Cách chọn địa điểm phù hợp khi thuê tổ chức sự kiện trọn gói
Trong thế giới tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, địa điểm không chỉ là nơi diễn ra chương trình — mà còn là yếu tố then chốt quyết định trải nghiệm, cảm xúc và hình ảnh thương hiệu. Một không gian phù hợp giúp tôn vinh concept, tạo cảm hứng cho khách mời, và tối ưu toàn bộ chi phí đầu tư. Ngược lại, chỉ một sai sót nhỏ trong việc chọn địa điểm – như diện tích không phù hợp, vị trí xa trung tâm, hay thiếu thiết bị kỹ thuật – có thể khiến toàn bộ kế hoạch bị ảnh hưởng. Vì thế, việc chọn địa điểm phù hợp khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cần được doanh nghiệp xem là bước chiến lược đầu tiên, chứ không đơn thuần là “đặt chỗ”.
Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong ngành, F5VISION – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp – luôn coi việc tư vấn và lựa chọn địa điểm là “nút vàng” giúp khách hàng tối ưu chi phí, đồng thời nâng tầm trải nghiệm cho khách mời.
Để được tư vấn và báo giá tốt nhất vui lòng liên hệ ngay đến F5VISION theo số Hotline(Zalo) – 0964423013 để được hỗ trợ tốt nhất
Vai trò của địa điểm trong việc tổ chức sự kiện trọn gói
1. Ảnh hưởng đến trải nghiệm người tham dự
Một sự kiện thành công không chỉ là kịch bản hấp dẫn, mà còn là sự thoải mái của khách mời. Không gian hợp lý giúp khách di chuyển thuận tiện, có tầm nhìn tốt, âm thanh – ánh sáng chuẩn, nhiệt độ dễ chịu và chỗ ngồi khoa học.
Ví dụ, một hội nghị khách hàng cao cấp nên diễn ra tại trung tâm hội nghị hoặc khách sạn 4–5 sao để đảm bảo yếu tố sang trọng, trong khi một sự kiện teambuilding lại cần không gian mở, gần thiên nhiên.
2. Tác động đến hình ảnh thương hiệu
Địa điểm phản ánh đẳng cấp và giá trị thương hiệu. Một công ty tổ chức lễ ra mắt sản phẩm tại khách sạn hạng sang sẽ tạo được ấn tượng chuyên nghiệp, khác hẳn so với việc tổ chức trong không gian chật hẹp hoặc thiếu đầu tư.
Chính vì vậy, lựa chọn địa điểm phù hợp cũng là cách doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng với khách hàng, đối tác và nhân viên.
3. Ảnh hưởng đến chi phí và logistics
Địa điểm là một trong những yếu tố chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất trong ngân sách tổ chức sự kiện. Ngoài tiền thuê, còn có chi phí phát sinh như âm thanh ánh sáng, trang trí, di chuyển, lưu trú, và các giấy phép liên quan.
Một công ty tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp luôn cân đối giữa ngân sách – quy mô – mục tiêu sự kiện để giúp khách hàng chọn địa điểm tối ưu nhất, tránh lãng phí mà vẫn đạt hiệu quả cao.
Các yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Để chọn được một địa điểm phù hợp cho sự kiện, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố khác nhau – từ quy mô khách mời, vị trí địa lý, cơ sở vật chất, phong cách thiết kế cho đến chính sách dịch vụ và chi phí liên quan. Việc phân tích tổng thể những yếu tố này giúp doanh nghiệp không chỉ chọn được nơi “đủ dùng”, mà còn tìm được không gian truyền tải trọn vẹn tinh thần, thông điệp và đẳng cấp của sự kiện.
1. Quy mô và sức chứa
Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình lựa chọn. Mỗi loại sự kiện đều có đặc thù riêng về lượng khách, không gian di chuyển, khu vực sân khấu và bố trí bàn ghế, vì vậy cần xác định rõ quy mô tổng thể trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm.
– Sự kiện nội bộ (50–200 người): Có thể lựa chọn các không gian nhỏ gọn, như phòng họp khách sạn, nhà hàng cao cấp hoặc không gian studio. Những địa điểm này mang lại cảm giác ấm cúng, gần gũi, thích hợp cho các buổi họp tổng kết, workshop hoặc tiệc tri ân nội bộ.
– Sự kiện trung bình (200–500 người): Nên ưu tiên các trung tâm hội nghị, khách sạn có sảnh lớn hoặc nhà hàng chuyên phục vụ sự kiện. Ở quy mô này, cần lưu ý đến lối đi, không gian chờ và khu vực kỹ thuật.
