):
- Dành cho team Kỹ thuật. Khi nào bật đèn nào, khi nào chiếu video gì, khi nào nhạc to, khi nào nhạc nhỏ.
2. Lựa chọn và Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management)
Bạn không thể tự làm mọi thứ. Việc lựa chọn vendor quyết định 70% thành công.
- Event Agency (Nếu ngân sách lớn): Họ sẽ lo “trọn gói” (A-Z) từ ý tưởng, thiết kế đến thi công. Bạn chỉ cần quản lý 1 đầu mối.
- Vendor lẻ (Nếu tự tổ chức):
- Âm thanh & Ánh sáng (AVL – Audio, Visual, Lighting): Rất quan trọng. Âm thanh rè, mic hú, đèn tối sẽ phá hỏng sự kiện. Hãy yêu cầu vendor cung cấp sơ đồ kỹ thuật.
- Decor & Production: Đơn vị thi công backdrop, sân khấu, trang trí. Phải yêu cầu họ gửi bản thiết kế 3D và duyệt chất liệu (in bạt Hiflex, PP, hay màn LED).
- Media (Photo/Video): Đừng dùng nhân viên “biết chụp ảnh”. Hãy thuê team chuyên nghiệp. Yêu cầu họ chụp (key moment, toàn cảnh, chân dung bàn) và quay (highlight video, after-movie).
- Quà tặng / Kỷ niệm chương: Cần đặt sớm để kịp sản xuất.
Mẹo chuyên nghiệp: Phải có hợp đồng rõ ràng với TẤT CẢ vendor. Hợp đồng phải ghi rõ: hạng mục, số lượng, thời gian setup, thời gian bàn giao, điều khoản thanh toán (thường là cọc 50%, thanh toán 50% sau sự kiện) và điều khoản đền bù nếu vi phạm.
3. Lên kế hoạch Tiết mục & Giải trí
Phần “Hội” phải cân bằng với phần “Lễ”.
- Phần Lễ (Trang trọng):
- Bài phát biểu của CEO: Cần chuẩn bị kỹ, ngắn gọn (5-7 phút), súc tích, truyền cảm hứng. Tránh báo cáo số liệu nhàm chán.
- Video tổng kết: Một video recap 3-5 phút về hành trình 1 năm của công ty (thành tựu, khó khăn, khoảnh khắc vui vẻ) sẽ rất cảm động.
- Vinh danh (Awarding): Đây là “trái tim” của phần lễ.
- Chuẩn bị: Lên danh sách giải thưởng (Nhân viên xuất sắc, Cống hiến, Team đột phá…), chuẩn bị kỷ niệm chương, bằng khen.
- Thực hiện: Khi vinh danh, nhạc phải trang trọng, màn LED phải hiện tên và hình ảnh người được vinh danh. MC phải gọi tên thật rõ ràng. Đây là giây phút họ tự hào nhất.
- Phần Hội (Giải trí):
- Văn nghệ “Cây nhà lá vườn”: Rất khuyến khích. Các tiết mục “tự biên tự diễn” của các phòng ban luôn tạo không khí gần gũi. BTC phải tổ chức đăng ký và duyệt tiết mục từ sớm để có thời gian tập luyện.
- Khách mời (Guest Performers): Nếu ngân sách cho phép, thuê ca sĩ, vũ đoàn, DJ, hoặc các tiết mục độc đáo (ảo thuật, xiếc) sẽ nâng tầm sự kiện.
- Trò chơi (Games): Chọn các trò chơi mang tính tương tác cao, liên quan đến chủ đề hoặc văn hóa công ty.
- Bốc thăm may mắn (Lucky Draw): Phần được mong chờ nhất.
- Cơ cấu giải: Nên có nhiều giải (tăng cơ hội trúng) và một vài giải “đinh” (Special Prize) có giá trị lớn.
- Hình thức: Bỏ phiếu giấy hay quay số điện tử? (Điện tử chuyên nghiệp và minh bạch hơn).
4. Kế hoạch Truyền thông Nội bộ (Internal Comms)
Sự kiện có “nóng” hay không phụ thuộc vào giai đoạn này. Mục tiêu là tạo sự mong đợi (tạo “hype”).
- Giai đoạn 1: Teasing (3 tuần trước D-Day)
- Gửi email/thông báo “Save the Date” (Giữ lịch) với thiết kế mờ ảo, hé lộ chủ đề.
- Đặt standee đếm ngược tại sảnh văn phòng.
- Giai đoạn 2: Informing (1-2 tuần trước D-Day)
- Gửi Thư mời (Invitation) chính thức.
- Thư mời phải đẹp, chuyên nghiệp (bản cứng hoặc email HTML).
- Nội dung thư mời: Chủ đề, Thời gian, Địa điểm (có Google Maps), và quan trọng nhất: Dress code (Trang phục bắt buộc).
