Cách thức tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Tổ chức tiệc tất niên là một hoạt động quan trọng thường niên tại các doanh nghiệp, tổ chức vào mỗi dịp cuối năm. Đây không chỉ là dịp để mọi người có cơ hội ngồi lại cùng nhau ăn uống trò chuyện và thư giãn sau một năm cùng nhau nỗ lực cho sự phát triển của công ty mà đây cũng là dịp để ban giám đốc thể hiện sự tri ân đến toàn thể nhân viên và kết nối gắn kết tinh thần nội bộ. Do đó, đây có lẽ là sự kiện nội bộ được doanh nghiệp chuẩn bị chỉnh chu và đầu tư nhất trong năm.

Để có được một buổi tất niên hoành tráng và ấn tượng, các doanh nghiệp thường thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được hỗ trợ cho toàn bộ buổi tiệc, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể dành nhiều chi phí cho các dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói. Đó là lý do vì sao trong bài viết dưới đây, thietbievent.com sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách thức  tổ chức tiệc tất niên cho công ty ấn tượng và tối ưu chi phí nhất.

CÁCH THỨC TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN CHI TIẾT NHẤT DÀNH CHO MỌI DOANH NGHIỆP MỌI LĨNH VỰC

Tiệc tất niên là dịp để doanh nghiệp tổng kết hoạt động trong năm, tri ân khách hàng, đối tác, và nhân viên. Để có một buổi tiệc tất niên thành công, quy trình tổ chức cần được lên kế hoạch chi tiết và chặt chẽ.  Tuy nhiên Không phải ai cũng có thể tự lên cho mình một kế hoạch thật cụ thể và bài bản để tổ chức buổi tiệc tất niên.

Để một buổi tiệc tất niên diễn ra thật hoàn hảo thì những kế hoạch cùng với khâu chuẩn bị là hết sức quan trọng. Nếu như có một quy trình thật rõ ràng buổi tiệc của bạn chắc chắn sẽ diễn ra xuyên suốt và thật hoàn hảo. Với kinh nghiệm tổ chức tất niên cho nhiều doanh nghiệp, tổ chức, Thietbievent.com xin chia sẻ với bạn cách tổ chức một buổi tiệc tất niên hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp, bất kể lĩnh vực hoạt động nào với các bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu và chủ đề của buổi tiệc

Buổi tiệc tất niên không chỉ là dịp để doanh nghiệp tổng kết hoạt động trong năm mà còn là cơ hội để tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên. Xác định rõ ràng mục tiêu của buổi tiệc là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức. Mục tiêu có thể là tổng kết hoạt động, tri ân nhân viên, kết nối với đối tác, hoặc quảng bá thương hiệu.

Chủ đề của buổi tiệc cần được lựa chọn phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu đã đề ra. Chủ đề có thể là một phong cách cụ thể, màu sắc chủ đạo, hoặc một câu chuyện xuyên suốt buổi tiệc. Chủ đề không chỉ tạo sự đồng nhất cho buổi tiệc mà còn giúp khách mời dễ dàng nhận diện và cảm nhận được thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.

Dưới đây là gợi ý một số chủ đề cho buổi tiệc tất niên doanh nghiệp:

• Gala Dinner: Tổ chức một buổi tối sang trọng với thực đơn cao cấp, âm nhạc sống, và các hoạt động giải trí.
• Theme Party (Tiệc Theo Chủ Đề): Tiệc hóa trang (Masquerade), Tiệc retro, Tiệc theo phong cách văn hóa cụ thể (như tiệc Nhật Bản, tiệc Trung Hoa, v.v.)
• Outdoor party (tiệc ngoài trời): Tổ chức tại không gian ngoài trời như vườn, bãi biển, hoặc công viên với các hoạt động giải trí và trò chơi.
• Beach Party (Tiệc Bãi Biển): Tổ chức tiệc trên bãi biển với các trò chơi nước, BBQ, và âm nhạc sống.
• Gala đêm đặc sắc: Tạo ra một sự kiện gala với các hoạt động đa dạng, từ tiệc tối sang trọng đến nhảy múa và giải trí.