– Sự kiện quy mô lớn (từ 500 người trở lên): Cần lựa chọn trung tâm hội nghị – triển lãm chuyên biệt, nhà thi đấu, khuôn viên ngoài trời hoặc sân khấu di động. Các không gian này cho phép bố trí sân khấu hoành tráng, hệ thống LED lớn, khu vực đón khách và trưng bày sản phẩm độc lập.
– Sự kiện ngoài trời (team building, lễ hội, roadshow): Cần khuôn viên rộng, thoáng đãng, không bị hạn chế về âm thanh hoặc khung giờ. Ngoài ra, cần tính đến yếu tố thời tiết, hệ thống mái che, khu vực dự phòng trong nhà và phương án di chuyển của khách.
Quy mô địa điểm nên vừa đủ để tạo cảm giác “đầy sức sống”, nhưng không quá chật hoặc trống trải. Sự cân đối giữa mật độ khách mời – không gian – tầm nhìn sân khấu chính là yếu tố tạo nên trải nghiệm sự kiện hài hòa và chuyên nghiệp.
2. Vị trí địa lý và khả năng di chuyển
Vị trí là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tham dự và sự hài lòng của khách mời. Một sự kiện được tổ chức ở nơi thuận tiện giao thông, dễ tìm, có chỗ đậu xe và gần trung tâm thành phố luôn chiếm ưu thế hơn.
Doanh nghiệp nên xem xét:
– Khoảng cách di chuyển: Đảm bảo thời gian di chuyển hợp lý, đặc biệt nếu khách mời là đối tác, đại biểu, khách VIP.
– Phương tiện tiếp cận: Địa điểm nên gần các tuyến đường lớn, có thể di chuyển bằng ô tô, taxi, hoặc xe buýt thuận tiện.
– Bãi đậu xe: Với sự kiện quy mô trên 200 người, cần có bãi đậu xe riêng hoặc khu vực gửi xe gần kề để tránh ùn tắc.
– Khu vực xung quanh: Ưu tiên địa điểm gần khách sạn, nhà hàng, khu giải trí để phục vụ nhu cầu lưu trú hoặc tiếp khách sau sự kiện.
Với sự kiện kéo dài nhiều ngày (hội nghị, đào tạo, triển lãm), yếu tố vị trí càng quan trọng. Không gian quá xa trung tâm sẽ phát sinh thêm chi phí vận chuyển thiết bị, nhân sự, lưu trú và ăn uống. Tóm lại, một địa điểm lý tưởng không chỉ đẹp mà còn thuận tiện, dễ tiếp cận và tối ưu chi phí logistics.
3. Cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật
Cơ sở vật chất là nền tảng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và an toàn. Một không gian đạt chuẩn tổ chức sự kiện phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kỹ thuật, tiện ích và an ninh vận hành.
Các hạng mục cần kiểm tra kỹ gồm:
– Hệ thống âm thanh – ánh sáng: Đảm bảo công suất đủ mạnh, không rè nhiễu, ánh sáng có thể điều chỉnh linh hoạt cho từng tiết mục.
– Trang thiết bị trình chiếu: Bao gồm màn hình LED, máy chiếu, TV plasma, hệ thống điều khiển trung tâm, thiết bị ghi hình hoặc livestream.
– Điều hòa, thông gió và điện dự phòng: Đặc biệt quan trọng với các sự kiện kéo dài hoặc có đông người tham dự.
– Kết nối Internet: Đường truyền ổn định giúp hỗ trợ hoạt động truyền thông, đăng tải tin tức, livestream trực tiếp.
– Khu vực hậu trường: Cần có phòng kỹ thuật, phòng chờ cho nghệ sĩ, MC, ban tổ chức, và khu vực set up thiết bị.
– Công tác an ninh – an toàn: Kiểm tra lối thoát hiểm, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ và camera giám sát.
Đối với các sự kiện hội nghị – hội thảo, cần kiểm tra thêm:
– Hệ thống dịch song ngữ, cabin phiên dịch, micro không dây, teleprompter.
– Khả năng setup bàn ghế theo layout (theater, classroom, U-shape, banquet).
– Hệ thống ánh sáng sân khấu mềm, tránh chói để phục vụ chụp ảnh và ghi hình.