- Giai đoạn 3: Reminding (2-3 ngày trước D-Day)
- Email nhắc nhở.
- Gợi ý về các hoạt động hấp dẫn (giải thưởng Lucky Draw, khách mời đặc biệt).
- Tổ chức các cuộc thi bên lề (ví dụ: “King & Queen of the Night” cho người mặc đẹp nhất) để khuyến khích nhân viên đầu tư trang phục.
Giai đoạn 3: Thực thi & Điều phối Ngày G (D-Day)
Đây là lúc “ra trận”. Dù kế hoạch hoàn hảo đến đâu, thực tế luôn có phát sinh. Sự chuyên nghiệp thể hiện ở khả năng ứng biến.
1. Tổng duyệt (Rehearsal)
Không tổng duyệt = Thất bại 50%. Tổng duyệt phải diễn ra (ít nhất 4-5 tiếng trước giờ G, hoặc lý tưởng là vào buổi sáng cùng ngày) với đầy đủ các bên: BTC, MC, Kỹ thuật (Âm thanh, Ánh sáng, LED), và các tiết mục văn nghệ, phần vinh danh.
- Checklist tổng duyệt:
- MC phải đứng trên sân khấu, nói thử mic.
- Kỹ thuật phải khớp nhạc, ánh sáng, slide/video với lời MC.
- Các tiết mục văn nghệ phải lên sân khấu (di chuyển, vị trí đứng).
- Phần vinh danh: Người trao giải, người nhận giải (diễn tập) đi từ đâu lên, đứng ở đâu, nhạc bật lên như thế nào?
- Kiểm tra tất cả các file media (video có chạy không? nhạc có bị vấp? font chữ slide có lỗi?).
2. Setup & Final Check (Trước giờ G 6-8 tiếng)
Team Hậu cần và vendor phải có mặt tại địa điểm từ rất sớm để setup.
- Setup khu vực check-in (backdrop, bàn lễ tân, quà tặng, số may mắn).
- Setup sân khấu (âm thanh, ánh sáng, nhạc cụ).
- Setup bàn tiệc (sơ đồ bàn, menu).
- Final Check (1 tiếng trước giờ G):
- Tất cả các mic (mic MC, mic phát biểu) đều phải đầy pin.
- Kết nối Internet (nếu cần livestream hoặc quay số online).
- Máy chiếu/màn LED sẵn sàng.
- Kịch bản (in ít nhất 5 bản) cho MC, Đạo diễn, Kỹ thuật, Trưởng BTC.
- Bộ đàm (Walkie-talkies) cho team BTC và Kỹ thuật (rất quan trọng để điều phối).
3. Quy trình Đón khách (Welcoming)
Ấn tượng đầu tiên là vô cùng quan trọng.
- Bàn Lễ tân (Reception):
- Phải có 3-4 nhân sự (PG/PB hoặc nhân viên BTC).
- Luồng check-in: Chào khách -> Xác nhận tên (theo danh sách) -> Phát quà check-in (nếu có) -> Phát số Lucky Draw -> Hướng dẫn vào sảnh tiệc.
- Khu vực Backdrop (Photocall):
- Phải có ánh sáng đẹp (đèn rọi).
- Có nhân sự chụp ảnh (team Media) túc trực.
- Có thể bố trí thêm các “props” (đạo cụ) vui nhộn theo chủ đề để chụp ảnh.
- Trong sảnh tiệc:
- Nhân sự hướng dẫn khách về đúng bàn (nếu có sơ đồ).
- Mở nhạc nhẹ, chiếu video “behind the scenes” (hậu trường) chuẩn bị YEP để lấp đầy thời gian chờ.
4. Điều phối Sự kiện (Show Coordination)
Đây là vai trò của Trưởng BTC (hoặc Show Director nếu thuê Agency). Người này không tham gia tiệc, mà phải đứng ở khu vực kỹ thuật (Control Room) để điều hành.
- Sử dụng bộ đàm: Liên lạc liên tục. “Team Kỹ thuật chuẩn bị video Opening”, “MC chuẩn bị lên sân khấu”, “Team Lễ tân chuẩn bị kỷ niệm chương cho phần vinh danh”.
- Kiểm soát timeline: Sự kiện luôn có xu hướng bị “cháy” giờ. Nếu phần phát biểu quá dài, MC phải khéo léo cắt ngắn game, hoặc team Kỹ thuật phải đẩy nhanh tiết mục tiếp theo.
- Quản lý F&B: Đảm bảo đồ ăn, thức uống được phục vụ đúng giờ, không bị thiếu.
- Quản lý Media: Nhắc nhở team Media bắt được các “key moment” (khoảnh khắc CEO phát biểu, khoảnh khắc vinh danh, khoảnh khắc trúng giải đặc biệt).