Bước 2: Lập kế hoạch và dự trù ngân sách

Ngân sách là yếu tố quyết định đến quy mô và chất lượng của buổi tiệc. Do đó, việc xác định ngân sách tổng thể cho buổi tiệc là vô cùng quan trọng. Ngân sách cần bao gồm các khoản chi như thuê địa điểm, trang trí, ẩm thực, âm thanh ánh sáng, quà tặng, và các chi phí phát sinh khác.

Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, địa điểm, danh sách khách mời và các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi tiệc. Kế hoạch càng chi tiết càng giúp cho quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa những sự cố không mong muốn.

Bước 3: Chọn địa điểm và thời gian tổ chức

Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô buổi tiệc và tiện lợi cho khách mời là bước tiếp theo. Địa điểm có thể là nhà hàng, khách sạn, hoặc hội trường công ty. Điều quan trọng là địa điểm phải đủ rộng rãi để đáp ứng số lượng khách mời và thuận tiện cho việc di chuyển của mọi người.

Thời gian tổ chức buổi tiệc cũng cần được chọn lựa cẩn thận. Thường thì buổi tiệc tất niên được tổ chức vào cuối tuần và vào khoảng cuối tháng 12 hoặc đầu tháng 1, khi mọi người có thể dễ dàng tham dự. Thời gian cụ thể cần được thông báo sớm để khách mời có thể sắp xếp lịch trình tham dự.

Bước 4: Lên danh sách khách mời

Xác định danh sách khách mời bao gồm nhân viên, đối tác, khách hàng, và các nhân vật quan trọng khác. Việc lên danh sách khách mời cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ ai. Gửi thiệp mời sớm để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.

Thiệp mời cần được thiết kế đẹp mắt, chứa đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm và chương trình buổi tiệc. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt đối với khách mời.

Bước 5: Thiết kế chương trình và kịch bản chi tiết

Lên kịch bản chi tiết cho buổi tiệc bao gồm các phần như đón khách, phát biểu khai mạc, tổng kết hoạt động năm, trao thưởng, văn nghệ và tiệc chính. Kịch bản càng chi tiết càng giúp cho buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và tránh được những lúng túng không đáng có.

MC là người dẫn dắt chương trình nên cần được lựa chọn kỹ lưỡng. Một MC chuyên nghiệp sẽ giúp buổi tiệc diễn ra mạch lạc, hấp dẫn và tạo không khí vui tươi cho khách mời. Ngoài ra, cần chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, trò chơi để tăng thêm phần sinh động và gắn kết cho buổi tiệc.

Bước 6: Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và trang trí

Âm thanh và ánh sáng là yếu tố không thể thiếu để tạo nên không gian buổi tiệc chuyên nghiệp và ấn tượng. Thuê dịch vụ âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và ấn tượng.

Trang trí không gian tiệc theo chủ đề đã chọn bao gồm sân khấu, bàn tiệc và khu vực chụp hình. Trang trí cần tạo được không khí ấm cúng, sang trọng và thể hiện được thông điệp của buổi tiệc. Các chi tiết nhỏ như hoa tươi, đèn trang trí và backdrop chụp hình cũng cần được chú ý để tạo nên sự hoàn hảo cho buổi tiệc.

Bước 7: Chuẩn bị ẩm thực và thực đơn

Thực đơn là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của buổi tiệc. Lựa chọn thực đơn phong phú và phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời. Đảm bảo có các món ăn đa dạng từ khai vị, món chính đến tráng miệng.

Thuê dịch vụ ăn uống uy tín để đảm bảo chất lượng món ăn và phục vụ chuyên nghiệp. Việc chuẩn bị ẩm thực cần được thực hiện kỹ lưỡng từ khâu chọn nguyên liệu, chế biến đến bày biện để tạo ấn tượng tốt cho khách mời.

Bước 8: Lên kế hoạch quà tặng và giải thưởng

Quà tặng là cách để doanh nghiệp tri ân và tạo ấn tượng tốt với khách mời và nhân viên. Chuẩn bị quà tặng ý nghĩa cho khách mời và nhân viên như một lời tri ân và động viên. Quà tặng có thể là các sản phẩm của doanh nghiệp, voucher mua sắm, hay những món quà mang tính kỷ niệm.