Cơ sở vật chất không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng chương trình, mà còn quyết định ấn tượng tổng thể của khách mời về tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
4. Không gian và phong cách thiết kế
Không gian không chỉ là nơi tổ chức – mà còn là phông nền cho toàn bộ câu chuyện thương hiệu. Một địa điểm phù hợp cần hài hòa giữa kiến trúc, ánh sáng, màu sắc và khả năng trang trí theo concept.
Doanh nghiệp nên xác định rõ phong cách chủ đạo của sự kiện trước khi chọn địa điểm:
– Sự kiện doanh nghiệp – hội nghị khách hàng: Phù hợp với không gian hiện đại, sang trọng, tông sáng, bố trí ghế ngay ngắn, có khu vực sân khấu và trình chiếu.
– Tiệc tất niên – Gala Dinner: Nên chọn không gian linh hoạt, có sân khấu biểu diễn, khu vực tiệc ăn uống và không gian tương tác tự do.
– Lễ ra mắt sản phẩm: Ưu tiên địa điểm có không gian mở, dễ dàng setup backdrop, booth trưng bày, khu vực check-in và sảnh chờ sang trọng.
– Sự kiện ngoài trời: Cần không gian thoáng, có view đẹp, ánh sáng tự nhiên, dễ bố trí sân khấu và khu vực trải nghiệm.
Ngoài ra, độ cao trần, hướng ánh sáng tự nhiên, màu nền tường và vật liệu nội thất cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng trang trí và quay chụp. Một địa điểm có trần cao, ánh sáng trung tính và bố cục mở sẽ giúp thiết kế sự kiện trở nên sinh động, dễ sáng tạo và tôn lên thương hiệu.
5. Chính sách giá và dịch vụ đi kèm
Giá thuê địa điểm là yếu tố mang tính chiến lược, cần được xem xét trong mối tương quan với chất lượng dịch vụ và các giá trị cộng thêm. Một địa điểm có giá cao chưa chắc là đắt, nếu đi kèm với dịch vụ hậu cần tốt, hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và sự linh hoạt trong hợp đồng.
Khi đàm phán, doanh nghiệp nên lưu ý:
– Chi phí cơ bản: Bao gồm tiền thuê không gian, thuế, điện nước, vệ sinh.
– Chi phí phụ trợ: Âm thanh – ánh sáng, bàn ghế, trang trí, bảo vệ, nhân sự kỹ thuật.
– Thời gian setup và tháo dỡ: Nên chọn địa điểm cho phép setup trước ít nhất 4–6 tiếng và tháo dỡ sau sự kiện mà không phát sinh phí.
– Dịch vụ đi kèm: Một số địa điểm cung cấp dịch vụ ăn uống, tea break, tiệc buffet, hoặc cho thuê trọn gói thiết bị kỹ thuật – điều này giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách và công sức điều phối.
– Chính sách ưu đãi: Giảm giá cho khách hàng thuê nhiều lần, hỗ trợ truyền thông, hoặc cho phép gia hạn thời gian miễn phí trong trường hợp đặc biệt.
Doanh nghiệp nên so sánh ít nhất 2–3 báo giá từ các địa điểm tương đương để đánh giá tính cạnh tranh. Quan trọng hơn cả, hãy xem xét tổng giá trị mà địa điểm mang lại, chứ không chỉ con số trên hợp đồng.
6. Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng yêu cầu đặc biệt
Một yếu tố thường bị bỏ qua nhưng lại vô cùng quan trọng là sự linh hoạt trong vận hành và hỗ trợ của địa điểm.
Ví dụ: khả năng thay đổi sơ đồ ghế ngồi, điều chỉnh âm thanh, bổ sung thiết bị, hoặc cho phép sử dụng không gian ngoài giờ hành chính.
Các địa điểm chuyên nghiệp thường có đội ngũ hỗ trợ sự kiện riêng, sẵn sàng phối hợp với bên tổ chức để xử lý sự cố hoặc thay đổi kế hoạch đột xuất. Đó là điều kiện cần để sự kiện vận hành trơn tru, không bị gián đoạn.
7. Yếu tố thẩm mỹ và cảm xúc
Cuối cùng, địa điểm không chỉ đáp ứng tiêu chí kỹ thuật mà còn cần tạo ra cảm xúc và trải nghiệm tích cực. Không gian đẹp, ánh sáng hài hòa, âm thanh dễ chịu và phong cách bài trí tinh tế giúp khách mời cảm thấy được trân trọng, đồng thời nâng cao giá trị cảm xúc thương hiệu.
Một địa điểm thành công là nơi khiến người tham dự muốn chụp hình, check-in, chia sẻ, qua đó lan tỏa tự nhiên hình ảnh doanh nghiệp trên mạng xã hội.