5. Quản lý Rủi ro (Risk Management)
Sự chuyên nghiệp là luôn có Kế hoạch B.
- Rủi ro: Mất điện.
- Phương án: Kiểm tra máy phát điện dự phòng của địa điểm.
- Rủi ro: Mic/Loa hỏng.
- Phương án: Luôn có mic dự phòng (có dây và không dây) đã sạc đầy pin.
- Rủi ro: Khách mời/CEO phát biểu quá dài.
- Phương án: MC phải có tín hiệu (ví dụ: giơ bảng 5 phút, 1 phút) hoặc có lời dẫn khéo léo để kết thúc.
- Rủi ro: Tranh cãi về Lucky Draw.
- Phương án: Quy trình bốc thăm phải minh bạch (thùng phiếu trong suốt, hoặc phần mềm quay số uy tín). Phải có quy định rõ ràng (ví dụ: người trúng giải phải có mặt, nếu gọi 3 lần không lên thì hủy kết quả).
- Rủi ro: Khách mời say xỉn, gây rối.
- Phương án: Có nhân sự an ninh (của địa điểm hoặc BTC) nhẹ nhàng mời khách ra khu vực nghỉ ngơi.
- Rủi ro: Lỗi file trình chiếu.
- Phương án: Lưu tất cả file (video, slide, nhạc) vào ít nhất 2 USB khác nhau, và tải lên Google Drive/Cloud.
Giai đoạn 4: Hậu sự kiện & Đo lường (Sau D-Day)
Bữa tiệc kết thúc, nhưng công việc của BTC thì chưa.
1. Hoạt động sau sự kiện (Post-Event Comms)
Cảm xúc của YEP cần được duy trì và lan tỏa.
- Email cảm ơn (Ngay ngày làm việc hôm sau): Gửi email cảm ơn toàn thể nhân viên đã tham dự, đính kèm một vài tấm ảnh “nóng”.
- Tổng hợp Hình ảnh (Sau 2-3 ngày): Tạo một album ảnh (Google Photos, Facebook Group nội bộ) và chia sẻ link để mọi người tải về.
- Ra mắt After-movie (Sau 1 tuần): Đây là sản phẩm truyền thông quan trọng nhất. Một video highlight 2-3 phút, quay dựng chuyên nghiệp, lồng nhạc cảm xúc sẽ khiến nhân viên “sống lại” khoảnh khắc đó.
- Sử dụng cho Employer Branding: Những hình ảnh, video đẹp này là tư liệu tuyệt vời để đăng lên các kênh tuyển dụng (LinkedIn, Fanpage) nhằm xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, cho thấy một môi trường làm việc lý tưởng.
2. Thanh quyết toán (Liquidation)
- Tập hợp tất cả hóa đơn, chứng từ.
- Làm việc với các vendor để thanh toán nốt 50% còn lại sau khi đã nghiệm thu dịch vụ.
- Lập báo cáo tổng kết chi phí: So sánh ngân sách dự kiến và chi phí thực tế, giải trình các khoản phát sinh.
3. Họp rút kinh nghiệm (Debrief Meeting)
Đây là bước bắt buộc để năm sau làm tốt hơn.
- Thu thập phản hồi (Feedback): Gửi một Form khảo sát ngắn (Google Form) cho nhân viên, hỏi họ thích gì và chưa thích gì (F&B, âm thanh, kịch bản, quà tặng…).
- BTC họp lại (Wrap-up meeting):
- What went well? (Điều gì làm tốt?)
- What went wrong? (Điều gì chưa tốt?)
- Lessons Learned? (Bài học rút ra cho năm sau?)
- Lưu trữ tất cả tài liệu (kế hoạch, kịch bản, báo giá, báo cáo) vào một thư mục chung để làm tư liệu cho BTC năm sau.
Tổng Hợp 10 “Bí Kíp Vàng” Tối Ưu Chi Phí Mà Vẫn “Chất”
- Book Sớm, Book Trái Mùa: Đặt địa điểm trước 3-6 tháng. Chọn tổ chức vào ngày trong tuần (Thứ 3, 4, 5) chi phí sảnh và F&B có thể rẻ hơn 20-30% so với cuối tuần.
- Tổ Chức Tại “Nhà”: Cân nhắc tổ chức tại sảnh văn phòng, nhà máy (nếu đủ rộng). Chi phí tiết kiệm được từ địa điểm sẽ bù vào việc thuê A/V, F&B (catering) bên ngoài.
- Sức Mạnh “Cây Nhà Lá Vườn”: Tận dụng tối đa tài năng nội bộ (MC, văn nghệ). Giải thưởng cho họ vẫn rẻ hơn rất nhiều so với thuê ngoài.