Tổ chức các hoạt động trao thưởng để tôn vinh những nhân viên xuất sắc và những đóng góp quan trọng trong năm qua. Việc trao thưởng không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn thể hiện sự quan tâm và trân trọng của doanh nghiệp đối với sự cống hiến của họ.

Bước 9: Kiểm tra lại các hạng mục và chuẩn bị dự phòng

Trước khi buổi tiệc diễn ra, cần kiểm tra lại tất cả các hạng mục đã chuẩn bị để đảm bảo không có sai sót. Kiểm tra từ âm thanh, ánh sáng, trang trí, thực đơn đến kịch bản chương trình để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng.

Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ có thể xảy ra như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật, hoặc thiếu hụt nhân sự. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa những rủi ro không mong muốn.

QUY TRÌNH TIẾN HÀNH BUỔI TIỆC TẤT NIÊN CHO DOANH NGHIỆP

Buổi tiệc tất niên thường bao gồm nhiều hoạt động phong phú và đa dạng để tạo không khí vui tươi, kết nối mọi người và tổng kết lại những thành quả đã đạt được trong năm qua. Dưới đây là những hoạt động thường có trong một buổi tiệc tất niên:

1. Đón khách và check-in: Đây là hoạt động đầu tiên, khi các khách mời đến tham dự, sẽ có khu vực check-in được trang trí đẹp mắt, thường đi kèm với backdrops chụp ảnh lưu niệm.
2. Khai mạc chương trình: MC sẽ lên giới thiệu và khai mạc chương trình, nói về mục đích của buổi tiệc tất niên và những hoạt động sẽ diễn ra trong suốt buổi tiệc.
3. Phần phát biểu của lãnh đạo: Lãnh đạo công ty sẽ có bài phát biểu tổng kết lại những thành quả, khó khăn trong năm qua và đưa ra định hướng cho năm tới.
4. Vinh danh và trao giải: Các phần thưởng, chứng nhận được trao cho những nhân viên, phòng ban đã có thành tích xuất sắc trong năm, ghi nhận những nỗ lực và đóng góp của họ.
5. Tiệc ăn uống: Một phần không thể thiếu trong một buổi tiệc tất niên là tiệc ăn uống với các món ăn được chuẩn bị công phu và đầy đủ.
6. Biểu diễn văn nghệ: Các tiết mục văn nghệ, nhảy múa, hay ca hát do nhân viên trong công ty hoặc các nghệ sĩ mời đến biểu diễn giúp tạo không khí vui tươi và phấn khởi.
7. Trò chơi và bốc thăm trúng thưởng: Các trò chơi tập thể vui nhộn cùng những phần quà bốc thăm trúng thưởng là một trong những hoạt động được mong đợi nhất, giúp tăng tính kết nối và niềm vui cho mọi người.
8. Chụp ảnh kỷ niệm: Đừng quên lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ bằng những bức ảnh tập thể. Những bức ảnh này không chỉ là kỷ niệm đẹp mà còn có thể sử dụng trong các hoạt động truyền thông nội bộ, tạo động lực cho nhân viên.

Đối với những buổi tiệc nhỏ đơn giản bạn hoàn toàn có thể lên ý tưởng và thực hiện, tuy nhiên với những ý tưởng độc đáo cần nhiều khâu chuẩn bị và tổ chức thì bạn nên đầu tư nhờ đến sự hỗ trợ của những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để buổi tiệc được diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, tất niên là khoản thời gian để tri ân cho toàn thể nhân viên, việc thuê đơn vị ngoài tổ chức sẽ giúp giảm áp lực cho nhân viên của bạn, cho mọi người tập trung hoàn toàn vào giải trí và tận hưởng bữa tiệc. Nếu doanh nghiệp bạn có thể đầu tư kinh phí cho buổi tiệc tất niên hãy cân nhắc đến việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ.

DỊCH VỤ TỔ CHỨC TẤT NIÊN TRỌN GÓI, TỐI ƯU CHI PHÍ TẠI THIETBIEVENT.COM