Phân loại địa điểm phổ biến cho từng loại sự kiện
Việc lựa chọn địa điểm không chỉ đơn thuần là “chọn chỗ để tổ chức”, mà là chiến lược quan trọng quyết định trải nghiệm và hình ảnh của toàn bộ chương trình. Mỗi loại sự kiện đều có đặc thù riêng, đòi hỏi không gian, hạ tầng, và phong cách khác nhau. Dưới đây là tổng hợp các nhóm địa điểm phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay, cùng với ưu – nhược điểm của từng loại để bạn dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp.
1. Hội nghị – Hội thảo (Conference & Seminar)
Đây là nhóm sự kiện mang tính chuyên môn và hình ảnh cao, thường được tổ chức để chia sẻ kiến thức, đào tạo nội bộ hoặc gặp gỡ đối tác chiến lược.
Địa điểm phù hợp:
– Khách sạn 4–5 sao (InterContinental Saigon, Sheraton, Lotte Legend, Nikko Saigon…)
– Trung tâm hội nghị quốc tế (White Palace, The Adora, Gem Center, SECC Quận 7)
– Các tòa nhà văn phòng cao cấp có phòng hội trường riêng
Ưu điểm:
– Cơ sở vật chất hiện đại, trang bị đầy đủ âm thanh – ánh sáng – màn chiếu LED.
– Dịch vụ chuyên nghiệp, đảm bảo tiêu chuẩn tiếp đón khách VIP, đối tác quốc tế.
– Không gian sang trọng, nâng tầm hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.
Nhược điểm:
– Chi phí cao, đặc biệt vào mùa cao điểm hội nghị (tháng 10–12 và đầu năm mới).
– Cần đặt trước 1–2 tháng để giữ lịch.
Lưu ý:
Khi chọn địa điểm hội nghị – hội thảo, nên ưu tiên vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện di chuyển. Nếu sự kiện kéo dài cả ngày, cần kiểm tra dịch vụ ăn trưa, tea break, và khu vực chờ để đảm bảo sự thoải mái cho khách tham dự.
2. Tiệc tất niên – Gala Dinner
Đây là sự kiện mang tính tri ân – kết nối nội bộ – tổng kết năm, thường có quy mô từ 100 đến 1000 người.
Địa điểm phù hợp:
– Nhà hàng tiệc cưới, trung tâm sự kiện (Metropole, Riverside Palace, Queen Plaza, The Adora…)
– Resort hoặc khu nghỉ dưỡng nếu tổ chức kết hợp du lịch doanh nghiệp.
Ưu điểm:
– Không gian sang trọng, dễ dàng trang trí theo concept riêng của doanh nghiệp.
– Hệ thống sân khấu, ánh sáng, màn LED có sẵn, thuận lợi cho các tiết mục biểu diễn.
– Dịch vụ ăn uống, phục vụ chuyên nghiệp, phù hợp tổ chức chương trình gala, vinh danh.
Nhược điểm:
– Vào mùa cuối năm, hầu hết nhà hàng – trung tâm đều kín lịch, cần đặt sớm từ 2–3 tháng.
– Một số địa điểm giới hạn giờ tổ chức (đặc biệt khu dân cư hoặc khu vực trung tâm).
Gợi ý:
Khi chọn địa điểm gala, nên ưu tiên nơi có không gian linh hoạt (indoor & outdoor) để dễ dàng setup theo chủ đề như “Hành trình kết nối”, “Đêm vinh danh”, “Together We Shine”, giúp chương trình vừa sang trọng vừa mang bản sắc doanh nghiệp.
3. Lễ khai trương – Ra mắt sản phẩm (Grand Opening / Product Launch)
Đây là nhóm sự kiện đòi hỏi yếu tố ấn tượng và truyền thông mạnh, vì mục tiêu chính là thu hút sự chú ý của công chúng và giới truyền thông.
Địa điểm phù hợp:
– Showroom, trung tâm thương mại, mặt bằng ngoài trời trước cửa hàng, quảng trường.
– Không gian mở tại khu đô thị, khu phức hợp hoặc các địa điểm có lưu lượng người qua lại cao.
Ưu điểm:
– Dễ dàng tạo hiệu ứng truyền thông, quay video, livestream, thu hút đám đông.
– Linh hoạt trong thiết kế sân khấu, backdrop, booth trưng bày sản phẩm.
– Thích hợp để lồng ghép các hoạt động quảng bá như check-in, mini game, bốc thăm trúng thưởng.