- Kêu Gọi Tài Trợ: Đừng ngại ngần “đổi quyền lợi lấy tài trợ” (logo, standee, lời cảm ơn trên sân khấu) từ các đối tác.
- Thiệp Mời Điện Tử (E-Invite): Tiết kiệm 100% chi phí in ấn, thân thiện môi trường và dễ dàng theo dõi RSVP.
- Đàm Phán Gói F&B Thông Minh: Đàm phán gói đồ uống (bia, nước ngọt) theo giờ (free-flow) hoặc theo số lượng lớn thay vì gọi lẻ. Thương lượng miễn phí mang rượu vào.
- Sáng Tạo Thay Vì Xa Hoa (Decor): Tập trung đầu tư vào 2 điểm nhấn: Backdrop sân khấu và Photobooth. Các khu vực khác (bàn tiệc) chỉ cần trang trí tối giản. Một chủ đề sáng tạo (như “Back to 90s”) sẽ ít tốn kém hơn chủ đề “Luxury”.
- Công Nghệ Hóa Trò Chơi: Sử dụng các nền tảng miễn phí như Kahoot, Quizizz để tạo trò chơi tương tác qua điện thoại, thay vì các trò chơi sân khấu cần nhiều đạo cụ.
- Quà Tặng Thiết Thực: Một món quà hữu dụng (bình giữ nhiệt, sạc dự phòng, voucher) sẽ được trân trọng hơn một vật lưu niệm đắt tiền nhưng không dùng đến.
- Chọn Agency “Trọn Gói” (Nếu Cần): Nếu công ty bạn không có nguồn lực, việc thuê một agency trọn gói đôi khi lại tiết kiệm hơn là bạn tự làm. Họ có giá “sỉ” (giá tốt) từ các nhà cung cấp (địa điểm, A/V, ca sĩ) mà bạn không thể có.
F5VISION – Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
F5VISION tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu, cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói dành cho doanh nghiệp với phong cách sáng tạo – chỉn chu – hiệu quả. Chúng tôi hiểu rằng tiệc tất niên không chỉ là dịp tổng kết cuối năm, mà còn là một sự kiện quan trọng thể hiện văn hóa doanh nghiệp, gắn kết tập thể và truyền cảm hứng cho chặng đường mới.
Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất
>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN
Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, ý tưởng độc đáo và quy trình tổ chức chuyên nghiệp, F5VISION cam kết mang đến những chương trình tất niên khác biệt, trọn vẹn cảm xúc và phù hợp với từng phong cách doanh nghiệp. Từ việc lên ý tưởng chủ đề, thiết kế không gian, dàn dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng, MC – nghệ sĩ biểu diễn cho đến ẩm thực và quay phim chụp ảnh, tất cả đều được thực hiện đồng bộ, tỉ mỉ và chuyên nghiệp.
F5VISION mang đến gói dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói, bao gồm toàn bộ các hạng mục từ:
-
Lên ý tưởng & chủ đề (theme) sáng tạo, độc quyền theo văn hóa doanh nghiệp.
-
Thiết kế nhận diện sự kiện: backdrop, banner, standee, thư mời, booklet chương trình.
-
Trang trí không gian – sân khấu – khu vực check-in ấn tượng, sang trọng.
-
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, kỹ thuật sự kiện đạt chuẩn chuyên nghiệp.
-
MC, ban nhạc, nhóm múa, ca sĩ, tiết mục biểu diễn đặc sắc.
-
Ẩm thực & tiệc chiêu đãi theo phong cách nhà hàng, buffet, set menu hoặc cocktail party.
-
Quay phim – chụp ảnh – video highlight sự kiện.
Với hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim, Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.
– Chuyên nghiệp: Đội ngũ của chúng tôi gồm những chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu từ khách hàng.
– Tối ưu chi phí: Với mạng lưới đối tác rộng lớn, chúng tôi cung cấp giải pháp tài chính linh hoạt, giúp bạn tiết kiệm tối đa ngân sách.
– Dịch vụ trọn gói: Từ việc lên ý tưởng, kế hoạch tổ chức, cho đến quản lý sự kiện và hậu cần, mọi dịch vụ đều được chúng tôi đảm nhận một cách toàn diện.
– Công nghệ thiết bị hiện đại: Sử dụng công nghệ mới nhất trong việc quản lý và tổ chức sự kiện với các thiết bị hiện đại chuyên nghiệp, đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và đối tác.
Các hình ảnh, video dự án tổ chức sự kiện tất niên cuối năm F5VISION đã thực hiện
– Tổ chức Year End Party cho hội CCTV Tân Phú TP. Hồ Chí Minh
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một Công ty Dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hãy liên hệ ngay đến F5VISION để có một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng cho doanh nghiệp mình. Đến với F5VISION bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.
CÔNG TY TNHH F5VISION
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5VISION2024