Nhược điểm:
– Phụ thuộc vào thời tiết (với địa điểm ngoài trời).
– Cần xin phép tổ chức nếu diễn ra ở khu vực công cộng.
Lưu ý:
Do đặc thù cần hiệu ứng hình ảnh cao, doanh nghiệp nên ưu tiên địa điểm có không gian thông thoáng, ánh sáng tự nhiên tốt, đồng thời đảm bảo các yếu tố kỹ thuật như nguồn điện, internet, vị trí đậu xe thuận tiện cho khách và ekip sản xuất.
4. Teambuilding – Company Trip
Đây là loại hình sự kiện gắn liền với văn hóa nội bộ và tinh thần đồng đội, thường được tổ chức ngoài trời, gần gũi thiên nhiên.
Địa điểm phù hợp:
– Resort ven biển (Vũng Tàu, Phan Thiết, Nha Trang, Đà Nẵng…).
– Khu sinh thái, khu cắm trại, khu du lịch dã ngoại (Đại Nam, Madagui, Bửu Long, Zenna Pool Camp…).
– Khu nghỉ dưỡng có bãi biển hoặc khuôn viên lớn để tổ chức trò chơi, đốt lửa trại, gala dinner.
Ưu điểm:
– Không gian thoáng đãng, giúp nhân viên thư giãn và gắn kết.
Dễ dàng kết hợp nhiều hoạt động: trò chơi team, đêm gala, chương trình vinh danh.
Mang lại trải nghiệm “nghỉ dưỡng – giải trí – kết nối” trọn vẹn cho đội ngũ.
Nhược điểm:
– Chi phí vận chuyển và lưu trú cao nếu địa điểm xa.
– Phụ thuộc vào thời tiết, cần có phương án dự phòng.
Lưu ý:
Khi lựa chọn địa điểm teambuilding, doanh nghiệp nên cân nhắc khoảng cách di chuyển dưới 3 tiếng từ trung tâm thành phố, đồng thời chọn nơi có đủ dịch vụ ăn ở – vui chơi – hội trường để tối ưu chi phí và đảm bảo lịch trình liên tục.
5. Sự kiện truyền thông – Triển lãm – Activation
Nhóm sự kiện này thường mang tính tương tác công chúng cao, đòi hỏi không gian lớn, linh hoạt, và có yếu tố nghệ thuật hoặc thương mại rõ ràng.
Địa điểm phù hợp:
– Trung tâm thương mại, khu vực quảng trường, phố đi bộ, khu hội chợ triển lãm.
– Studio, Art Space, khu không gian sáng tạo, khu tổ chức triển lãm (SECC, Vạn Hạnh Mall, Aeon Mall, Crescent Mall…).
Ưu điểm:
– Dễ thu hút lượng khách tự nhiên và tạo hiệu ứng lan tỏa truyền thông.
– Không gian mở, thuận tiện thiết kế booth, khu trưng bày, khu trải nghiệm sản phẩm.
– Phù hợp với chiến dịch marketing, activation, roadshow, sampling, ra mắt thương hiệu mới.
Nhược điểm:
– Cần thủ tục cấp phép, kiểm soát an ninh và dòng người.
– Chi phí thuê mặt bằng trung tâm thương mại hoặc khu hội chợ tương đối cao.
Lưu ý:
Do đặc thù cần kiểm soát lượng khách lớn và đảm bảo trải nghiệm mượt mà, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói để đảm bảo mọi khâu từ thiết kế – thi công – vận hành – an ninh – truyền thông đều diễn ra an toàn và hiệu quả.
F5VISION – Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Giá Rẻ – Chuyên Nghiệp
Tại F5VISION, chúng tôi tự hào mang đến giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói giá rẻ – chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu từ doanh nghiệp lớn đến các tổ chức vừa và nhỏ. Với phương châm “Tiết kiệm chi phí – Nâng tầm giá trị”, F5VISION không chỉ đảm bảo sự kiện được thực hiện hoàn chỉnh từ A – Z, mà còn tạo ra những trải nghiệm ấn tượng, khác biệt và gắn liền với bản sắc thương hiệu của khách hàng.
Với hơn 8 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia dày dạn, F5VISION đã trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ. F5VISION cam kết mang đến những sự kiện đẳng cấp, được thiết kế độc quyền, cá nhân hóa theo từng khách hàng nhằm tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và bùng nổ.
Liên hệ ngay đến F5VISION theo Hotline(Zalo) – 0964423013 để được báo giá chi tiết và tốt nhất
>> Form đăng ký nhận báo giá chi tiết: ĐĂNG KÝ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN
Đội ngũ F5VISION sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện như: lễ khai trương – khánh thành, hội nghị khách hàng, hội thảo, team building, gala dinner, triển lãm – hội chợ… Với hệ thống thiết bị hiện đại, nhân sự chuyên nghiệp, cùng quy trình làm việc khoa học, chúng tôi cam kết đem lại những sự kiện ấn tượng, an toàn, tiết kiệm nhưng vẫn chuẩn mực và đẳng cấp.
F5VISION tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, mang đến những sự kiện chất lượng cao và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng. Với hơn 8 năm kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án với các khách hàng: UEH, Du Hưng, Vũ Hoàng Group, Yealink, Zoom, CCTV, Vivita, Dr Lady, Karaoke Icool, Pancake, Lazada, Bảo Hiểm Hùng Vương, Panasonic, Yealink, Tce Vina Denim, Tâm Tín Thịnh, Nam Phương,.. F5VISION đảm bảo đem đến cho khách hàng sự kiện thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.
Quy trình F5VISION hỗ trợ khách hàng chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, F5VISION không chỉ thi công hay sản xuất chương trình, mà còn đồng hành từ khâu đầu tiên – khảo sát và lựa chọn địa điểm.
Quy trình gồm 5 bước:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và xác định mục tiêu sự kiện
Đội ngũ F5VISION lắng nghe chi tiết mong muốn của khách hàng: loại hình sự kiện, quy mô, đối tượng tham dự, ngân sách, và mục tiêu truyền thông.
Bước 2: Đề xuất danh sách địa điểm phù hợp
Dựa trên brief, F5VISION đưa ra 3–5 địa điểm tương ứng với từng hạng mục ngân sách, kèm hình ảnh, thông số kỹ thuật, ưu nhược điểm và chi phí cụ thể.
Bước 3: Khảo sát và kiểm tra thực tế
Đội ngũ kỹ thuật, sản xuất và thiết kế trực tiếp đến khảo sát để đánh giá:
– Không gian và tầm nhìn sân khấu
– Khu vực điện, hệ thống âm thanh ánh sáng
– Diện tích hậu cần và khu vực set up
– Khả năng thi công decor, backdrop, LED
Bước 4: Đàm phán và chốt địa điểm
F5VISION thay mặt khách hàng làm việc trực tiếp với bên cho thuê, để đảm bảo các quyền lợi như: thời gian setup sớm, hỗ trợ kỹ thuật, giảm chi phí phát sinh.
Bước 5: Triển khai và giám sát toàn bộ
Sau khi chốt địa điểm, đội ngũ sản xuất của F5VISION sẽ lên bản vẽ 3D, timeline thi công và kế hoạch vận hành chi tiết, đảm bảo mọi hạng mục được hoàn thiện đúng tiến độ.
Một số lỗi thường gặp khi doanh nghiệp tự chọn địa điểm
Dù có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những sai lầm phổ biến:
– Chọn địa điểm không đủ diện tích cho số lượng khách.
– Không kiểm tra kỹ yếu tố kỹ thuật, dẫn đến âm thanh, ánh sáng yếu.
– Không tính đến yếu tố thời tiết, đặc biệt với sự kiện ngoài trời.
– Chọn địa điểm xa trung tâm, khiến tỷ lệ tham dự giảm.
– Không lường trước chi phí phát sinh như điện, bảo vệ, giấy phép âm nhạc.
F5VISION luôn giúp khách hàng tránh những rủi ro này bằng kinh nghiệm thực tế và quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
Hình ảnh một số dịch vụ tổ chức sự kiện nổi bật tại F5VISION
1/ Sự kiện hội nghị/ hội thảo
2/ Sự kiện thể thao/ hội thao
3/ Tổ chức sự kiện khai trương
4/ Tổ chức sự kiện khánh thành
5/ Tổ chức sự kiện gala dinner
6/ Tổ chức year end party
7/ Tổ chức teambuilding
8/ Ra mắt sản phẩm mới
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một Công ty Tổ chức sự kiện trọn gói từ A–Z tại TP.HCM hãy liên hệ ngay đến F5VISION để có một sự kiện hấp dẫn, ấn tượng cho doanh nghiệp mình. Đến với F5VISION bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả.
CÔNG TY TNHH F5VISION
Hotline: 0964423013
https://f5vision.vn/
https://www.facebook.com/f5VISION2024